Trong kinh doanh Nhà hàng – Cafe – F&B, nguyên vật liệu được mua gần như mỗi ngày với số lượng lớn và từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Rau củ, thịt cá, hải sản, đồ uống, gia vị, bao bì… mỗi khoản có thể không lớn, nhưng nếu quy trình mua hàng nhà hàng thiếu kiểm soát, những chênh lệch nhỏ mỗi ngày có thể tích tụ thành một khoản chi phí đáng kể.

Đáng lo hơn, nhiều chủ nhà hàng chỉ nhìn thấy tổng chi phí mua hàng cuối tháng, nhưng không biết tiền đang thất thoát ở khâu nào.

1. Mua hàng không có quy trình – tiền rất dễ thất thoát

Một quy trình mua hàng thiếu kiểm soát thường xuất hiện những tình trạng như:

• Nhân viên tự đặt hàng mà không có phê duyệt.
• Mua vượt nhu cầu thực tế.
• Giá mua thay đổi nhưng không được kiểm tra.
• Không so sánh giá giữa các nhà cung cấp.
• Số lượng đặt và số lượng nhận không khớp.
• Nhận hàng thiếu nhưng vẫn thanh toán đủ.
• Hàng kém chất lượng hoặc sai quy cách vẫn được nhập.
• Công nợ và hóa đơn không được đối chiếu thường xuyên.

Từng sai lệch có thể nhỏ, nhưng khi nhà hàng có hàng trăm giao dịch mua hàng mỗi tháng, tổng thất thoát có thể trở thành vấn đề lớn.

2. Giá mua tăng nhưng chủ nhà hàng không biết

Giá nguyên vật liệu F&B thường xuyên biến động.

Ví dụ, một nguyên liệu tăng từ 100.000 đồng lên 110.000 đồng/kg, tương đương tăng 10%. Nếu nhà hàng vẫn giữ nguyên định lượng và giá bán, phần tăng này sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến Food Cost và biên lợi nhuận.

Vì vậy, kiểm soát mua hàng nhà hàng không chỉ là kiểm tra hóa đơn mà còn cần theo dõi:

Nhà cung cấp → Mặt hàng → Giá mua → Lịch sử giá → Số lượng → Chất lượng.

Khi giá mua biến động bất thường, bộ phận quản lý cần phát hiện và xử lý sớm.

3. Đặt 100 nhưng thực nhận có đúng 100?

Một trong những điểm dễ phát sinh chênh lệch là quá trình nhận hàng.

Nhà hàng đặt:

100 đơn vị

Nhà cung cấp giao:

95 đơn vị

Nhưng hóa đơn và công nợ vẫn ghi:

100 đơn vị

Nếu bộ phận đặt hàng, nhận hàng, kho và kế toán không có quy trình đối chiếu, doanh nghiệp có thể thanh toán cho cả phần hàng chưa thực nhận.

Vì vậy cần kiểm soát xuyên suốt:

Đề nghị mua → Đặt hàng → Nhận hàng → Nhập kho → Hóa đơn → Công nợ → Thanh toán

4. Mua quá nhiều cũng là một dạng lãng phí

Mua được giá rẻ chưa chắc đã giúp nhà hàng tiết kiệm.

Nếu mua quá nhu cầu:

Tồn kho tăng → Nguyên liệu lưu kho lâu → Hết hạn/hư hỏng → Hủy hàng → Food Cost tăng.

Đặc biệt với thực phẩm tươi sống, việc xác định lượng mua nên dựa trên tồn kho hiện tại, định lượng món, dự báo bán hàng và kế hoạch vận hành, thay vì mua theo cảm tính.

5. Công nợ nhà cung cấp không được đối chiếu

Một nhà hàng có thể làm việc với hàng chục nhà cung cấp.

Nếu không có hệ thống quản lý công nợ nhà cung cấp, cuối tháng dễ xuất hiện:

• Công nợ kế toán khác công nợ nhà cung cấp.
• Thiếu hóa đơn.
• Ghi nhận trùng hóa đơn.
• Thanh toán trùng.
• Thanh toán sai số tiền.
• Không biết khoản nào đến hạn.
• Không xác định được khoản nào đã thanh toán.

Đối chiếu công nợ định kỳ giúp nhà hàng phát hiện sai lệch trước khi tiền được chi ra.

6. Mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến Food Cost và lợi nhuận

Kiểm soát mua hàng không phải một quy trình độc lập.

Nó liên quan trực tiếp đến:

Giá mua → Giá vốn → Food Cost → Lợi nhuận.

Ví dụ, cùng một món ăn và cùng định lượng, nếu giá nguyên liệu đầu vào tăng nhưng doanh nghiệp không phát hiện, Food Cost sẽ tăng và lợi nhuận trên từng món sẽ giảm.

Vì vậy, muốn kiểm soát Food Cost nhà hàng, trước tiên phải kiểm soát tốt đầu vào.

---

Quy trình kiểm soát mua hàng nhà hàng nên có gì?

Một hệ thống bài bản nên kiểm soát ít nhất 7 bước:

Nhu cầu mua hàng → Đề nghị mua → Phê duyệt → Đặt hàng → Nhận & kiểm tra hàng → Ghi nhận công nợ → Thanh toán

Quan trọng hơn, cần quy định rõ:

Ai được đề nghị? → Ai được duyệt? → Ai đặt hàng? → Ai nhận hàng? → Ai kiểm tra? → Ai thanh toán?

Khi trách nhiệm và quyền hạn được phân định rõ, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát sai sót và hạn chế gian lận hơn.

ACC Training giúp nhà hàng kiểm soát mua hàng như thế nào?

ACC Training cung cấp giải pháp kế toán và quản trị tài chính chuyên biệt cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B, trong đó kiểm soát mua hàng là một phần quan trọng của hệ thống.

ACC có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Xây dựng quy trình mua hàng và phê duyệt.
• Thiết lập danh mục nhà cung cấp.
• Theo dõi và so sánh giá mua.
• Kiểm soát đơn đặt hàng và nhập hàng.
• Đối chiếu hóa đơn, hàng nhập và công nợ.
• Xây dựng quy trình thanh toán.
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp.
• Kết nối dữ liệu mua hàng với kho và Food Cost.
• Xây dựng biểu mẫu, checklist và báo cáo kiểm soát.
• Đào tạo nhân sự để doanh nghiệp tự vận hành.

ACC có thể setup hệ thống, xây dựng quy trình và đào tạo đội ngũ nội bộ, kể cả khi nhà hàng không có nhu cầu thuê dịch vụ kế toán dài hạn.

Kiểm soát đầu vào tốt – lợi nhuận mới được bảo vệ

Nhà hàng không chỉ mất tiền khi doanh thu thất thoát.

Doanh nghiệp còn có thể mất tiền ngay từ lúc đặt hàng – nhận hàng – ghi nhận công nợ – thanh toán.

Mua đúng hàng – Đúng số lượng – Đúng giá – Đúng nhà cung cấp – Thanh toán đúng.

Đó là nền tảng để nhà hàng kiểm soát chi phí, Food Cost và lợi nhuận hiệu quả hơn.

ACC TRAINING – Dịch vụ Kế toán & Quản trị tài chính dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
🌐 Website: ketoanacctraining.vn

#KiemSoatMuaHangNhaHang #QuyTrinhMuaHangNhaHang #QuanLyMuaHang #KeToanNhaHang #QuanLyCongNoNhaCungCap #FoodCostNhaHang #QuanTriTaiChinhNhaHang #DichVuKeToanNhaHang #KeToanFNB #ACCTraining