Kế toán Instagram là gì? Doanh nghiệp bán hàng trên Instagram cần quản lý những gì?

Kế toán Instagram là gì? Doanh nghiệp bán hàng trên Instagram cần quản lý những gì?

Instagram không chỉ là nền tảng xây dựng thương hiệu mà còn trở thành một kênh bán hàng quan trọng đối với nhiều shop và doanh nghiệp, đặc biệt trong các lĩnh vực thời trang, mỹ phẩm, phụ kiện, F&B và các sản phẩm tiêu dùng.

Doanh nghiệp có thể bán hàng thông qua:

  • Instagram Shop
  • Bài đăng trên Instagram
  • Instagram Stories
  • Instagram Reels
  • Livestream
  • Tin nhắn Direct Message (DM)
  • Quảng cáo Instagram
  • Khách hàng được điều hướng từ Instagram sang Website

Khi số lượng đơn hàng tăng, việc chỉ quản lý bằng tin nhắn, Excel hoặc phần mềm bán hàng đơn giản sẽ dần trở nên khó kiểm soát.

Đó là lúc doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kế toán và quản trị riêng cho kênh Instagram.

Kế toán Instagram là gì?

Kế toán Instagram là quá trình quản lý, kiểm tra và đối soát toàn bộ dữ liệu tài chính phát sinh từ hoạt động bán hàng và Marketing trên Instagram.

Công việc không chỉ là ghi nhận doanh thu mà còn bao gồm:

  • Theo dõi đơn hàng.
  • Ghi nhận doanh thu.
  • Đối soát thanh toán.
  • Quản lý COD.
  • Theo dõi hàng hoàn, hàng hủy.
  • Quản lý chi phí quảng cáo Instagram.
  • Theo dõi giá vốn.
  • Quản lý tồn kho.
  • Theo dõi công nợ.
  • Kiểm soát dòng tiền.
  • Phân tích lợi nhuận.
  • Kê khai thuế và lập báo cáo tài chính.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp biết chính xác:

Instagram mang lại bao nhiêu doanh thu – phát sinh bao nhiêu chi phí – và thực tế tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.

Vì sao doanh nghiệp bán hàng trên Instagram cần quản lý kế toán?

1. Doanh thu Instagram có thể đến từ nhiều nguồn

Một khách hàng có thể nhìn thấy sản phẩm trên Instagram rồi:

  • Nhắn tin đặt hàng.
  • Bấm link đến Website.
  • Chuyển khoản trực tiếp.
  • Đặt hàng qua nhân viên.
  • Đặt hàng qua nền tảng bán hàng khác.

Nếu không có quy trình ghi nhận thống nhất, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót hoặc ghi nhận trùng doanh thu.

2. Instagram thường đi cùng hoạt động quảng cáo

Nhiều doanh nghiệp sử dụng Instagram Ads để tăng lượng khách hàng và đơn hàng.

Các khoản chi phí có thể bao gồm:

  • Chi phí quảng cáo.
  • Chi phí sản xuất nội dung.
  • Chi phí KOL/KOC.
  • Chi phí thuê Influencer.
  • Chi phí Affiliate.
  • Chi phí chụp ảnh, quay video.

Do đó, chỉ nhìn vào doanh thu Instagram là chưa đủ.

Doanh nghiệp cần biết:

Chi 10 triệu đồng Marketing → tạo ra bao nhiêu doanh thu → sau khi trừ giá vốn và các chi phí khác còn lại bao nhiêu lợi nhuận?

3. Đơn hàng từ Instagram có thể phát sinh qua nhiều hình thức thanh toán

Khách hàng có thể thanh toán bằng:

  • Chuyển khoản ngân hàng.
  • COD.
  • Ví điện tử.
  • Cổng thanh toán.
  • Thanh toán qua Website.

Doanh nghiệp cần đối chiếu giữa:

Đơn hàng → Hình thức thanh toán → Số tiền phải thu → Số tiền thực nhận

Nếu không thực hiện thường xuyên, rất dễ xảy ra chênh lệch.

4. Kiểm soát hàng hoàn và hàng hủy

Đối với bán hàng online, không phải đơn hàng nào cũng trở thành doanh thu cuối cùng.

Có thể phát sinh:

  • Khách hủy đơn.
  • Giao hàng không thành công.
  • Khách từ chối nhận.
  • Hàng hoàn.
  • Đổi hàng.
  • Hoàn tiền.

Do đó, doanh nghiệp cần phân loại trạng thái đơn hàng trước khi ghi nhận và đối soát doanh thu.

5. Quản lý giá vốn và tồn kho

Một sản phẩm bán được trên Instagram cần được liên kết với dữ liệu kho và giá vốn.

Ví dụ:

Sản phẩm A:

Giá bán: 500.000 đồng
Giá vốn: 250.000 đồng

Nếu doanh nghiệp tiếp tục phát sinh:

  • Chi phí quảng cáo.
  • Phí đóng gói.
  • Phí vận chuyển.
  • Chi phí nhân sự.
  • Chi phí Marketing.

thì lợi nhuận thực tế sẽ thấp hơn 250.000 đồng.

Vì vậy, muốn biết sản phẩm Instagram có thực sự hiệu quả hay không, doanh nghiệp phải quản lý cả giá vốn và các chi phí liên quan.

Kế toán Instagram cần theo dõi những dữ liệu nào?

1. Dữ liệu đơn hàng

  • Mã đơn hàng.
  • Ngày bán.
  • Sản phẩm.
  • Số lượng.
  • Giá bán.
  • Chiết khấu.
  • Trạng thái đơn hàng.
  • Phương thức thanh toán.

2. Dữ liệu doanh thu

Theo dõi:

  • Doanh thu theo ngày.
  • Doanh thu theo tháng.
  • Doanh thu theo sản phẩm.
  • Doanh thu theo chiến dịch.
  • Doanh thu từ Instagram.

3. Dữ liệu chi phí

Bao gồm:

  • Quảng cáo.
  • KOL/KOC.
  • Affiliate.
  • Vận chuyển.
  • Đóng gói.
  • Giá vốn.
  • Nhân sự.
  • Chi phí vận hành.

4. Dữ liệu thanh toán

  • Chuyển khoản.
  • COD.
  • Ví điện tử.
  • Cổng thanh toán.
  • Tiền đang chờ nhận.

5. Dữ liệu kho

  • Nhập kho.
  • Xuất kho.
  • Hàng hoàn.
  • Hàng lỗi.
  • Tồn kho.
  • Giá vốn.

Quy trình kế toán Instagram

Bước 1: Thu thập dữ liệu bán hàng

Tổng hợp dữ liệu từ Instagram, Website, phần mềm bán hàng và các kênh liên quan.

Bước 2: Kiểm tra đơn hàng

Phân loại:

  • Đơn thành công.
  • Đơn đang giao.
  • Đơn hủy.
  • Đơn hoàn.

Bước 3: Đối soát doanh thu

Kiểm tra doanh thu với:

  • Đơn hàng.
  • Hóa đơn.
  • Thanh toán.
  • Ngân hàng.

Bước 4: Đối soát COD

Nếu có COD, cần kiểm tra:

Đơn hàng → Đơn vị vận chuyển → Tiền thu hộ → Tiền chuyển về

Bước 5: Ghi nhận giá vốn

Xác định giá vốn của sản phẩm đã bán.

Bước 6: Tổng hợp chi phí

Theo dõi riêng:

  • Quảng cáo Instagram.
  • Marketing.
  • Vận chuyển.
  • Đóng gói.
  • Nhân sự.
  • Chi phí vận hành.

Bước 7: Tính lợi nhuận

Có thể phân tích:

Doanh thu – Giá vốn – Chi phí = Lợi nhuận

Từ đó xác định hiệu quả thực tế của hoạt động bán hàng.

Instagram và Website có nên được quản lý chung?

Có.

Nếu doanh nghiệp sử dụng Instagram để kéo khách về Website, hai kênh này nên được liên kết trong hệ thống quản trị.

Ví dụ:

Khách xem Instagram
↓
Nhấn quảng cáo
↓
Truy cập Website
↓
Đặt hàng
↓
Thanh toán
↓
Giao hàng
↓
Ghi nhận doanh thu

Nếu chỉ theo dõi riêng Instagram mà không liên kết với Website, doanh nghiệp có thể khó đánh giá chính xác hiệu quả Marketing.

Instagram có nên được phân tích riêng trong báo cáo lợi nhuận?

Nên.

Doanh nghiệp có thể xây dựng báo cáo theo:

Theo kênh

  • Instagram.
  • Facebook.
  • Website.
  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.

Theo sản phẩm

  • Doanh thu.
  • Giá vốn.
  • Chi phí.
  • Lợi nhuận.

Theo Marketing

  • Chi phí quảng cáo.
  • Doanh thu.
  • ROI.
  • ROAS.
  • Lợi nhuận.

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể biết Instagram đang đóng góp như thế nào vào tổng hoạt động kinh doanh.

Những sai lầm thường gặp khi bán hàng trên Instagram

❌ Chỉ theo dõi số lượng đơn hàng.

❌ Không ghi nhận đầy đủ doanh thu từ Instagram.

❌ Không đối soát chuyển khoản.

❌ Không theo dõi COD.

❌ Không tính chi phí quảng cáo vào hiệu quả kinh doanh.

❌ Không theo dõi giá vốn từng sản phẩm.

❌ Không quản lý hàng hoàn.

❌ Không phân biệt doanh thu Instagram và doanh thu Website.

❌ Không có báo cáo lợi nhuận theo kênh.

❌ Chỉ nhìn vào doanh thu mà không biết lợi nhuận thực tế.

Báo cáo kế toán Instagram nên có những gì?

Một hệ thống báo cáo phù hợp có thể bao gồm:

Báo cáo doanh thu

  • Tổng doanh thu.
  • Số đơn hàng.
  • Giá trị đơn hàng trung bình.
  • Doanh thu theo sản phẩm.

Báo cáo chi phí

  • Chi phí quảng cáo.
  • Chi phí vận chuyển.
  • Giá vốn.
  • Chi phí Marketing.

Báo cáo lợi nhuận

  • Lợi nhuận gộp.
  • Lợi nhuận sau chi phí.
  • Biên lợi nhuận.
  • Lợi nhuận theo sản phẩm.

Báo cáo dòng tiền

  • Tiền ngân hàng.
  • Tiền COD.
  • Tiền đang chờ nhận.
  • Tiền phải thu.
  • Tiền phải trả.

Báo cáo quản trị

  • Hiệu quả Instagram.
  • ROI quảng cáo.
  • Doanh thu theo kênh.
  • Lợi nhuận theo kênh.

Lợi ích khi xây dựng hệ thống kế toán Instagram

Quản lý tốt dữ liệu Instagram giúp doanh nghiệp:

✅ Kiểm soát doanh thu chính xác.

✅ Không bỏ sót đơn hàng.

✅ Đối soát thanh toán hiệu quả.

✅ Kiểm soát chi phí quảng cáo.

✅ Quản lý giá vốn và tồn kho.

✅ Theo dõi dòng tiền.

✅ Đánh giá lợi nhuận theo sản phẩm.

✅ Đánh giá hiệu quả từng kênh Marketing.

✅ Có dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh.

Dịch vụ kế toán Instagram tại ACC Training

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử cho doanh nghiệp bán hàng đa kênh.

Chúng tôi hỗ trợ:

Đối soát doanh thu

  • Instagram.
  • Facebook.
  • Website.
  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.

Đối soát thanh toán

  • Ngân hàng.
  • COD.
  • Ví điện tử.
  • Cổng thanh toán.

Quản lý tài chính

  • Doanh thu.
  • Giá vốn.
  • Chi phí.
  • Tồn kho.
  • Công nợ.
  • Dòng tiền.

Báo cáo quản trị

  • Báo cáo doanh thu.
  • Báo cáo lãi lỗ.
  • Báo cáo dòng tiền.
  • Báo cáo tồn kho.
  • Báo cáo công nợ.
  • Báo cáo chi phí quảng cáo.
  • Báo cáo ROI.
  • Dashboard quản trị.

Kế toán và thuế

  • Kê khai thuế.
  • Lập báo cáo tài chính.
  • Hoàn thiện hồ sơ kế toán.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán Instagram?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán khi:

  • Số lượng đơn hàng tăng nhanh.
  • Instagram là một kênh bán hàng chính.
  • Có nhiều kênh bán hàng cùng lúc.
  • Chi phí quảng cáo ngày càng lớn.
  • Có nhiều nhân sự vận hành.
  • Tồn kho khó kiểm soát.
  • Không xác định được lợi nhuận thực tế.
  • Chủ doanh nghiệp mất nhiều thời gian tổng hợp số liệu.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang bán hàng trên Instagram kết hợp với Website, Facebook và các sàn thương mại điện tử, việc có một hệ thống kế toán tập trung sẽ giúp giảm đáng kể việc tổng hợp và đối soát thủ công.

Kết luận

Instagram có thể mang lại doanh thu lớn, nhưng để biết kênh này thực sự hiệu quả hay không, doanh nghiệp cần nhìn xa hơn số lượng đơn hàng.

Cần quản lý toàn bộ chuỗi:

Đơn hàng → Doanh thu → Thanh toán → Giá vốn → Chi phí → Lợi nhuận → Dòng tiền

Một hệ thống kế toán Instagram bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được số liệu, đánh giá chính xác hiệu quả bán hàng và có cơ sở để tối ưu hoạt động kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang bán hàng trên Instagram và nhiều kênh khác, ACC Training có thể đồng hành xây dựng hệ thống kế toán và báo cáo quản trị phù hợp với mô hình thực tế.

Liên hệ ACC Training

ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Giải pháp kế toán thương mại điện tử giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, chi phí, dòng tiền và lợi nhuận.

HomeCourses
Search

Search