lên bài viết website Vì sao tiền sàn chuyển về bị thiếu?
Vì sao tiền sàn chuyển về bị thiếu? 8 nguyên nhân shop online cần kiểm tra
Nhiều chủ shop kinh doanh trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki… thường gặp một tình huống:
Doanh thu trên hệ thống là 100 triệu đồng nhưng số tiền thực tế sàn chuyển về tài khoản chỉ còn 80–90 triệu đồng.
Vậy số tiền bị thiếu đi đâu?
Thực tế, số tiền sàn chuyển về thường không nhất thiết bằng tổng giá trị đơn hàng. Trước khi thanh toán cho người bán, nền tảng có thể khấu trừ nhiều khoản liên quan đến phí dịch vụ, phí thanh toán, vận chuyển, quảng cáo, hoàn tiền hoặc các khoản điều chỉnh khác.
Nếu không có quy trình đối soát, chủ shop rất dễ hiểu nhầm rằng doanh thu bị thiếu hoặc sàn chuyển tiền không đủ.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ nguyên nhân và cách kiểm tra.
1. Tiền sàn chuyển về không phải lúc nào cũng bằng doanh thu
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.
Ví dụ:
Shop có tổng giá trị đơn hàng:
100.000.000 đồng
Trong quá trình xử lý, có thể phát sinh:
- Phí dịch vụ sàn.
- Phí thanh toán.
- Phí vận chuyển.
- Chi phí quảng cáo.
- Chiết khấu hoặc chương trình hỗ trợ.
- Khoản hoàn tiền cho khách.
- Đơn hàng bị hủy hoặc hoàn.
- Các khoản điều chỉnh khác.
Sau khi khấu trừ, số tiền thực tế chuyển về tài khoản có thể thấp hơn đáng kể so với tổng giá trị đơn hàng.
Do đó, không nên chỉ lấy:
Doanh thu – Tiền sàn chuyển về = Chênh lệch
rồi kết luận rằng doanh thu bị thất thoát.
Cần xác định chính xác từng khoản chênh lệch.
2. Phí dịch vụ của sàn
Các nền tảng thương mại điện tử có thể thu các khoản phí liên quan đến dịch vụ cung cấp cho người bán.
Tùy từng nền tảng, ngành hàng, chương trình tham gia và chính sách tại từng thời điểm, khoản phí có thể khác nhau.
Ví dụ có thể phát sinh:
- Phí hoa hồng.
- Phí dịch vụ.
- Phí tham gia chương trình.
- Phí nền tảng.
- Các khoản phí khác theo thỏa thuận.
Các khoản này có thể được khấu trừ trực tiếp trước khi sàn chuyển tiền cho shop.
Vì vậy, khi đối soát cần kiểm tra báo cáo thanh toán của từng sàn thay vì chỉ nhìn số tiền ngân hàng nhận được.
3. Phí thanh toán
Một số giao dịch có thể phát sinh chi phí liên quan đến phương thức thanh toán.
Ví dụ khách hàng thanh toán thông qua:
- Ví điện tử.
- Thẻ.
- Cổng thanh toán.
- Các phương thức thanh toán trực tuyến khác.
Khoản phí này có thể được nền tảng hoặc đơn vị liên quan khấu trừ trước khi tiền được chuyển về cho người bán.
Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến:
Giá trị đơn hàng ≠ Số tiền thực nhận.
4. Phí vận chuyển và các khoản liên quan đến giao hàng
Vận chuyển là một khoản rất dễ gây nhầm lẫn khi đối soát.
Tùy chính sách của từng nền tảng và từng đơn hàng, có thể phát sinh:
- Phí vận chuyển.
- Phí giao hàng.
- Phí vận chuyển chiều về.
- Phí xử lý đơn hoàn.
- Các khoản điều chỉnh vận chuyển.
- Khoản hỗ trợ vận chuyển.
Đặc biệt, shop cần phân biệt rõ:
Phí vận chuyển khách trả
với
Chi phí vận chuyển thực tế
và
Khoản sàn hỗ trợ hoặc khấu trừ cho shop.
Nếu chỉ nhìn tổng tiền nhận về, rất khó xác định chính xác nguyên nhân chênh lệch.
5. Chi phí quảng cáo bị khấu trừ
Nếu shop sử dụng quảng cáo trên sàn, chi phí quảng cáo cũng có thể ảnh hưởng đến số tiền thực nhận tùy theo cơ chế thanh toán và đối soát của nền tảng.
Ví dụ shop có doanh thu 200 triệu đồng nhưng trong kỳ phát sinh chi phí quảng cáo đáng kể.
Khi đối soát, cần tách riêng:
- Doanh thu bán hàng.
- Chi phí quảng cáo.
- Phí sàn.
- Các khoản chi phí khác.
Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn tính lợi nhuận thực tế.
6. Đơn hàng hoàn, hủy hoặc điều chỉnh
Không phải tất cả đơn hàng được tạo trên sàn đều trở thành doanh thu cuối cùng.
Có thể phát sinh:
- Đơn khách hủy.
- Đơn giao không thành công.
- Đơn hoàn hàng.
- Đơn đổi trả.
- Hoàn tiền một phần.
- Điều chỉnh giá trị đơn hàng.
Ví dụ:
Shop có 1.000 đơn hàng với tổng giá trị 100 triệu đồng.
Sau đó có một số đơn:
- Bị hủy.
- Hoàn hàng.
- Hoàn tiền cho khách.
Khi đó, số tiền thực nhận chắc chắn có thể thấp hơn tổng giá trị đơn ban đầu.
Doanh nghiệp cần đối chiếu theo trạng thái cuối cùng của từng đơn.
7. Chiết khấu, voucher và chương trình khuyến mại
Đây là một trong những nội dung dễ gây nhầm lẫn nhất.
Một đơn hàng có thể đồng thời có:
- Voucher của shop.
- Voucher của sàn.
- Khuyến mại.
- Chiết khấu.
- Mã giảm giá.
- Chương trình hỗ trợ giá.
Do đó, cần xác định rõ:
Ai là người chịu khoản giảm giá?
Nếu không phân loại chính xác, doanh nghiệp có thể:
- Ghi nhận doanh thu sai.
- Tính lợi nhuận sai.
- Đối soát tiền nhận sai.
- Hạch toán chi phí hoặc khoản giảm trừ sai.
8. Các khoản điều chỉnh hoặc công nợ từ kỳ trước
Không phải khoản tiền nào bị khấu trừ cũng phát sinh từ đơn hàng hiện tại.
Sàn có thể phát sinh các khoản điều chỉnh liên quan đến:
- Đơn hàng của kỳ trước.
- Hoàn tiền.
- Khiếu nại.
- Điều chỉnh phí.
- Bồi hoàn.
- Công nợ.
- Các giao dịch điều chỉnh khác.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ lấy dữ liệu của một ngày hoặc một tháng để đối chiếu, có thể không tìm ra nguyên nhân chênh lệch.
Cần xem cả lịch sử giao dịch và bảng kê thanh toán của sàn.
Công thức đối soát tiền sàn như thế nào?
Một cách đơn giản để hình dung:
Số tiền thực nhận = Doanh thu/giá trị được thanh toán – các khoản khấu trừ + các khoản điều chỉnh được cộng thêm
Trong thực tế, doanh nghiệp cần căn cứ vào bảng thanh toán của từng nền tảng để xác định chính xác từng khoản.
Không nên áp dụng một công thức duy nhất cho tất cả các sàn vì cơ chế phí, thanh toán và chương trình hỗ trợ có thể khác nhau.
Ví dụ thực tế
Giả sử trong kỳ, shop có:
Doanh thu đơn hàng: 100.000.000 đồng
Phát sinh:
- Phí dịch vụ: 5.000.000 đồng.
- Phí thanh toán: 2.000.000 đồng.
- Phí vận chuyển và điều chỉnh: 3.000.000 đồng.
- Chi phí quảng cáo: 4.000.000 đồng.
- Hoàn tiền/điều chỉnh: 1.000.000 đồng.
Khi đó, số tiền chuyển về sẽ không còn là 100 triệu đồng.
Điều quan trọng không phải là tìm xem “sàn thiếu bao nhiêu tiền”, mà phải xác định:
100 triệu doanh thu được cấu thành và khấu trừ bởi những khoản nào?
Đây chính là bản chất của đối soát sàn.
Đối soát sàn cần đối chiếu những dữ liệu nào?
Một quy trình đối soát tốt nên kết nối ít nhất 4 nguồn dữ liệu:
1. Dữ liệu đơn hàng
Theo dõi:
- Mã đơn hàng.
- Ngày đặt hàng.
- Giá trị đơn.
- Trạng thái đơn.
- Hàng hoàn.
- Hàng hủy.
2. Bảng thanh toán của sàn
Theo dõi:
- Doanh thu.
- Phí sàn.
- Phí thanh toán.
- Phí vận chuyển.
- Quảng cáo.
- Voucher.
- Các khoản điều chỉnh.
3. Sao kê ngân hàng
Kiểm tra:
- Ngày tiền về.
- Số tiền nhận.
- Nội dung giao dịch.
- Khoản tiền tương ứng với kỳ đối soát.
4. Hệ thống kế toán
Đối chiếu:
- Doanh thu.
- Chi phí.
- Công nợ.
- Tiền về ngân hàng.
- Các khoản phải thu từ sàn.
Quy trình đối soát tiền sàn
Bước 1: Tổng hợp dữ liệu đơn hàng
Lấy dữ liệu từ từng nền tảng.
Bước 2: Xác định đơn hợp lệ
Phân loại:
- Giao thành công.
- Hủy.
- Hoàn.
- Đang xử lý.
Bước 3: Tổng hợp các khoản khấu trừ
Phân loại riêng:
- Phí sàn.
- Phí thanh toán.
- Phí vận chuyển.
- Quảng cáo.
- Voucher.
- Chiết khấu.
- Các khoản điều chỉnh.
Bước 4: Đối chiếu số tiền sàn phải trả
Xác định số tiền cuối cùng sàn phải thanh toán cho shop.
Bước 5: Đối chiếu với ngân hàng
Kiểm tra số tiền thực tế đã chuyển về tài khoản.
Bước 6: Xác định chênh lệch
Nếu có chênh lệch, truy ngược theo:
Mã đơn → Bảng thanh toán → Khoản khấu trừ → Giao dịch ngân hàng
Bước 7: Ghi nhận kế toán
Hạch toán doanh thu, chi phí, công nợ và tiền thực nhận theo đúng bản chất giao dịch.
Khi nào cần đặc biệt chú ý nếu tiền sàn chuyển về bị thiếu?
Doanh nghiệp nên kiểm tra ngay khi:
❌ Chênh lệch lớn giữa bảng kê và ngân hàng.
❌ Không xác định được khoản khấu trừ.
❌ Số tiền nhận về không khớp với báo cáo thanh toán.
❌ Có nhiều khoản điều chỉnh không rõ nguyên nhân.
❌ Công nợ với sàn tăng nhưng không biết lý do.
❌ Doanh thu trên hệ thống kế toán không khớp với dữ liệu sàn.
❌ Có nhiều đơn hoàn, hủy hoặc đổi trả.
Đặc biệt, nếu shop bán hàng trên nhiều nền tảng, việc đối soát thủ công sẽ ngày càng khó kiểm soát.
Vì sao doanh nghiệp nên đối soát sàn định kỳ?
Đối soát định kỳ giúp doanh nghiệp:
✅ Biết chính xác số tiền phải nhận.
✅ Phát hiện khoản khấu trừ bất thường.
✅ Kiểm soát doanh thu.
✅ Quản lý công nợ với sàn.
✅ Theo dõi dòng tiền.
✅ Ghi nhận chi phí chính xác.
✅ Tính đúng lợi nhuận.
✅ Hạn chế thất thoát doanh thu.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể xây dựng được một hệ thống dữ liệu thống nhất thay vì phải kiểm tra thủ công từng giao dịch khi có vấn đề.
Dịch vụ đối soát sàn thương mại điện tử tại ACC Training
ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát doanh thu và dòng tiền trên nhiều nền tảng.
Các công việc bao gồm:
Đối soát doanh thu
- Shopee.
- TikTok Shop.
- Lazada.
- Tiki.
- Website.
- Facebook.
Đối soát tiền sàn
- Doanh thu.
- Phí sàn.
- Phí thanh toán.
- Phí vận chuyển.
- Chi phí quảng cáo.
- Voucher và chiết khấu.
- Hàng hoàn, hủy.
- Các khoản điều chỉnh.
Đối chiếu dòng tiền
Sàn → Bảng thanh toán → Ngân hàng → Kế toán
Báo cáo quản trị
- Doanh thu theo kênh.
- Chi phí theo kênh.
- Lợi nhuận.
- Công nợ.
- Dòng tiền.
- Báo cáo tồn kho.
- Dashboard quản trị.
Kết luận
Tiền sàn chuyển về ít hơn doanh thu không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị mất tiền.
Thông thường, số tiền thực nhận đã được điều chỉnh bởi nhiều khoản như phí sàn, phí thanh toán, vận chuyển, quảng cáo, voucher, hàng hoàn, hoàn tiền và các khoản điều chỉnh khác.
Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xây dựng được quy trình:
Đơn hàng → Doanh thu → Khấu trừ → Số tiền phải nhận → Tiền thực nhận → Đối chiếu ngân hàng → Hạch toán
Khi thực hiện đối soát đúng cách, chủ shop có thể biết chính xác tiền đang nằm ở đâu, khoản nào là chi phí và khoản nào thực sự là chênh lệch cần xử lý.
ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử
ACC Training đồng hành cùng doanh nghiệp trong:
- Đối soát doanh thu đa kênh.
- Đối soát tiền sàn.
- Đối soát COD.
- Quản lý giá vốn và tồn kho.
- Quản lý công nợ.
- Kiểm soát dòng tiền.
- Báo cáo doanh thu, lãi lỗ.
- Dashboard quản trị.
- Kê khai thuế và báo cáo tài chính.
📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội
ACC Training – Giúp doanh nghiệp TMĐT kiểm soát doanh thu, đối soát dòng tiền và nhìn rõ lợi nhuận thực tế.