Kiểm soát báo giá: Bước quan trọng giúp doanh nghiệp mua đúng giá và tối ưu chi phí

Trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là nhà hàng, quán café và chuỗi F&B, hoạt động mua hàng diễn ra hằng ngày. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc mua đủ nguyên vật liệu mà chưa chú trọng đến kiểm soát báo giá, dẫn đến mua với giá cao hơn thị trường, phát sinh chi phí không cần thiết và giảm lợi nhuận.

Vậy kiểm soát báo giá là gì và làm thế nào để thực hiện hiệu quả?

Kiểm soát báo giá là gì?

Kiểm soát báo giá là quá trình:

Thu thập báo giá từ nhà cung cấp.
So sánh giá, chất lượng và điều kiện mua hàng.
Phê duyệt trước khi đặt hàng.
Lưu trữ lịch sử báo giá để theo dõi biến động giá.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp:

Mua đúng giá thị trường.
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Giảm chi phí mua hàng.
Hạn chế rủi ro gian lận trong quá trình mua sắm.

Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát báo giá?

Nếu không có quy trình kiểm soát báo giá, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như:

Mua nguyên liệu với giá cao hơn thị trường.
Phụ thuộc vào một nhà cung cấp.
Khó đánh giá chất lượng và chi phí.
Không phát hiện được biến động giá.
Thiếu căn cứ để phê duyệt mua hàng.

Đối với nhà hàng, chỉ cần giá nguyên vật liệu tăng vài phần trăm cũng có thể làm Food Cost tăng đáng kể và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Những yếu tố cần kiểm tra khi đánh giá báo giá

1. Giá bán

Không chỉ so sánh mức giá thấp nhất mà cần xem xét:

Giá theo đơn vị tính.
Giá theo quy cách đóng gói.
Giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế.
Giá đã bao gồm chi phí vận chuyển hay chưa.

Một báo giá thấp chưa chắc là lựa chọn tối ưu nếu phát sinh thêm nhiều chi phí khác.

2. Chất lượng hàng hóa

Doanh nghiệp cần đánh giá:

Nguồn gốc xuất xứ.
Tiêu chuẩn chất lượng.
Hạn sử dụng.
Quy cách sản phẩm.

Đặc biệt với nguyên liệu thực phẩm, chất lượng luôn cần được ưu tiên song song với giá.

3. Điều kiện thanh toán

So sánh:

Thanh toán ngay hay công nợ.
Thời hạn thanh toán.
Chính sách chiết khấu.
Điều kiện hoàn trả.

Điều kiện thanh toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn.

4. Thời gian giao hàng

Một nhà cung cấp có giá tốt nhưng giao hàng chậm có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp cần đánh giá:

Thời gian giao hàng.
Tỷ lệ giao đúng hẹn.
Khả năng đáp ứng khi phát sinh đơn hàng gấp.

5. Uy tín nhà cung cấp

Ngoài giá, cần xem xét:

Kinh nghiệm hợp tác.
Chất lượng dịch vụ.
Chính sách bảo hành hoặc đổi trả.
Khả năng cung ứng lâu dài.

Quy trình kiểm soát báo giá hiệu quả

Bước 1. Lập yêu cầu mua hàng

Bộ phận sử dụng xác định:

Tên hàng hóa.
Quy cách.
Số lượng.
Thời gian cần hàng.

Bước 2. Thu thập báo giá

Nên lấy báo giá từ ít nhất 2–3 nhà cung cấp để có cơ sở so sánh.

Bước 3. So sánh và đánh giá

Lập bảng so sánh theo các tiêu chí:

Giá.
Chất lượng.
Thời gian giao hàng.
Điều kiện thanh toán.
Chiết khấu.
Uy tín nhà cung cấp.

Bước 4. Phê duyệt

Người có thẩm quyền xem xét và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trước khi phát hành đơn đặt hàng.

Bước 5. Lưu trữ báo giá

Lưu toàn bộ báo giá theo từng nhà cung cấp và từng thời kỳ để:

Theo dõi biến động giá.
Đánh giá hiệu quả mua hàng.
Phục vụ kiểm tra và đối chiếu sau này.

Những sai lầm thường gặp khi kiểm soát báo giá

❌ Chỉ lấy báo giá từ một nhà cung cấp.

❌ Chỉ quan tâm đến giá thấp nhất.

❌ Không lưu lịch sử báo giá.

❌ Không cập nhật biến động giá thị trường.

❌ Không có quy trình phê duyệt trước khi mua hàng.

❌ Không đánh giá chất lượng sau mỗi lần mua.

Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp tăng chi phí, giảm hiệu quả vận hành và khó kiểm soát hoạt động mua sắm.

Lợi ích khi kiểm soát báo giá bài bản

Doanh nghiệp sẽ:

Giảm chi phí mua hàng.
Kiểm soát tốt Food Cost.
Minh bạch trong quy trình mua sắm.
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Hạn chế rủi ro gian lận.
Dễ dàng theo dõi biến động giá nguyên vật liệu.
Nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

ACC Training hỗ trợ xây dựng quy trình kiểm soát mua hàng và báo giá

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán và quản trị tài chính chuyên biệt cho nhà hàng, quán café và chuỗi F&B, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống mua hàng minh bạch và hiệu quả.

Chúng tôi hỗ trợ:

Thiết lập quy trình mua hàng và kiểm soát báo giá.
Xây dựng danh mục nhà cung cấp và tiêu chí đánh giá.
Thiết lập quy trình phê duyệt mua hàng.
Kiểm soát Food Cost và chi phí nguyên vật liệu.
Xây dựng Dashboard mua hàng và báo cáo quản trị.
Đồng bộ dữ liệu giữa mua hàng, kho và kế toán.

Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp F&B, ACC Training giúp doanh nghiệp mua đúng giá, kiểm soát chi phí hiệu quả và tối ưu lợi nhuận bền vững.

Liên hệ ACC TRAINING

ACC TRAINING – Dịch vụ kế toán nhà hàng & thương mại điện tử

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Địa chỉ: Hà Nội

ACC Training – Đối tác kế toán & quản trị tài chính dành riêng cho Nhà hàng, Café và Chuỗi F&B.