Quy trình onboarding khách hàng tại ACC Training – Bắt đầu dịch vụ kế toán TMĐT bài bản, minh bạch

Khi lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử, nhiều doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến chuyên môn mà còn muốn biết:

Sau khi ký hợp đồng, ACC Training sẽ bắt đầu từ đâu?

Doanh nghiệp cần cung cấp những dữ liệu gì?

Bao lâu thì hệ thống kế toán có thể đi vào vận hành?

Một quy trình onboarding khách hàng rõ ràng sẽ giúp hai bên phối hợp hiệu quả, hạn chế thiếu sót dữ liệu và tạo nền tảng để dịch vụ kế toán vận hành ổn định ngay từ đầu.

Tại ACC Training, quy trình onboarding được xây dựng theo từng bước, từ tiếp nhận thông tin, khảo sát hệ thống hiện tại đến bàn giao và vận hành chính thức.

Onboarding khách hàng là gì?

Onboarding khách hàng là quá trình tiếp nhận, thu thập thông tin, chuẩn hóa dữ liệu và thiết lập hệ thống làm việc khi khách hàng bắt đầu sử dụng dịch vụ kế toán của ACC Training.

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, onboarding đặc biệt quan trọng vì dữ liệu thường đến từ nhiều nguồn:

Shopee.
TikTok Shop.
Lazada.
Tiki.
Website.
Facebook.
Ngân hàng.
Đơn vị vận chuyển.
Phần mềm bán hàng.
Phần mềm kế toán.

Nếu không chuẩn hóa ngay từ đầu, dữ liệu giữa các hệ thống rất dễ bị chênh lệch và gây khó khăn cho quá trình đối soát.

Vì sao cần quy trình onboarding chuyên nghiệp?

Một quy trình onboarding bài bản giúp:

✅ Hai bên hiểu rõ phạm vi công việc.

✅ Xác định đầy đủ dữ liệu cần bàn giao.

✅ Hạn chế thiếu hoặc sai thông tin.

✅ Chuẩn hóa dữ liệu kế toán.

✅ Xác định rõ trách nhiệm của từng bên.

✅ Rút ngắn thời gian bắt đầu vận hành.

✅ Tạo nền tảng cho việc báo cáo và đối soát định kỳ.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể biết số liệu của mình đang được quản lý như thế nào và ai chịu trách nhiệm ở từng công đoạn.

Quy trình onboarding khách hàng tại ACC Training

Bước 1: Tiếp nhận thông tin doanh nghiệp

Ngay khi bắt đầu hợp tác, ACC Training thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp:

Thông tin pháp lý.
Ngành nghề kinh doanh.
Mô hình hoạt động.
Quy mô doanh thu.
Số lượng kênh bán hàng.
Số lượng đơn hàng.
Hệ thống phần mềm đang sử dụng.
Thông tin người phụ trách kế toán.

Mục tiêu là có được bức tranh tổng quan trước khi đi vào triển khai chi tiết.

Bước 2: Khảo sát mô hình kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp TMĐT có một cách vận hành khác nhau.

ACC Training sẽ tìm hiểu:

Doanh nghiệp bán sản phẩm gì?
Bán trên những kênh nào?
Quy trình từ khi nhận đơn đến khi giao hàng?
Khách hàng thanh toán bằng hình thức nào?
Đơn vị vận chuyển nào đang được sử dụng?
Quy trình nhập – xuất – tồn kho ra sao?
Các khoản chi phí chính là gì?

Từ đó xác định những nghiệp vụ kế toán cần quản lý.

Bước 3: Khảo sát hệ thống và nguồn dữ liệu

Đây là một trong những bước quan trọng nhất đối với doanh nghiệp thương mại điện tử.

ACC Training xác định các nguồn dữ liệu như:

Kênh bán hàng

Shopee.
TikTok Shop.
Lazada.
Tiki.
Website.
Facebook.

Thanh toán

Ngân hàng.
COD.
Ví điện tử.
Cổng thanh toán.

Vận chuyển

Báo cáo giao hàng.
Báo cáo COD.
Phí vận chuyển.
Đơn hoàn.

Hệ thống nội bộ

Phần mềm bán hàng.
Phần mềm kho.
Phần mềm kế toán.
Excel hoặc các hệ thống quản lý khác.

Bước 4: Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu

Sau khi xác định nguồn dữ liệu, ACC Training tiến hành thu thập và kiểm tra.

Các nhóm dữ liệu thường bao gồm:

Danh mục sản phẩm.
Danh mục khách hàng.
Danh mục nhà cung cấp.
Tồn kho.
Công nợ.
Doanh thu.
Chi phí.
Dữ liệu ngân hàng.
Dữ liệu đơn hàng.
Dữ liệu hóa đơn.

Dữ liệu được kiểm tra để phát hiện:

Trùng dữ liệu.
Thiếu dữ liệu.
Sai mã sản phẩm.
Sai đơn vị tính.
Chênh lệch số lượng.
Chênh lệch doanh thu.

Bước 5: Đối chiếu số liệu ban đầu

Trước khi chính thức vận hành, ACC Training thực hiện đối chiếu các dữ liệu quan trọng.

Ví dụ:

Đơn hàng ↔ Doanh thu

Doanh thu ↔ Thanh toán

COD ↔ Tiền thực nhận

Nhập – xuất ↔ Tồn kho

Doanh thu ↔ Hóa đơn

Công nợ ↔ Chứng từ

Mục tiêu là xác định được số liệu đầu kỳ đáng tin cậy trước khi bắt đầu kỳ kế toán mới.

Bước 6: Thiết lập quy trình kế toán

Dựa trên mô hình thực tế, ACC Training xây dựng quy trình phù hợp cho từng doanh nghiệp.

Có thể bao gồm:

Quy trình doanh thu

Đơn hàng → Giao hàng → Thanh toán → Đối soát → Ghi nhận doanh thu.

Quy trình COD

Đơn hàng → Giao thành công → Thu hộ → Đối soát → Nhận tiền → Hạch toán.

Quy trình mua hàng

Đề xuất → Đặt hàng → Nhập kho → Hóa đơn → Thanh toán → Đối chiếu.

Quy trình tồn kho

Nhập kho → Xuất bán → Hàng hoàn → Kiểm kê → Đối chiếu.

Quy trình chi phí

Phát sinh → Chứng từ → Kiểm tra → Hạch toán → Báo cáo.

Bước 7: Thiết lập hệ thống báo cáo

Sau khi hệ thống dữ liệu được chuẩn hóa, ACC Training thiết lập các báo cáo phù hợp với nhu cầu quản trị.

Báo cáo tài chính

Doanh thu.
Chi phí.
Giá vốn.
Lợi nhuận.
Công nợ.
Dòng tiền.

Báo cáo thương mại điện tử

Doanh thu theo kênh.
Đơn hàng theo kênh.
Phí sàn.
Chi phí quảng cáo.
COD chưa nhận.
Tỷ lệ hoàn hàng.

Dashboard quản trị

Giúp chủ doanh nghiệp nhanh chóng theo dõi:

Doanh thu → Chi phí → Lợi nhuận → Dòng tiền → Tồn kho

Bước 8: Phân quyền và thống nhất cách phối hợp

Để quá trình vận hành không bị gián đoạn, hai bên thống nhất:

Người phụ trách phía doanh nghiệp.
Người phụ trách phía ACC Training.
Kênh trao đổi thông tin.
Thời gian bàn giao dữ liệu.
Quy định về chứng từ.
Quy trình xử lý vấn đề phát sinh.
Thời gian gửi báo cáo.

Việc phân quyền rõ ràng giúp hạn chế tình trạng “không biết ai đang xử lý”.

Bước 9: Chạy thử và kiểm tra

Trước khi vận hành chính thức, ACC Training kiểm tra thử quy trình với dữ liệu thực tế.

Kiểm tra:

Đơn hàng.
Doanh thu.
Thanh toán.
COD.
Giá vốn.
Chi phí.
Tồn kho.
Công nợ.
Báo cáo.

Nếu phát hiện chênh lệch, đội ngũ sẽ xác định nguyên nhân và điều chỉnh trước khi chính thức vận hành.

Bước 10: Bàn giao và vận hành chính thức

Sau khi hoàn tất onboarding, hai bên thống nhất:

Số liệu đầu kỳ.
Quy trình làm việc.
Phạm vi dịch vụ.
Lịch đối soát.
Lịch báo cáo.
Người phụ trách.

Từ thời điểm này, hệ thống kế toán chính thức đi vào vận hành.

ACC Training tiếp tục theo dõi và cải tiến quy trình khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc phát sinh thêm kênh bán hàng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi onboarding?

Để quá trình triển khai nhanh chóng, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Hồ sơ doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thông tin tài khoản ngân hàng.
Thông tin người đại diện.
Thông tin người phụ trách.

Dữ liệu bán hàng

Dữ liệu đơn hàng.
Doanh thu.
Dữ liệu các sàn.
Dữ liệu Website/Facebook.

Dữ liệu kho

Danh mục sản phẩm.
Số lượng tồn kho.
Giá vốn.
Dữ liệu nhập – xuất.

Dữ liệu tài chính

Sao kê ngân hàng.
Công nợ.
Chi phí.
Hóa đơn đầu vào.
Hóa đơn đầu ra.

Dữ liệu hệ thống

Phần mềm bán hàng.
Phần mềm kế toán.
Phần mềm kho.
Các file Excel đang sử dụng.

Thời gian onboarding phụ thuộc vào điều gì?

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thời gian onboarding giống nhau.

Thời gian triển khai phụ thuộc vào:

Quy mô doanh nghiệp.
Số lượng kênh bán hàng.
Số lượng giao dịch.
Số lượng sản phẩm.
Tình trạng dữ liệu hiện tại.
Hệ thống phần mềm đang sử dụng.
Mức độ phức tạp của quy trình.

Doanh nghiệp có dữ liệu rõ ràng và quy trình ổn định sẽ có thể bắt đầu nhanh hơn.

Những vấn đề ACC Training giúp doanh nghiệp giải quyết trong giai đoạn onboarding

Trong quá trình tiếp nhận khách hàng, ACC Training không chỉ thu thập dữ liệu mà còn tập trung phát hiện các vấn đề đang tồn tại như:

❌ Doanh thu giữa các hệ thống không khớp.

❌ Số liệu tồn kho không chính xác.

❌ Công nợ chưa được đối chiếu.

❌ COD chưa nhận chưa được theo dõi.

❌ Chi phí quảng cáo chưa được phân bổ.

❌ Dữ liệu sản phẩm không đồng nhất.

❌ Chưa có báo cáo quản trị.

Việc phát hiện sớm giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề trước khi chúng trở thành rủi ro lớn hơn.

Lợi ích của quy trình onboarding tại ACC Training

Một quy trình onboarding bài bản giúp doanh nghiệp:

✅ Rõ ràng: Biết chính xác dịch vụ và quy trình được triển khai như thế nào.

✅ Minh bạch: Dữ liệu và trách nhiệm được phân định rõ ràng.

✅ Chính xác: Hạn chế sai lệch ngay từ dữ liệu đầu vào.

✅ Nhanh chóng: Rút ngắn thời gian đưa hệ thống vào vận hành.

✅ Kiểm soát: Theo dõi được doanh thu, chi phí, tồn kho và dòng tiền.

✅ Đồng hành: Có đội ngũ hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.

Dịch vụ kế toán thương mại điện tử của ACC Training

ACC Training cung cấp giải pháp kế toán dành cho doanh nghiệp bán hàng đa kênh:

Kế toán Shopee.
Kế toán TikTok Shop.
Kế toán Lazada.
Kế toán Tiki.
Kế toán Website.
Kế toán Facebook.
Đối soát COD.
Đối soát doanh thu đa kênh.
Quản lý giá vốn và tồn kho.
Quản lý công nợ.
Báo cáo dòng tiền.
Báo cáo lãi lỗ.
Dashboard quản trị.
Kê khai thuế và báo cáo tài chính.

Kết luận

Onboarding không đơn thuần là bước “nhận dữ liệu và bắt đầu làm kế toán”.

Đây là giai đoạn quan trọng để ACC Training hiểu doanh nghiệp, kiểm tra hệ thống hiện tại, chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng quy trình phù hợp.

Một quy trình onboarding tốt sẽ tạo nền tảng cho cả quá trình hợp tác phía sau: dữ liệu chính xác – quy trình rõ ràng – báo cáo minh bạch – quản trị hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn chuyển sang sử dụng dịch vụ kế toán thương mại điện tử hoặc cần chuẩn hóa lại hệ thống kế toán hiện tại, ACC Training sẵn sàng đồng hành từ bước onboarding đến vận hành lâu dài.

Liên hệ ACC Training

ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Địa chỉ: Hà Nội