Kế toán Zalo Shop: Quản lý doanh thu, đơn hàng và dòng tiền như thế nào?

Zalo ngày càng được nhiều shop và doanh nghiệp sử dụng để giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ bán hàng. Với Zalo Official Account (OA), doanh nghiệp có thể triển khai các hoạt động tương tác, chăm sóc khách hàng và kết nối người dùng với hoạt động mua sắm. Zalo cũng cung cấp các dịch vụ OA và tin nhắn dành cho doanh nghiệp.

Khi số lượng khách hàng và đơn hàng tăng lên, việc chỉ quản lý bằng tin nhắn Zalo, Excel hoặc ghi chép thủ công sẽ dễ phát sinh sai lệch.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kế toán và đối soát riêng cho kênh Zalo Shop.

1. Kế toán Zalo Shop là gì?

Kế toán Zalo Shop là việc quản lý toàn bộ dữ liệu tài chính phát sinh từ hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và Marketing thông qua Zalo.

Công việc có thể bao gồm:

  • Theo dõi đơn hàng.
  • Ghi nhận doanh thu.
  • Quản lý phương thức thanh toán.
  • Đối soát chuyển khoản.
  • Theo dõi COD.
  • Quản lý hàng hoàn, hàng hủy.
  • Theo dõi giá vốn.
  • Quản lý tồn kho.
  • Kiểm soát chi phí quảng cáo và Marketing.
  • Theo dõi công nợ.
  • Quản lý dòng tiền.
  • Tính toán lợi nhuận.
  • Quản lý chứng từ và dữ liệu phục vụ công tác kế toán, thuế.

Mục tiêu không chỉ là biết Zalo bán được bao nhiêu mà phải biết:

Doanh thu bao nhiêu → Chi phí bao nhiêu → Tiền thực nhận bao nhiêu → Lợi nhuận thực tế còn bao nhiêu?

2. Vì sao bán hàng qua Zalo cần quản lý kế toán?

Với shop nhỏ, một nhân viên có thể vừa tư vấn, vừa chốt đơn, vừa kiểm tra thanh toán.

Nhưng khi số lượng đơn hàng tăng, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều vấn đề:

❌ Khách đã chuyển khoản nhưng chưa cập nhật đơn.

❌ Đơn hàng được ghi nhận nhưng chưa thu tiền.

❌ Một khách hàng có nhiều đơn nhưng không được tổng hợp.

❌ Hàng đã giao nhưng chưa ghi nhận doanh thu.

❌ Hàng hoàn chưa được cập nhật vào kho.

❌ Không biết tổng doanh thu từ Zalo.

❌ Không biết lợi nhuận thực tế của kênh Zalo.

❌ Chi phí Marketing tăng nhưng chưa đánh giá được hiệu quả.

Nếu không có hệ thống đối soát, các sai lệch nhỏ có thể tích lũy thành khoản lớn.

3. Quản lý đơn hàng từ Zalo

Đơn hàng là dữ liệu đầu vào quan trọng của kế toán bán hàng.

Doanh nghiệp nên theo dõi:

  • Mã đơn hàng.
  • Ngày đặt hàng.
  • Tên khách hàng.
  • Sản phẩm.
  • Số lượng.
  • Đơn giá.
  • Chiết khấu.
  • Phí vận chuyển.
  • Tổng tiền.
  • Phương thức thanh toán.
  • Trạng thái đơn hàng.

Đặc biệt cần phân loại rõ:

Đơn mới → Đã xác nhận → Đang giao → Giao thành công → Hoàn → Hủy

Không nên lấy toàn bộ tin nhắn hoặc số đơn phát sinh làm doanh thu.

4. Đối soát doanh thu Zalo

Doanh nghiệp cần xác định chính xác doanh thu phát sinh từ Zalo.

Quy trình nên được thực hiện:

Đơn hàng → Trạng thái đơn → Doanh thu → Thanh toán → Kế toán

Ví dụ:

Trong tháng Zalo phát sinh 500 đơn.

Nhưng:

  • 450 đơn giao thành công.
  • 30 đơn hủy.
  • 20 đơn hoàn.

Doanh thu thực tế cần được xác định dựa trên trạng thái cuối cùng của đơn hàng và chính sách ghi nhận doanh thu áp dụng cho doanh nghiệp.

Việc này giúp hạn chế tình trạng doanh thu trên hệ thống bán hàng không khớp với số liệu kế toán.

5. Đối soát chuyển khoản từ khách hàng

Đây là một trong những công việc quan trọng khi bán hàng trực tiếp qua Zalo.

Khách hàng có thể chuyển tiền vào:

  • Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
  • Tài khoản được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
  • Cổng thanh toán.
  • Các phương thức thanh toán khác.

Kế toán cần đối chiếu:

Đơn hàng → Số tiền phải thu → Số tiền khách chuyển → Ngân hàng → Trạng thái thanh toán

Ví dụ:

Đơn hàng trị giá 1.500.000 đồng.

Ngân hàng nhận:

1.500.000 đồng.

Đơn hàng có thể được xác nhận đã thanh toán.

Nhưng nếu ngân hàng nhận 1.000.000 đồng, cần xác định:

  • Khách chuyển thiếu?
  • Khách thanh toán nhiều đơn cùng lúc?
  • Có chiết khấu?
  • Nhân viên nhập sai?
  • Hay khoản tiền thuộc đơn hàng khác?

6. Quản lý COD cho đơn hàng Zalo

Nếu shop sử dụng COD, việc kiểm soát càng cần chặt chẽ.

Quy trình:

Đơn hàng Zalo → Đóng hàng → Giao hàng → Giao thành công → Thu tiền → Đối soát → Nhận tiền

Doanh nghiệp cần theo dõi:

  • Tổng tiền COD phải thu.
  • Số tiền đơn vị vận chuyển đã thu.
  • Số tiền đã chuyển về.
  • Tiền đang chờ.
  • Đơn hoàn.
  • Phí vận chuyển.
  • Phí hoàn hàng nếu có.

Không nên ghi nhận “đã thu tiền” chỉ vì đơn hàng đã giao thành công.

7. Quản lý hàng hoàn và hàng hủy

Bán hàng qua Zalo vẫn có thể phát sinh tỷ lệ hoàn, hủy đáng kể.

Một đơn hàng có thể trải qua:

Đặt hàng → Đóng gói → Giao → Không nhận → Hoàn → Nhập kho

Nếu không cập nhật kịp thời, hệ thống có thể xảy ra:

  • Đã ghi nhận bán nhưng hàng đã quay về.
  • Kho chưa nhận lại hàng hoàn.
  • Hàng hoàn không được kiểm tra chất lượng.
  • Tiền hoàn khách chưa được đối soát.

Do đó nên có báo cáo riêng:

Đơn hoàn → Giá trị hàng → Tình trạng hàng → Nhập lại kho → Xử lý tiền

8. Quản lý giá vốn và tồn kho

Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao.

Ví dụ:

Giá bán:

500.000 đồng

Giá vốn:

250.000 đồng

Nhưng doanh nghiệp còn phát sinh:

  • Quảng cáo.
  • Vận chuyển.
  • Đóng gói.
  • Nhân sự.
  • Chi phí Marketing.
  • Chi phí quản lý.

Do đó, lợi nhuận thực tế sẽ thấp hơn phần chênh lệch giữa giá bán và giá vốn.

ACC Training hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi:

  • Nhập kho.
  • Xuất kho.
  • Tồn kho.
  • Hàng hoàn.
  • Hàng lỗi.
  • Giá vốn.

Từ đó xác định chính xác hơn hiệu quả của từng sản phẩm.

9. Kiểm soát chi phí Marketing trên Zalo

Zalo có thể được sử dụng để chăm sóc khách hàng, gửi thông tin và triển khai hoạt động Marketing. Zalo hiện cung cấp nhiều dịch vụ dành cho doanh nghiệp, bao gồm OA và các dịch vụ tin nhắn; bảng giá dịch vụ OA được Zalo công bố theo từng thời kỳ.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

  • Chi phí duy trì OA.
  • Chi phí tin nhắn.
  • Chi phí quảng cáo.
  • Chi phí sản xuất nội dung.
  • Chi phí KOL/KOC.
  • Chi phí khuyến mại.
  • Chi phí chăm sóc khách hàng.

Từ đó đánh giá:

Chi phí Marketing → Doanh thu tạo ra → Giá vốn → Lợi nhuận

10. Theo dõi chi phí Zalo OA và các dịch vụ liên quan

Nếu doanh nghiệp sử dụng Zalo Official Account, cần lưu ý rằng Zalo có các gói dịch vụ OA, tính năng và dịch vụ tin nhắn với mức phí được công bố theo từng thời kỳ. Ví dụ bảng giá áp dụng từ 01/06/2026 của Zalo Platforms có các gói OA và dịch vụ tin nhắn với mức giá cụ thể.

Vì vậy, kế toán nên lưu:

  • Hóa đơn/chứng từ.
  • Bảng kê dịch vụ.
  • Thông tin gói dịch vụ.
  • Thời gian sử dụng.
  • Số tiền thanh toán.
  • Phương thức thanh toán.

Không nên chỉ lưu ảnh chụp màn hình giao dịch mà thiếu hồ sơ liên quan.

11. Quản lý công nợ khách hàng

Với những shop bán sỉ hoặc khách hàng doanh nghiệp thông qua Zalo, công nợ có thể phát sinh thường xuyên.

Kế toán cần theo dõi:

  • Khách hàng.
  • Tổng giá trị đơn hàng.
  • Đã thanh toán.
  • Còn phải thu.
  • Ngày đến hạn.
  • Lịch sử thanh toán.

Báo cáo công nợ cần trả lời được:

Khách nào đang nợ?

Nợ bao nhiêu?

Nợ từ thời điểm nào?

Khi nào cần thu?

12. Theo dõi lợi nhuận từ Zalo

Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của kế toán là giúp doanh nghiệp biết Zalo có thực sự mang lại lợi nhuận hay không.

Có thể xây dựng báo cáo:

Doanh thu

  • Doanh thu theo ngày.
  • Doanh thu theo tháng.
  • Doanh thu theo sản phẩm.
  • Doanh thu theo nhân viên.

Chi phí

  • Giá vốn.
  • Marketing.
  • Quảng cáo.
  • Vận chuyển.
  • Đóng gói.
  • Chi phí Zalo.
  • Nhân sự.

Lợi nhuận

Doanh thu – Giá vốn – Chi phí = Lợi nhuận

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác hơn hiệu quả của kênh bán hàng.

13. Zalo Shop có nên quản lý chung với các kênh khác?

Có.

Nếu doanh nghiệp đồng thời bán trên:

  • Zalo.
  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.
  • Website.
  • Facebook.
  • Instagram.

thì nên xây dựng một hệ thống kế toán đa kênh.

Ví dụ:

Chỉ tiêuZaloShopeeTikTok ShopWebsite
Doanh thu✓✓✓✓
Đơn hàng✓✓✓✓
Giá vốn✓✓✓✓
Chi phí✓✓✓✓
Lợi nhuận✓✓✓✓
Dòng tiền✓✓✓✓

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể biết kênh nào đang:

  • Tạo nhiều doanh thu.
  • Tạo nhiều lợi nhuận.
  • Có chi phí cao.
  • Có tỷ lệ hoàn cao.
  • Cần được tối ưu.

14. Báo cáo kế toán Zalo Shop nên có những gì?

Một hệ thống báo cáo cơ bản có thể gồm:

Báo cáo doanh thu

  • Tổng doanh thu.
  • Số đơn hàng.
  • Doanh thu theo sản phẩm.
  • Doanh thu theo nhân viên.

Báo cáo thanh toán

  • Chuyển khoản.
  • COD.
  • Tiền đã nhận.
  • Tiền đang chờ.

Báo cáo tồn kho

  • Nhập.
  • Xuất.
  • Hoàn.
  • Tồn.

Báo cáo chi phí

  • Giá vốn.
  • Marketing.
  • Vận chuyển.
  • Zalo.
  • Nhân sự.

Báo cáo lợi nhuận

  • Doanh thu.
  • Giá vốn.
  • Chi phí.
  • Lợi nhuận.

Báo cáo công nợ

  • Phải thu.
  • Đã thu.
  • Còn phải thu.
  • Quá hạn.

15. Quy trình kế toán Zalo Shop

ACC Training đề xuất doanh nghiệp thực hiện theo quy trình:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Tổng hợp đơn từ Zalo và hệ thống bán hàng.

Bước 2: Xác nhận trạng thái

Phân loại đơn:

Đã xác nhận – Đang giao – Thành công – Hủy – Hoàn

Bước 3: Kiểm tra thanh toán

Đối chiếu chuyển khoản, COD và các phương thức thanh toán.

Bước 4: Kiểm soát kho

Đối chiếu số lượng hàng xuất và hàng hoàn.

Bước 5: Ghi nhận doanh thu

Ghi nhận theo chính sách kế toán và bản chất giao dịch.

Bước 6: Ghi nhận giá vốn

Xác định giá vốn hàng bán.

Bước 7: Tổng hợp chi phí

Phân loại Marketing, vận chuyển, Zalo và các chi phí liên quan.

Bước 8: Lập báo cáo

Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền và công nợ.

16. Những sai lầm thường gặp khi bán hàng qua Zalo

❌ Chỉ quản lý đơn hàng bằng tin nhắn.

❌ Không đối chiếu chuyển khoản.

❌ Không quản lý COD.

❌ Không cập nhật hàng hoàn.

❌ Không theo dõi tồn kho.

❌ Không tính đầy đủ giá vốn.

❌ Không phân loại chi phí Marketing.

❌ Không biết doanh thu thực tế từ Zalo.

❌ Không biết lợi nhuận của từng sản phẩm.

❌ Không phân biệt doanh thu Zalo với doanh thu các kênh khác.

17. Khi nào shop bán hàng qua Zalo nên thuê dịch vụ kế toán?

Shop nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán khi:

  • Số lượng đơn hàng tăng nhanh.
  • Có nhiều nhân viên chốt đơn.
  • Có nhiều sản phẩm.
  • Có kho hàng.
  • Có COD.
  • Có nhiều giao dịch chuyển khoản.
  • Bán hàng đa kênh.
  • Phát sinh công nợ.
  • Chi phí Marketing lớn.
  • Chủ shop không biết lợi nhuận thực tế.

Đặc biệt, nếu Zalo chỉ là một trong nhiều kênh bán hàng, việc quản lý tập trung sẽ giúp giảm đáng kể thời gian tổng hợp dữ liệu.

18. ACC Training hỗ trợ kế toán Zalo Shop như thế nào?

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý Zalo cùng các kênh bán hàng khác.

Đối soát Zalo

  • Đơn hàng.
  • Doanh thu.
  • Chuyển khoản.
  • COD.
  • Hàng hoàn.
  • Công nợ.

Quản lý hàng hóa

  • Nhập kho.
  • Xuất kho.
  • Tồn kho.
  • Hàng hoàn.
  • Giá vốn.

Quản lý tài chính

  • Doanh thu.
  • Chi phí.
  • Công nợ.
  • Dòng tiền.
  • Lợi nhuận.

Kế toán đa kênh

  • Zalo.
  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.
  • Website.
  • Facebook.
  • Instagram.

Báo cáo quản trị

  • Báo cáo doanh thu.
  • Báo cáo chi phí.
  • Báo cáo lợi nhuận.
  • Báo cáo tồn kho.
  • Báo cáo công nợ.
  • Báo cáo dòng tiền.
  • Dashboard quản trị.

Kết luận

Bán hàng qua Zalo có thể bắt đầu rất đơn giản, nhưng khi số lượng khách hàng và đơn hàng tăng lên, việc quản lý bằng tin nhắn và Excel sẽ dần bộc lộ nhiều hạn chế.

Một hệ thống kế toán Zalo Shop cần kiểm soát xuyên suốt:

Đơn hàng → Doanh thu → Thanh toán → Kho → Giá vốn → Chi phí → Công nợ → Dòng tiền → Lợi nhuận

Đừng chỉ quan tâm:

“Zalo tháng này bán được bao nhiêu?”

Hãy biết:

“Zalo mang về bao nhiêu doanh thu, phát sinh bao nhiêu chi phí và thực tế tạo ra bao nhiêu lợi nhuận?”

ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử

ACC Training đồng hành cùng shop và doanh nghiệp bán hàng online trong:

  • Kế toán Zalo Shop.
  • Đối soát doanh thu đa kênh.
  • Đối soát Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki.
  • Đối soát Website, Facebook, Instagram.
  • Đối soát COD và ngân hàng.
  • Quản lý giá vốn và tồn kho.
  • Quản lý công nợ và dòng tiền.
  • Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
  • Kê khai thuế và báo cáo tài chính.

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Giúp shop online kiểm soát đúng doanh thu, dòng tiền và lợi nhuận.

Lưu ý: “Zalo Shop” trong bài được sử dụng theo nghĩa kênh bán hàng trên Zalo/Zalo Official Account. Tên gọi, tính năng và biểu phí dịch vụ của Zalo có thể thay đổi theo từng thời kỳ; doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách và bảng giá hiện hành khi triển khai.

HomeCourses
Search

Search