Kế toán nhà hàng không chỉ là ghi nhận hóa đơn, kê khai thuế hay lập báo cáo tài chính. Với đặc thù ngành F&B có lượng giao dịch lớn mỗi ngày, nhiều phương thức thanh toán, nguyên vật liệu dễ hao hụt và chi phí phát sinh liên tục, doanh nghiệp cần có một quy trình kế toán nhà hàng rõ ràng ngay từ đầu.
Một hệ thống tốt phải giúp chủ nhà hàng trả lời được:
Bán được bao nhiêu? Tiền đã về đủ chưa? Mua hàng hết bao nhiêu? Food Cost thế nào? Chi phí đang đi đâu? Và cuối cùng nhà hàng thực sự lãi bao nhiêu?
Dưới đây là quy trình kế toán mà Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B có thể tham khảo.
1. Kiểm soát và đối soát doanh thu
Doanh thu nhà hàng có thể đến từ nhiều nguồn:
Tiền mặt – Chuyển khoản – QR – Thẻ – POS – Nền tảng giao đồ ăn – Voucher – Các kênh bán hàng khác.
Kế toán cần thực hiện đối chiếu giữa:
Doanh thu trên POS → Phương thức thanh toán → Tiền thực nhận → Hóa đơn → Ngân hàng
Đồng thời kiểm tra các giao dịch bất thường như hủy món, giảm giá, hoàn tiền hoặc chênh lệch doanh thu.
Mục tiêu:
Đảm bảo doanh thu ghi nhận đúng và tiền bán hàng được thu đầy đủ.
2. Kiểm soát quy trình mua hàng
Nguyên vật liệu thường được mua liên tục và từ nhiều nhà cung cấp, vì vậy quy trình mua hàng nhà hàng cần được kiểm soát xuyên suốt:
Nhu cầu mua → Đề nghị mua → Phê duyệt → Đặt hàng → Nhận hàng → Nhập kho → Hóa đơn → Công nợ → Thanh toán
Kế toán cần kiểm tra:
- Giá mua và biến động giá.
- Số lượng đặt và số lượng thực nhận.
- Chất lượng, quy cách hàng hóa.
- Hóa đơn, chứng từ.
- Công nợ nhà cung cấp.
- Các khoản thanh toán.
Mục tiêu:
Mua đúng hàng – đúng số lượng – đúng giá – thanh toán đúng.
3. Quản lý định lượng và Food Cost
Định lượng là nền tảng quan trọng để kiểm soát Food Cost nhà hàng.
Mỗi món ăn, đồ uống nên có định lượng nguyên vật liệu cụ thể.
Ví dụ:
1 món bán ra → cần bao nhiêu thịt + rau + gia vị + nguyên liệu khác?
Từ dữ liệu bán hàng và định lượng, doanh nghiệp có thể tính được lượng nguyên liệu đáng lẽ đã sử dụng và so sánh với thực tế.
Mục tiêu:
Phát hiện sớm tình trạng sử dụng vượt định mức, sai định lượng và giá vốn tăng bất thường
4. Quản lý nhập – xuất – tồn kho
Kho là một trong những khu vực dễ phát sinh chênh lệch trong hoạt động F&B.
Quy trình cần kiểm soát:
Nhập kho → Xuất kho → Điều chuyển → Hủy hàng → Kiểm kê → Đối chiếu tồn kho
Cuối kỳ cần so sánh:
Tồn kho theo hệ thống ↔ Tồn kho thực tế
Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân thay vì chỉ điều chỉnh số liệu cho khớp.
Mục tiêu:
Kiểm soát hao hụt, hàng hủy, chênh lệch bếp/bar và thất thoát nguyên vật liệu.
5. Kiểm soát chi phí nhà hàng
Ngoài nguyên vật liệu, nhà hàng còn có nhiều nhóm chi phí:
- Chi phí nhân sự.
- Tiền thuê mặt bằng.
- Điện, nước.
- Marketing.
- Phí phần mềm.
- Phí nền tảng giao đồ ăn.
- Chi phí sửa chữa.
- Công cụ dụng cụ.
- Các chi phí vận hành khác.
Kế toán cần ghi nhận, phân loại và so sánh chi phí theo từng kỳ để phát hiện những khoản tăng bất thường.
Mục tiêu:
Giúp chủ doanh nghiệp biết:
Tiền đang được chi vào đâu và khoản nào đang ảnh hưởng đến lợi nhuận?
6. Quản lý công nợ
Nhà hàng cần theo dõi cả:
Công nợ phải thu và Công nợ phải trả.
Đặc biệt với công nợ nhà cung cấp, cần thực hiện:
Ghi nhận → Đối chiếu → Xác nhận → Lập kế hoạch thanh toán → Thanh toán
Không nên đợi đến khi nhà cung cấp yêu cầu thanh toán mới kiểm tra số liệu.
Mục tiêu:
Hạn chế công nợ sai, thiếu hóa đơn, thanh toán trùng hoặc bỏ sót khoản phải trả.
7. Quản lý dòng tiền
Một nhà hàng có lợi nhuận chưa chắc đã có dòng tiền tốt.
Kế toán cần theo dõi:
Tiền đầu kỳ + Tiền thu vào – Tiền chi ra = Tiền cuối kỳ
Đồng thời dự kiến các khoản thu và chi trong thời gian tới để chủ doanh nghiệp chủ động nguồn tiền.
Mục tiêu:
Tránh tình trạng:
Báo cáo có lãi nhưng doanh nghiệp lại thiếu tiền để thanh toán.
8. Quản lý nhân sự và tiền lương
Đối với nhà hàng có nhiều nhân viên và nhiều ca làm việc, quy trình tiền lương cần kết nối:
Nhân sự → Ca làm → Chấm công → Tăng ca → Phụ cấp → Thưởng/phạt → Tính lương → Phê duyệt → Thanh toán
Chi phí nhân sự cũng cần được theo dõi và so sánh với doanh thu.
Mục tiêu:
Đảm bảo tính lương chính xác và kiểm soát chi phí nhân sự phù hợp với hoạt động kinh doanh.
9. Kế toán thuế và hóa đơn
Song song với kế toán nội bộ, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ công tác kế toán thuế nhà hàng.
Hóa đơn và chứng từ nên được kiểm tra, phân loại và lưu trữ ngay khi phát sinh thay vì tập hợp vào cuối kỳ.
Số liệu giữa:
Bán hàng – Kế toán nội bộ – Hóa đơn – Thuế – Ngân hàng
cũng cần được đối chiếu thường xuyên.
Mục tiêu:
Đảm bảo dữ liệu kế toán có tính nhất quán và giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế.
10. Lập báo cáo quản trị nhà hàng
Đây là bước biến toàn bộ dữ liệu kế toán thành thông tin phục vụ điều hành.
Một hệ thống báo cáo quản trị nhà hàng có thể bao gồm:
Doanh thu → Food Cost → Lợi nhuận gộp → Chi phí → Lợi nhuận → Dòng tiền → Công nợ → Tồn kho
Với chuỗi F&B, doanh nghiệp có thể tiếp tục phân tích theo:
Chi nhánh – Thời gian – Nhóm sản phẩm – Kênh bán hàng – Chỉ số KPI.
Mục tiêu:
Giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.
Quy trình kế toán nhà hàng tổng thể
Có thể hình dung toàn bộ hệ thống theo chuỗi:
BÁN HÀNG
↓
DOANH THU & ĐỐI SOÁT
↓
MUA HÀNG – NHÀ CUNG CẤP
↓
ĐỊNH LƯỢNG – FOOD COST – KHO
↓
CHI PHÍ – NHÂN SỰ – CÔNG NỢ
↓
DÒNG TIỀN
↓
THUẾ & KẾ TOÁN
↓
BÁO CÁO QUẢN TRỊ
↓
CHỦ NHÀ HÀNG RA QUYẾT ĐỊNH
Điểm quan trọng là các quy trình phải liên kết với nhau, thay vì mỗi bộ phận quản lý một file và một bộ số liệu riêng.
ACC Training – Setup quy trình kế toán nhà hàng từ A–Z
ACC Training cung cấp giải pháp kế toán và quản trị tài chính dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B.
Tùy theo hiện trạng của doanh nghiệp, ACC có thể hỗ trợ:
- Setup hệ thống kế toán nhà hàng.
- Xây dựng quy trình và SOP.
- Kiểm soát & đối soát doanh thu.
- Xây dựng quy trình mua hàng.
- Quản lý công nợ nhà cung cấp.
- Setup định lượng món ăn và đồ uống.
- Kiểm soát Food Cost và tồn kho.
- Kiểm soát chi phí và dòng tiền.
- Quản lý nhân sự, tiền lương.
- Xây dựng báo cáo quản trị và Dashboard.
- Kế toán thuế và Báo cáo tài chính.
- Đào tạo và bàn giao cho đội ngũ kế toán nội bộ.
Nhà hàng không nhất thiết phải thuê ACC thực hiện kế toán lâu dài. ACC có thể khảo sát, xây dựng hệ thống, chuẩn hóa quy trình, đào tạo nhân sự và bàn giao để doanh nghiệp tự vận hành phòng kế toán nội bộ.
Kế toán tốt không chỉ để ghi nhận số liệu
Một quy trình kế toán nhà hàng hiệu quả cần giúp doanh nghiệp kiểm soát từ khi một đồng doanh thu phát sinh cho đến khi nó trở thành lợi nhuận thực tế.
Khi hệ thống được chuẩn hóa, chủ nhà hàng sẽ nhìn rõ hơn:
Doanh thu ở đâu – Chi phí ở đâu – Tiền ở đâu – Lợi nhuận ở đâu.
ACC TRAINING – Kế toán & Quản trị tài chính dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B
📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
#QuyTrinhKeToanNhaHang #KeToanNhaHang #SetupKeToanNhaHang #HeThongKeToanNhaHang #KeToanNoiBoNhaHang #FoodCostNhaHang #BaoCaoQuanTriNhaHang #QuanTriTaiChinhNhaHang #DichVuKeToanNhaHang #KeToanFNB #ACCTraining