Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tăng là vấn đề nhiều doanh nghiệp bán online gặp phải.
Nguyên nhân không phải lúc nào cũng nằm ở doanh thu hay giá bán.
Rất nhiều trường hợp, lợi nhuận bị bào mòn bởi các khoản chi phí vận hành phát sinh hàng ngày:
- Chi phí nhân sự.
- Chi phí kho.
- Chi phí đóng gói.
- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí phần mềm.
- Chi phí quảng cáo.
- Chi phí văn phòng.
- Chi phí thuê ngoài.
- Chi phí điện, nước.
- Chi phí chăm sóc khách hàng.
- Các khoản chi phí phát sinh khác.
Nếu không được phân loại, theo dõi và phân tích, doanh nghiệp rất khó biết tiền đang được sử dụng vào đâu và khoản nào đang làm lợi nhuận giảm xuống.
Quản lý chi phí vận hành không đơn giản là “cắt giảm chi phí”.
Mục tiêu quan trọng hơn là:
Chi đúng → Chi đủ → Chi có kiểm soát → Chi tạo ra hiệu quả → Tối ưu lợi nhuận.
1. Chi phí vận hành là gì?
Chi phí vận hành là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình doanh nghiệp duy trì và tổ chức hoạt động kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp bán online, chi phí vận hành có thể bao gồm:
Chi phí nhân sự
- Lương.
- Thưởng.
- Phụ cấp.
- Bảo hiểm.
- Chi phí tuyển dụng.
- Chi phí đào tạo.
Chi phí kho
- Thuê kho.
- Nhân sự kho.
- Điện nước.
- Kệ và thiết bị.
- Bảo quản hàng hóa.
Chi phí đóng gói
- Thùng carton.
- Túi đóng hàng.
- Băng keo.
- Tem nhãn.
- Vật tư đóng gói.
Chi phí công nghệ
- Phần mềm bán hàng.
- Phần mềm kế toán.
- Phần mềm quản lý kho.
- Phần mềm chăm sóc khách hàng.
- Công cụ quản lý đơn hàng.
Chi phí Marketing
- Facebook Ads.
- TikTok Ads.
- Google Ads.
- Shopee Ads.
- Lazada Ads.
- KOL/KOC.
- Affiliate.
Chi phí văn phòng
- Tiền thuê.
- Điện.
- Nước.
- Internet.
- Văn phòng phẩm.
- Thiết bị.
Việc phân loại ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hiểu rõ cơ cấu chi phí thay vì chỉ nhìn một con số tổng.
2. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý chi phí vận hành?
Một doanh nghiệp có thể tăng doanh thu rất nhanh nhưng vẫn không cải thiện được lợi nhuận nếu chi phí tăng nhanh hơn doanh thu.
Ví dụ:
Tháng 1:
Doanh thu: 1 tỷ đồng
Chi phí vận hành: 200 triệu đồng
Tháng 2:
Doanh thu: 1,2 tỷ đồng
Chi phí vận hành: 350 triệu đồng
Doanh thu tăng:
20%
Nhưng chi phí vận hành tăng:
75%
Nếu tình trạng này tiếp tục, doanh nghiệp càng mở rộng quy mô càng có nguy cơ bị giảm lợi nhuận.
Vì vậy, cần theo dõi cả:
Doanh thu tăng bao nhiêu?
và
Chi phí tăng bao nhiêu?
3. Phân loại chi phí vận hành
Một hệ thống quản lý tốt nên chia chi phí thành các nhóm rõ ràng.
Chi phí cố định
Là những khoản tương đối ổn định trong một khoảng thời gian.
Ví dụ:
- Tiền thuê văn phòng.
- Lương cố định.
- Phần mềm.
- Phí dịch vụ.
- Chi phí quản lý.
Chi phí biến đổi
Thay đổi theo quy mô hoạt động.
Ví dụ:
- Đóng gói.
- Vận chuyển.
- Hoa hồng.
- Chi phí theo đơn.
- Một số chi phí Marketing.
Chi phí trực tiếp
Có thể xác định trực tiếp cho sản phẩm hoặc đơn hàng.
Ví dụ:
- Giá vốn.
- Đóng gói.
- Vận chuyển.
- Hoa hồng bán hàng.
Chi phí gián tiếp
Phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Văn phòng.
- Nhân sự quản lý.
- Phần mềm.
- Điện nước.
- Kế toán.
Phân loại đúng giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả chính xác hơn.
4. Theo dõi chi phí vận hành theo tỷ lệ doanh thu
Một khoản chi phí không nên chỉ được nhìn bằng số tiền tuyệt đối.
Ví dụ:
Tháng này chi phí nhân sự:
200 triệu đồng
Con số này chưa cho biết cao hay thấp.
Nếu doanh thu:
2 tỷ đồng
Tỷ lệ chi phí nhân sự:
10%
Nhưng nếu doanh thu chỉ:
1 tỷ đồng
thì tỷ lệ là:
20%
Công thức:
Tỷ lệ chi phí = Chi phí / Doanh thu × 100%
Đây là một trong những chỉ số quan trọng giúp chủ doanh nghiệp đánh giá mức độ kiểm soát chi phí.
5. Theo dõi chi phí theo từng bộ phận
Không nên chỉ có một tài khoản:
“Chi phí vận hành”
Doanh nghiệp nên phân bổ theo bộ phận.
Ví dụ:
| Bộ phận | Chi phí |
|---|---|
| Marketing | 100 triệu |
| Kho | 60 triệu |
| Kinh doanh | 80 triệu |
| Chăm sóc khách hàng | 40 triệu |
| Kế toán | 30 triệu |
| Quản lý | 50 triệu |
Tổng:
360 triệu đồng
Khi có dữ liệu theo bộ phận, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện khoản chi nào đang tăng bất thường.
6. Theo dõi chi phí theo từng kênh bán hàng
Đối với doanh nghiệp bán đa kênh, đây là vấn đề rất quan trọng.
Ví dụ doanh nghiệp bán trên:
- Shopee.
- TikTok Shop.
- Lazada.
- Website.
- Facebook.
- Instagram.
- Zalo.
Mỗi kênh có thể phát sinh các loại chi phí khác nhau.
Doanh nghiệp nên xây dựng báo cáo:
| Kênh | Doanh thu | Chi phí | Lợi nhuận |
|---|---|---|---|
| Shopee | 400 triệu | 330 triệu | 70 triệu |
| TikTok Shop | 350 triệu | 310 triệu | 40 triệu |
| Lazada | 200 triệu | 160 triệu | 40 triệu |
| Website | 150 triệu | 90 triệu | 60 triệu |
Từ đó có thể thấy:
Doanh thu cao nhất chưa chắc là kênh có lợi nhuận cao nhất.
7. Quản lý chi phí nhân sự
Nhân sự thường là một trong những khoản chi phí lớn của doanh nghiệp.
Cần theo dõi:
- Lương.
- Thưởng.
- Phụ cấp.
- Tăng ca.
- Bảo hiểm.
- Chi phí tuyển dụng.
- Chi phí đào tạo.
Quan trọng hơn, cần kết nối chi phí nhân sự với hiệu suất.
Ví dụ:
Chi phí nhân sự tăng 30%
nhưng
Doanh thu chỉ tăng 10%
Doanh nghiệp cần xem xét:
- Năng suất nhân viên.
- Cơ cấu nhân sự.
- Phân bổ công việc.
- Tăng ca.
- KPI.
- Hiệu quả từng bộ phận.
Mục tiêu không phải đơn giản là giảm lương hoặc giảm nhân sự.
Mục tiêu là:
Chi phí nhân sự phù hợp với hiệu quả tạo ra.
8. Quản lý chi phí Marketing
Marketing có thể tạo ra doanh thu nhưng cũng có thể trở thành khoản chi rất lớn.
Doanh nghiệp nên theo dõi riêng:
- Facebook Ads.
- TikTok Ads.
- Google Ads.
- Shopee Ads.
- Lazada Ads.
- Affiliate.
- KOL/KOC.
- Nội dung.
- Chi phí sản xuất hình ảnh/video.
Không nên chỉ ghi:
Chi phí Marketing: 500 triệu
Mà cần biết:
Facebook: 150 triệu
TikTok: 200 triệu
Google: 80 triệu
Affiliate: 70 triệu
Từ đó mới đánh giá được hiệu quả từng kênh.
9. Không chỉ nhìn ROAS khi đánh giá quảng cáo
Một chiến dịch có ROAS cao chưa chắc tạo ra lợi nhuận cao.
Ví dụ:
Chi phí quảng cáo:
100 triệu đồng
Doanh thu:
500 triệu đồng
ROAS:
5
Nghe có vẻ tốt.
Nhưng doanh nghiệp còn phải trừ:
- Giá vốn.
- Phí sàn.
- Phí thanh toán.
- Vận chuyển.
- Chi phí nhân sự.
- Chi phí đóng gói.
- Chi phí vận hành.
Sau khi trừ toàn bộ chi phí, lợi nhuận có thể thấp hơn nhiều so với kỳ vọng.
Vì vậy nên phân tích:
Quảng cáo → Doanh thu → Giá vốn → Chi phí → Lợi nhuận
10. Quản lý chi phí kho
Kho cũng có thể tạo ra rất nhiều chi phí mà doanh nghiệp không nhận thấy.
Bao gồm:
- Tiền thuê kho.
- Nhân sự kho.
- Điện nước.
- Đóng gói.
- Thiết bị.
- Hao hụt.
- Hàng hư hỏng.
- Hàng tồn lâu ngày.
Nếu lượng hàng tồn quá lớn, doanh nghiệp không chỉ mất chi phí lưu kho mà còn bị chiếm dụng vốn.
Do đó, quản lý chi phí kho cần kết hợp với:
Tồn kho + Vòng quay tồn kho + Giá trị hàng tồn
11. Quản lý chi phí đóng gói
Chi phí trên từng đơn có thể nhỏ nhưng khi số lượng đơn tăng lên sẽ trở thành một khoản đáng kể.
Ví dụ:
Chi phí đóng gói trung bình:
5.000 đồng/đơn
10.000 đơn/tháng:
50 triệu đồng
Nếu tối ưu còn:
4.000 đồng/đơn
Doanh nghiệp tiết kiệm:
10 triệu đồng/tháng
Vì vậy, những khoản chi phí nhỏ cũng cần được theo dõi nếu doanh nghiệp có số lượng đơn lớn.
12. Quản lý chi phí phần mềm
Doanh nghiệp bán online thường sử dụng nhiều phần mềm:
- POS.
- CRM.
- Quản lý kho.
- Kế toán.
- Chăm sóc khách hàng.
- Marketing.
- Email.
- Phần mềm quản lý đơn hàng.
Nếu không kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp có thể trả tiền cho những phần mềm:
- Ít sử dụng.
- Trùng chức năng.
- Không còn phù hợp.
- Có thể thay thế bằng giải pháp khác.
Nên thực hiện rà soát định kỳ:
Phần mềm nào đang dùng?
Chi phí bao nhiêu?
Bộ phận nào sử dụng?
Hiệu quả mang lại là gì?
13. Quản lý chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.
Doanh nghiệp cần theo dõi:
- Phí giao hàng.
- Phí giao lại.
- Phí hoàn.
- Phí cồng kềnh.
- Phí phát sinh.
- Phí hỗ trợ vận chuyển.
- Phần doanh nghiệp chịu.
- Phần khách hàng chịu.
Có thể tính:
Chi phí vận chuyển bình quân/đơn
Ví dụ:
Tổng chi phí vận chuyển:
100 triệu đồng
Tổng số đơn:
10.000 đơn
Chi phí bình quân:
10.000 đồng/đơn
Nếu chỉ cần giảm 1.000 đồng/đơn, doanh nghiệp có thể tiết kiệm:
10 triệu đồng/tháng.
14. Quản lý các khoản chi phí nhỏ
Một sai lầm phổ biến là chỉ kiểm soát các khoản chi lớn.
Nhưng nhiều khoản nhỏ cộng lại có thể trở thành con số rất lớn:
- Phí giao dịch.
- Phí phần mềm.
- Vật tư văn phòng.
- Chi phí gửi hàng.
- Chi phí in ấn.
- Chi phí điện thoại.
- Chi phí tiếp khách.
- Chi phí mua công cụ.
- Chi phí phát sinh.
Do đó, nên xây dựng:
Danh mục chi phí chuẩn
để mọi khoản phát sinh đều được phân loại.
15. Thiết lập ngân sách chi phí
Quản lý chi phí tốt không chỉ là ghi nhận chi phí đã phát sinh.
Doanh nghiệp nên lập ngân sách trước.
Ví dụ:
| Khoản mục | Ngân sách | Thực tế | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| Marketing | 150 triệu | 180 triệu | +30 triệu |
| Nhân sự | 200 triệu | 195 triệu | -5 triệu |
| Kho | 60 triệu | 65 triệu | +5 triệu |
| Phần mềm | 20 triệu | 18 triệu | -2 triệu |
Báo cáo này giúp doanh nghiệp nhận biết:
Khoản nào đang vượt ngân sách?
Vượt vì sao?
Có cần điều chỉnh không?
16. Phân tích chênh lệch chi phí
Khi chi phí thực tế khác ngân sách, cần tìm nguyên nhân.
Ví dụ:
Ngân sách quảng cáo:
100 triệu
Thực tế:
140 triệu
Chênh lệch:
+40 triệu
Không nên chỉ ghi:
“Vượt ngân sách.”
Mà cần tìm hiểu:
- Doanh thu có tăng tương ứng không?
- Có chiến dịch mới không?
- Chi phí mỗi đơn có tăng không?
- ROAS có giảm không?
- Có khoản chi bất thường không?
Nếu doanh thu tăng mạnh và lợi nhuận vẫn tăng, khoản vượt ngân sách có thể là hợp lý.
17. Chi phí vận hành trên mỗi đơn hàng
Đây là chỉ số rất hữu ích đối với doanh nghiệp thương mại điện tử.
Công thức:
Chi phí vận hành/đơn = Tổng chi phí vận hành / Tổng số đơn
Ví dụ:
Chi phí vận hành:
300 triệu đồng
Số đơn:
30.000 đơn
Chi phí vận hành bình quân:
10.000 đồng/đơn
Khi theo dõi chỉ số này qua từng tháng, doanh nghiệp có thể biết quy mô tăng lên có giúp giảm chi phí bình quân hay không.
18. Chi phí vận hành trên mỗi khách hàng
Ngoài số đơn, doanh nghiệp có thể theo dõi:
Chi phí vận hành/khách hàng
Chỉ số này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều khách hàng quay lại.
Có thể kết hợp với:
- CAC.
- Tỷ lệ khách hàng quay lại.
- Giá trị vòng đời khách hàng.
- Lợi nhuận trên khách hàng.
Từ đó đánh giá hiệu quả tăng trưởng theo hướng dài hạn.
19. Quản lý chi phí theo sản phẩm
Một sản phẩm có thể tạo ra doanh thu cao nhưng tiêu tốn nhiều chi phí.
Ví dụ:
Sản phẩm A:
Doanh thu 500 triệu
Nhưng:
- Giá vốn cao.
- Phí sàn cao.
- Quảng cáo cao.
- Tỷ lệ hoàn cao.
Sản phẩm B:
Doanh thu 300 triệu
Nhưng:
- Giá vốn thấp.
- Phí thấp.
- Quảng cáo thấp.
- Tỷ lệ hoàn thấp.
Có thể sản phẩm B mới là sản phẩm tạo ra lợi nhuận tốt hơn.
Do đó, nên phân tích:
Doanh thu → Giá vốn → Chi phí → Lợi nhuận
theo từng sản phẩm.
20. Những chỉ số chi phí quan trọng nên theo dõi
Một Dashboard quản trị chi phí có thể bao gồm:
Tỷ lệ chi phí vận hành
Chi phí vận hành / Doanh thu
Chi phí Marketing/doanh thu
Chi phí Marketing / Doanh thu
Chi phí nhân sự/doanh thu
Chi phí nhân sự / Doanh thu
Chi phí vận chuyển/đơn
Chi phí vận chuyển / Số đơn
Chi phí đóng gói/đơn
Chi phí đóng gói / Số đơn
Chi phí vận hành/đơn
Tổng chi phí vận hành / Số đơn
Mức vượt ngân sách
Chi phí thực tế − Ngân sách
Những chỉ số này giúp chủ doanh nghiệp nhìn được xu hướng thay vì chỉ nhìn số tiền tuyệt đối.
21. Khi nào chi phí được xem là bất thường?
Không phải cứ chi phí tăng là bất thường.
Cần xem xét mối quan hệ giữa:
Doanh thu – Đơn hàng – Chi phí – Lợi nhuận
Ví dụ:
Doanh thu tăng:
30%
Chi phí vận hành tăng:
10%
Đây có thể là dấu hiệu tích cực vì doanh nghiệp đang có hiệu quả quy mô tốt hơn.
Ngược lại:
Doanh thu tăng:
10%
Chi phí vận hành tăng:
40%
Đây là tín hiệu cần phân tích.
22. Các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang kiểm soát chi phí chưa tốt
⚠️ Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm.
⚠️ Chi phí vận hành tăng nhanh hơn doanh thu.
⚠️ Không có ngân sách chi phí.
⚠️ Không biết khoản chi nào đang vượt ngân sách.
⚠️ Không phân loại chi phí theo bộ phận.
⚠️ Không biết chi phí thực tế trên mỗi đơn.
⚠️ Không biết kênh nào có chi phí cao.
⚠️ Chi phí quảng cáo tăng nhưng lợi nhuận không tăng.
⚠️ Hàng tồn kho tăng liên tục.
⚠️ Có nhiều khoản chi nhỏ nhưng không được kiểm soát.
⚠️ Không đối chiếu chi phí với hóa đơn và chứng từ.
23. Quy trình quản lý chi phí vận hành hiệu quả
Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình gồm 8 bước:
Bước 1: Xây dựng danh mục chi phí
Xác định toàn bộ nhóm chi phí phát sinh.
Bước 2: Phân loại chi phí
Phân loại theo:
- Bộ phận.
- Kênh.
- Sản phẩm.
- Loại chi phí.
Bước 3: Lập ngân sách
Xác định mức chi dự kiến cho từng nhóm.
Bước 4: Ghi nhận thực tế
Cập nhật đầy đủ các khoản chi phát sinh.
Bước 5: Đối chiếu chứng từ
Kiểm tra:
Chi phí ↔ Hóa đơn ↔ Thanh toán
Bước 6: So sánh ngân sách
Phân tích:
Ngân sách ↔ Thực tế
Bước 7: Phân tích hiệu quả
Đánh giá chi phí có tạo ra doanh thu và lợi nhuận tương ứng hay không.
Bước 8: Tối ưu
Xác định:
- Khoản cần giảm.
- Khoản cần giữ.
- Khoản cần tăng.
- Khoản cần loại bỏ.
24. Quản lý chi phí vận hành không đồng nghĩa với cắt giảm
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Cắt giảm tất cả chi phí có thể khiến hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng.
Ví dụ:
Giảm ngân sách quảng cáo quá mạnh có thể làm doanh thu giảm.
Giảm nhân sự kho quá mức có thể làm tốc độ xử lý đơn chậm.
Giảm vật tư đóng gói quá mức có thể làm tăng tỷ lệ hư hỏng.
Vì vậy, mục tiêu là:
Tối ưu chi phí trên mỗi đồng doanh thu và mỗi đồng lợi nhuận.
Không phải:
Chi càng ít càng tốt.
25. Dashboard quản lý chi phí vận hành
Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi một Dashboard gồm:
Tổng chi phí vận hành
XXX triệu đồng
Tỷ lệ chi phí/doanh thu
XX%
Chi phí Marketing
XX triệu đồng
Chi phí nhân sự
XX triệu đồng
Chi phí kho
XX triệu đồng
Chi phí vận chuyển
XX triệu đồng
Chi phí đóng gói
XX triệu đồng
Chi phí vận hành/đơn
XX đồng/đơn
Chi phí vượt ngân sách
XX triệu đồng
Lợi nhuận sau chi phí
XX triệu đồng
Dashboard giúp chủ doanh nghiệp nhanh chóng nhận biết:
Tiền đang được chi vào đâu?
Khoản nào đang tăng?
Khoản nào vượt ngân sách?
Khoản nào tạo ra hiệu quả?
26. ACC Training hỗ trợ quản lý chi phí vận hành như thế nào?
ACC Training hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chi phí phù hợp với mô hình kinh doanh.
Quản lý chi phí
- Nhân sự.
- Marketing.
- Kho.
- Vận chuyển.
- Đóng gói.
- Phần mềm.
- Văn phòng.
- Thuê ngoài.
Phân tích chi phí
- Theo bộ phận.
- Theo kênh.
- Theo sản phẩm.
- Theo tháng.
- Theo cửa hàng.
Kiểm soát ngân sách
- Lập ngân sách.
- Theo dõi thực tế.
- Phân tích chênh lệch.
- Cảnh báo vượt ngân sách.
Quản trị lợi nhuận
- Doanh thu.
- Giá vốn.
- Chi phí.
- Lợi nhuận.
- Biên lợi nhuận.
Dashboard
- Chi phí theo nhóm.
- Chi phí/doanh thu.
- Chi phí/đơn hàng.
- Chi phí theo kênh.
- Lợi nhuận theo kênh.
- Dòng tiền.
27. Kết luận
Quản lý chi phí vận hành không phải là tìm cách chi ít nhất.
Mà là biết chính xác:
Doanh nghiệp đang chi bao nhiêu?
Chi vào đâu?
Khoản nào cần thiết?
Khoản nào đang lãng phí?
Khoản nào tạo ra doanh thu?
Khoản nào tạo ra lợi nhuận?
Và chi phí đang tăng nhanh hơn hay chậm hơn doanh thu?
Một hệ thống quản lý tốt cần kết nối:
Doanh thu → Đơn hàng → Giá vốn → Chi phí vận hành → Lợi nhuận → Dòng tiền
Khi doanh nghiệp kiểm soát được chi phí, chủ doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để quyết định:
- Có nên tăng ngân sách Marketing?
- Có nên tuyển thêm nhân sự?
- Có nên mở thêm kho?
- Có nên mở rộng kênh bán?
- Sản phẩm nào nên tập trung?
- Khoản chi nào cần tối ưu?
Cuối cùng, mục tiêu của quản lý chi phí không phải là:
“Cắt được bao nhiêu tiền?”
Mà là:
“Với cùng một đồng chi phí, doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều doanh thu và lợi nhuận hơn hay không?”
ACC Training – Dịch vụ kế toán và quản trị doanh nghiệp
ACC Training đồng hành cùng doanh nghiệp trong:
- Quản lý chi phí vận hành.
- Kế toán thương mại điện tử.
- Kế toán đa kênh.
- Kiểm soát doanh thu.
- Quản lý giá vốn và tồn kho.
- Kiểm soát chi phí Marketing.
- Quản lý nhân sự và tiền lương.
- Quản lý dòng tiền.
- Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
- Xây dựng Dashboard quản trị.
- Kê khai thuế và báo cáo tài chính.
📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội
ACC Training – Kiểm soát chi phí, tối ưu vận hành và quản trị đúng lợi nhuận.