Kho là một trong những khu vực ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận của nhà hàng.

Mỗi ngày, nhà hàng nhập nguyên vật liệu, xuất kho để chế biến, chuyển hàng giữa các khu vực, hủy hàng, hao hụt và phát sinh tồn kho cuối kỳ.

Nếu số liệu trên hệ thống không phản ánh đúng số lượng thực tế, doanh nghiệp rất khó biết:

• Thực tế đang còn bao nhiêu hàng?
• Hàng hóa đang thất thoát ở đâu?
• Food Cost có đang tăng bất thường không?
• Số liệu tồn kho trên phần mềm có chính xác không?
• Chi phí nguyên vật liệu thực tế có đúng với định mức không?

Đó là lý do kiểm kê kho cần được thực hiện định kỳ và có quy trình rõ ràng.

KIỂM KÊ KHO LÀ GÌ?

Kiểm kê kho là quá trình kiểm đếm thực tế số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu đang tồn tại tại kho và đối chiếu với số liệu được ghi nhận trên hệ thống hoặc sổ sách.

Ví dụ:

Hệ thống ghi nhận:

Thịt bò: 50 kg

Kiểm kê thực tế:

Thịt bò: 47 kg

→ Chênh lệch: thiếu 3 kg.

Lúc này, doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân thay vì chỉ điều chỉnh số liệu để hai bên bằng nhau.

VÌ SAO NHÀ HÀNG CẦN KIỂM KÊ KHO?

1. XÁC ĐỊNH TỒN KHO THỰC TẾ

Số liệu phần mềm có thể sai nếu:

• Nhập kho thiếu.
• Xuất kho chưa ghi nhận.
• Hủy hàng chưa cập nhật.
• Chuyển kho chưa ghi nhận.
• Nhập sai đơn vị tính.
• Nhân viên thao tác sai.

Kiểm kê giúp xác định lượng hàng thực tế đang tồn.

2. PHÁT HIỆN THẤT THOÁT

Chênh lệch tồn kho có thể đến từ:

• Hao hụt tự nhiên.
• Hư hỏng.
• Hàng hết hạn.
• Sơ chế.
• Chế biến.
• Xuất dùng nhưng chưa ghi nhận.
• Nhập sai số lượng.
• Xuất sai số lượng.
• Bảo quản không đúng.
• Thất thoát.

Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề này sớm hơn.

3. KIỂM SOÁT FOOD COST

Tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá vốn.

Một công thức phổ biến:

Giá vốn nguyên vật liệu = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Tồn cuối kỳ

Nếu tồn cuối kỳ không chính xác, giá vốn và Food Cost cũng có thể bị sai lệch.

Do đó:

Kiểm kê kho → Tồn kho chính xác → Giá vốn chính xác → Food Cost chính xác

4. HẠN CHẾ HÀNG HẾT HẠN

Nhà hàng có nhiều nguyên liệu dễ hư hỏng như:

• Thịt.
• Cá.
• Hải sản.
• Rau củ.
• Sữa.
• Nước sốt.
• Đồ uống.

Kiểm kê giúp phát hiện hàng tồn lâu, hàng sắp hết hạn hoặc hàng không còn đạt tiêu chuẩn sử dụng.

NHÀ HÀNG NÊN KIỂM KÊ KHO BAO LÂU MỘT LẦN?

Không có một tần suất duy nhất phù hợp cho mọi nhà hàng.

Có thể kết hợp nhiều hình thức:

KIỂM KÊ HÀNG NGÀY

Phù hợp với các nguyên liệu:

• Giá trị cao.
• Dễ thất thoát.
• Dễ hư hỏng.
• Có lượng sử dụng lớn.

KIỂM KÊ HÀNG TUẦN

Có thể áp dụng cho nhóm nguyên liệu quan trọng hoặc nhóm có biến động lớn.

KIỂM KÊ HÀNG THÁNG

Phù hợp để đối chiếu tổng thể tồn kho và phục vụ báo cáo quản trị, kế toán.

KIỂM KÊ ĐỘT XUẤT

Có thể thực hiện khi:

• Nghi ngờ thất thoát.
• Có chênh lệch lớn.
• Thay đổi nhân sự quản lý kho.
• Bàn giao kho.
• Thay đổi nhà cung cấp.
• Có dấu hiệu bất thường.

QUY TRÌNH KIỂM KÊ KHO NHÀ HÀNG

BƯỚC 1: CHỐT THỜI ĐIỂM KIỂM KÊ

Cần xác định rõ:

• Ngày kiểm kê.
• Thời gian bắt đầu.
• Thời gian kết thúc.
• Kho nào được kiểm kê.
• Người tham gia.

Trong thời gian kiểm kê, cần hạn chế phát sinh nhập – xuất nếu có thể.

Nếu vẫn phát sinh giao dịch, phải có quy định ghi nhận rõ ràng.

BƯỚC 2: CHUẨN BỊ DANH MỤC HÀNG HÓA

Danh sách kiểm kê nên có:

• Mã hàng.
• Tên hàng.
• Đơn vị tính.
• Vị trí lưu kho.
• Số lượng trên hệ thống.
• Số lượng thực tế.
• Chênh lệch.

Nên sắp xếp danh sách theo vị trí kho để người kiểm kê dễ thực hiện.

BƯỚC 3: KIỂM ĐẾM THỰC TẾ

Người kiểm kê tiến hành:

• Cân.
• Đếm.
• Đo.
• Kiểm tra tình trạng hàng hóa.

Đặc biệt cần thống nhất đơn vị tính.

Ví dụ:

Hệ thống: kg

Nhân viên kiểm kê: bao

thì cần có quy đổi rõ ràng để tránh sai lệch.

BƯỚC 4: GHI NHẬN KẾT QUẢ

Không nên chỉ ghi số tổng.

Cần ghi chi tiết từng mặt hàng.

Ví dụ:

Mã hàng	Tên hàng	ĐVT	Sổ sách	Thực tế	Chênh lệch
NL001	Thịt bò	Kg	50	47	-3
NL002	Dầu ăn	Lít	20	19	-1
NL003	Nước ngọt	Thùng	30	30	0

Từ đó dễ dàng xác định nhóm hàng có vấn đề.

BƯỚC 5: ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU

Công thức:

Chênh lệch = Tồn thực tế – Tồn trên hệ thống

Nếu kết quả:

0 → Khớp.

Âm → Thiếu.

Dương → Thừa.

Nhưng chênh lệch không đồng nghĩa ngay với thất thoát.

Cần xác định nguyên nhân trước khi xử lý.

BƯỚC 6: XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN

Đây là bước quan trọng nhất.

Ví dụ thiếu 5 kg thịt bò có thể do:

• Xuất kho nhưng chưa ghi nhận.
• Sơ chế làm hao hụt.
• Chuyển sang bếp khác chưa cập nhật.
• Hàng hư hỏng chưa lập biên bản.
• Nhập sai số lượng.
• Sai đơn vị tính.
• Thất thoát thực tế.

Nếu chỉ điều chỉnh hệ thống giảm 5 kg mà không tìm nguyên nhân, doanh nghiệp sẽ tiếp tục gặp lại chênh lệch trong kỳ sau.

BƯỚC 7: PHÊ DUYỆT ĐIỀU CHỈNH

Sau khi xác định nguyên nhân, cần có người có thẩm quyền xem xét:

• Điều chỉnh tồn kho.
• Ghi nhận hao hụt.
• Ghi nhận hàng hủy.
• Xác định trách nhiệm.
• Điều chỉnh quy trình nếu cần.

Không nên để một người vừa kiểm kê, vừa tự điều chỉnh và tự xác nhận kết quả.

NHỮNG NGUYÊN NHÂN GÂY CHÊNH LỆCH TỒN KHO

1. SAI KHI NHẬP HÀNG

Ví dụ:

Nhà cung cấp giao 100 kg.

Nhân viên nhập hệ thống 110 kg.

Tồn kho trên hệ thống sẽ cao hơn thực tế.

2. XUẤT KHO KHÔNG ĐƯỢC GHI NHẬN

Bếp đã lấy nguyên liệu nhưng phiếu xuất chưa được cập nhật.

3. SAI ĐƠN VỊ TÍNH

Ví dụ:

1 thùng = 24 chai

Nhưng hệ thống và thực tế sử dụng hai đơn vị khác nhau mà không có quy đổi chuẩn.

4. HÀNG HỦY CHƯA ĐƯỢC GHI NHẬN

Hàng hỏng hoặc hết hạn nhưng không lập phiếu hủy.

5. HAO HỤT TRONG SƠ CHẾ

Ví dụ:

10 kg thịt nguyên liệu sau sơ chế chỉ còn 8 kg sử dụng được.

Nếu không xây dựng định mức hao hụt, rất khó phân biệt hao hụt bình thường và hao hụt bất thường.

KIỂM KÊ KHO CẦN KẾT HỢP VỚI ĐỊNH LƯỢNG

Đây là điểm rất quan trọng đối với nhà hàng.

Ví dụ:

Một món ăn sử dụng định lượng 150g thịt.

Nhà hàng bán 1.000 món.

Theo lý thuyết cần:

150 kg thịt.

Nhưng thực tế kho xuất dùng:

170 kg.

Chênh lệch:

20 kg.

Lúc này cần phân tích:

• Hao hụt sơ chế?
• Sai định lượng?
• Hàng hủy?
• Xuất kho sai?
• Thất thoát?

Do đó, hệ thống nên kết nối:

Doanh thu → Số món bán → Recipe → Định lượng → Tiêu hao lý thuyết → Tồn kho thực tế

Đây là cơ sở để kiểm soát Food Cost hiệu quả hơn.

KIỂM KÊ KHO CẦN PHÂN LOẠI HÀNG HÓA

Không phải tất cả hàng hóa đều cần kiểm kê với cùng tần suất.

Có thể phân nhóm:

NHÓM A

Giá trị cao hoặc rủi ro thất thoát cao.

→ Kiểm kê thường xuyên.

NHÓM B

Giá trị trung bình.

→ Kiểm kê định kỳ.

NHÓM C

Giá trị thấp, số lượng lớn.

→ Có thể kiểm kê theo chu kỳ phù hợp.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những nhóm có tác động lớn nhất.

NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI KIỂM KÊ

❌ Chỉ kiểm kê cuối tháng.

❌ Không chốt thời điểm kiểm kê.

❌ Vừa kiểm kê vừa nhập/xuất hàng nhưng không ghi nhận.

❌ Không thống nhất đơn vị tính.

❌ Chỉ kiểm đếm mà không phân tích chênh lệch.

❌ Điều chỉnh tồn kho ngay khi thấy sai lệch.

❌ Không xác định người chịu trách nhiệm.

❌ Không lưu biên bản kiểm kê.

❌ Không theo dõi nguyên nhân chênh lệch qua từng kỳ.

❌ Không đối chiếu tồn kho với doanh thu và định lượng.

DASHBOARD KIỂM KÊ KHO NÊN THEO DÕI GÌ?

Đối với nhà hàng và chuỗi F&B, có thể xây dựng Dashboard gồm:

📦 Tổng giá trị tồn kho.

📊 Tỷ lệ khớp tồn kho.

⚠️ Tổng giá trị chênh lệch.

🔻 Giá trị hàng thiếu.

🔺 Giá trị hàng thừa.

🗑️ Giá trị hàng hủy.

🥩 Nhóm nguyên liệu có chênh lệch lớn.

🏪 Chênh lệch theo chi nhánh.

📅 Chênh lệch theo kỳ.

📈 Xu hướng Food Cost.

🔎 Top nguyên liệu có biến động bất thường.

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp không chỉ biết “kho đang lệch”, mà còn biết lệch ở đâu, lệch bao nhiêu và nguyên nhân có thể nằm ở đâu.

KIỂM KÊ KHO CHO CHUỖI F&B

Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, kiểm kê càng cần được chuẩn hóa.

Mỗi chi nhánh nên có:

• Danh mục hàng hóa thống nhất.
• Đơn vị tính thống nhất.
• Quy trình kiểm kê giống nhau.
• Biểu mẫu chung.
• Thời điểm chốt dữ liệu rõ ràng.
• Người thực hiện.
• Người kiểm tra.
• Người phê duyệt.

Sau đó có thể tổng hợp:

Chi nhánh → Kho → Nhóm hàng → Mặt hàng → Chênh lệch

Điều này giúp chủ doanh nghiệp so sánh hiệu quả quản lý kho giữa các chi nhánh.

ACC TRAINING HỖ TRỢ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT KHO

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán và quản trị tài chính chuyên biệt cho nhà hàng, café và chuỗi F&B.

Chúng tôi hỗ trợ:

✔️ Xây dựng quy trình kiểm kê kho.
✔️ Chuẩn hóa danh mục hàng hóa và đơn vị tính.
✔️ Xây dựng biểu mẫu kiểm kê.
✔️ Thiết lập quy trình nhập – xuất – tồn.
✔️ Kiểm soát hao hụt và hàng hủy.
✔️ Đối chiếu tồn kho thực tế với hệ thống.
✔️ Phân tích nguyên nhân chênh lệch.
✔️ Kết nối tồn kho với Recipe và định lượng.
✔️ Theo dõi Food Cost.
✔️ Xây dựng Dashboard tồn kho và chênh lệch.
✔️ Chuẩn hóa quy trình kiểm kê cho chuỗi F&B.

Mục tiêu không chỉ là “đếm hàng”, mà là xây dựng một hệ thống giúp doanh nghiệp:

Biết hàng đang ở đâu → Có bao nhiêu → Tiêu hao thế nào → Chênh lệch ở đâu → Nguyên nhân là gì → Ai chịu trách nhiệm → Cần xử lý thế nào.

KẾT LUẬN

Kiểm kê kho không đơn thuần là công việc đếm số lượng hàng hóa.

Đối với nhà hàng, đây là một công cụ quan trọng để kiểm soát:

• Tồn kho.
• Hao hụt.
• Thất thoát.
• Giá vốn.
• Food Cost.
• Dòng tiền.
• Hiệu quả vận hành.

Một quy trình tốt nên kết nối:

MUA HÀNG → NHẬP KHO → XUẤT KHO → CHẾ BIẾN → BÁN HÀNG → TỒN KHO → KIỂM KÊ → ĐỐI CHIẾU

Khi kiểm kê được thực hiện thường xuyên và chênh lệch được phân tích đúng nguyên nhân, chủ nhà hàng sẽ có dữ liệu đáng tin cậy hơn để kiểm soát chi phí và lợi nhuận.

Đặc biệt với chuỗi F&B, chuẩn hóa kiểm kê ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hàng hóa giữa các chi nhánh và phát hiện bất thường nhanh hơn.

---

ACC TRAINING – DỊCH VỤ KẾ TOÁN & QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DÀNH RIÊNG CHO NHÀ HÀNG, CAFÉ & CHUỖI F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Đồng hành cùng nhà hàng kiểm soát tồn kho, Food Cost và xây dựng hệ thống quản trị bài bản.