Trong hoạt động nhà hàng, nguyên vật liệu và hàng hóa được sử dụng liên tục mỗi ngày.

Thịt, cá, rau củ, đồ uống, gia vị, bao bì, vật tư tiêu hao… đều cần được mua đúng thời điểm để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.

Tuy nhiên, nếu nhân viên có nhu cầu gì thì tự liên hệ nhà cung cấp và mua ngay, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng:

• Mua hàng vượt nhu cầu.
• Tồn kho quá nhiều.
• Thiếu nguyên liệu vào giờ cao điểm.
• Giá mua giữa các lần không thống nhất.
• Mua hàng không đúng nhà cung cấp.
• Không có người phê duyệt.
• Hóa đơn không khớp với hàng thực tế.
• Phát sinh chi phí nhưng không rõ ai đề xuất.
• Không kiểm soát được ngân sách mua hàng.

Đó là lý do nhà hàng cần xây dựng quy trình đề nghị mua hàng rõ ràng.

Một quy trình tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát từ:

Nhu cầu → Đề nghị mua → Phê duyệt → Báo giá → Đặt hàng → Nhận hàng → Nhập kho → Hóa đơn → Thanh toán

1. Đề Nghị Mua Hàng Là Gì?

Đề nghị mua hàng là yêu cầu được lập bởi bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ nhằm đề xuất doanh nghiệp thực hiện việc mua sắm.

Ví dụ:

Kho phát hiện thịt bò sắp hết.

Nhân viên kho lập đề nghị:

• Tên hàng: Thịt bò.
• Số lượng tồn: 20kg.
• Tồn tối thiểu: 30kg.
• Số lượng đề nghị mua: 50kg.
• Thời gian cần hàng: Ngày 05/09.
• Lý do: Đáp ứng nhu cầu bán hàng dự kiến.
• Nhà cung cấp đề xuất: Nhà cung cấp A.

Sau đó đề nghị được kiểm tra và phê duyệt trước khi đặt hàng.

Như vậy, doanh nghiệp không mua hàng chỉ vì “nhân viên thấy cần”, mà dựa trên nhu cầu và dữ liệu cụ thể.

2. Vì Sao Nhà Hàng Cần Quy Trình Đề Nghị Mua Hàng?

Kiểm Soát Nhu Cầu Mua

Không phải hàng nào sắp hết cũng cần mua ngay với số lượng lớn.

Doanh nghiệp cần xem xét:

• Tồn kho hiện tại.
• Mức tồn tối thiểu.
• Lượng tiêu thụ.
• Đơn hàng dự kiến.
• Thời gian giao hàng.
• Hạn sử dụng.
• Khả năng bảo quản.

Ví dụ:

Kho còn 50kg thịt.

Nhưng mức tiêu thụ bình quân chỉ 5kg/ngày.

Nếu nhà cung cấp giao hàng trong ngày, việc mua thêm 100kg có thể khiến tồn kho quá cao và tăng rủi ro hư hỏng.

3. Đề Nghị Mua Hàng Giúp Kiểm Soát Chi Phí

Mỗi đề nghị mua hàng đều tạo ra một khoản chi phí tiềm năng.

Nếu không kiểm soát từ đầu, doanh nghiệp chỉ phát hiện chi phí tăng khi đã thanh toán.

Quy trình nên bắt đầu từ:

Nhu cầu mua → Ước tính chi phí → Phê duyệt → Mua hàng

Thay vì:

Mua hàng → Thanh toán → Cuối tháng mới phát hiện chi phí cao.

4. Đề Nghị Mua Hàng Không Chỉ Dành Cho Bộ Phận Kho

Tùy mô hình nhà hàng, nhu cầu mua có thể đến từ:

Bộ Phận Kho

• Nguyên vật liệu.
• Đồ uống.
• Bao bì.
• Vật tư tiêu hao.

Bộ Phận Bếp

• Nguyên liệu đặc thù.
• Gia vị.
• Dụng cụ bếp.

Bộ Phận Vận Hành

• Văn phòng phẩm.
• Vật tư vệ sinh.
• Đồng phục.
• Dụng cụ phục vụ.

Bộ Phận Kỹ Thuật

• Linh kiện.
• Thiết bị.
• Vật tư sửa chữa.

Bộ Phận Marketing

• Vật phẩm quảng cáo.
• POSM.
• Chi phí dịch vụ.

Do đó, hệ thống đề nghị mua nên phân loại theo từng nhóm nhu cầu.

5. Quy Trình Đề Nghị Mua Hàng Chuẩn

Một quy trình cơ bản có thể gồm 8 bước:

Bước 1: Phát Sinh Nhu Cầu

Bộ phận sử dụng xác định cần mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Ví dụ:

Kho dự báo thiếu:

• Thịt bò.
• Gà.
• Rau.
• Nước ngọt.

Bước 2: Kiểm Tra Tồn Kho

Trước khi lập đề nghị, cần kiểm tra:

• Tồn hiện tại.
• Hàng đang đặt.
• Hàng đang trên đường.
• Mức tồn tối thiểu.
• Mức tiêu thụ dự kiến.

Mục tiêu là tránh mua trùng.

Bước 3: Lập Đề Nghị Mua

Một phiếu đề nghị mua hàng nên có:

• Ngày đề nghị.
• Bộ phận.
• Người đề nghị.
• Mã hàng.
• Tên hàng.
• Đơn vị tính.
• Số lượng tồn.
• Số lượng cần mua.
• Thời gian cần hàng.
• Nhà cung cấp đề xuất.
• Đơn giá dự kiến.
• Thành tiền dự kiến.
• Lý do mua.
• Ghi chú.

Bước 4: Kiểm Tra Đề Nghị

Người có trách nhiệm kiểm tra:

• Nhu cầu có thực tế không?
• Số lượng có hợp lý không?
• Kho còn hàng không?
• Có hàng đang đặt không?
• Ngân sách còn không?
• Có thể sử dụng hàng thay thế không?

Bước 5: Phê Duyệt

Tùy giá trị đơn hàng, có thể phân cấp:

• Quản lý chi nhánh.
• Quản lý khu vực.
• Bộ phận mua hàng.
• Kế toán.
• Chủ doanh nghiệp.

Ví dụ:

Đề nghị dưới 5 triệu đồng → Quản lý chi nhánh.

Từ 5–20 triệu đồng → Quản lý cấp cao.

Trên 20 triệu đồng → Chủ doanh nghiệp.

Mức phê duyệt cụ thể cần được doanh nghiệp xây dựng phù hợp với quy mô và cơ chế quản trị.

6. BÁO GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Sau khi đề nghị được phê duyệt, bộ phận mua hàng có thể tiến hành lấy báo giá.

Đối với các mặt hàng quan trọng, nên so sánh:

• Đơn giá.
• Chất lượng.
• Quy cách.
• Điều kiện thanh toán.
• Thời gian giao hàng.
• Chính sách đổi trả.
• Chi phí vận chuyển.
• Lịch sử giao hàng.

Không nên lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá thấp nhất.

Ví dụ:

Nhà cung cấp A:

100.000đ/kg.

Nhà cung cấp B:

95.000đ/kg.

Nhưng nhà cung cấp B có tỷ lệ hàng lỗi cao và giao hàng không ổn định.

Giá mua thấp chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp.

7. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG VÀ NGÂN SÁCH

Đề nghị mua hàng nên được kết nối với ngân sách.

Ví dụ:

Ngân sách mua nguyên liệu tháng:

500 triệu đồng.

Đã sử dụng:

420 triệu đồng.

Đề nghị mua mới:

100 triệu đồng.

→ Tổng nhu cầu:

520 triệu đồng.

Hệ thống cần cảnh báo:

Chi phí dự kiến vượt ngân sách 20 triệu đồng.

Lúc này người quản lý có thể xem xét:

• Có thực sự cần mua không?
• Có thể giảm số lượng không?
• Có thể thay đổi thời điểm mua không?
• Có thể thương lượng giá không?
• Có cần điều chỉnh ngân sách không?

8. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG CẦN KẾT NỐI VỚI TỒN KHO

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất.

Hệ thống nên có thông tin:

Tồn hiện tại + Hàng đang về + Nhu cầu dự kiến

Sau đó mới xác định:

Số lượng cần mua.

Ví dụ:

Tồn kho: 30kg.

Hàng đang về: 20kg.

Nhu cầu 7 ngày: 60kg.

→ Cần mua thêm khoảng 10kg.

Thay vì nhân viên nhìn thấy tồn kho 30kg rồi lập đề nghị mua thêm 50kg.

9. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG CẦN KẾT NỐI VỚI DOANH THU

Nhà hàng không nên mua hàng chỉ dựa trên tồn kho.

Cần xem xét cả nhu cầu bán hàng.

Ví dụ:

Cuối tuần dự kiến lượng khách tăng 30%.

Khi đó nhu cầu nguyên liệu có thể tăng.

Hệ thống có thể sử dụng:

Doanh thu dự kiến → Số món dự kiến → Recipe → Nhu cầu nguyên liệu → Đề nghị mua

Đây là cách giúp việc mua hàng chủ động hơn.

10. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG VÀ RECIPE

Đối với nhà hàng, Recipe là một nguồn dữ liệu quan trọng để dự báo nhu cầu nguyên liệu.

Ví dụ:

Một món sử dụng:

150g thịt bò.

Dự kiến bán:

1.000 phần.

Nhu cầu lý thuyết:

150kg thịt bò.

Nếu tồn kho hiện tại là 50kg và đã có 20kg đang trên đường:

Nhu cầu mua bổ sung sẽ được tính dựa trên lượng tiêu thụ dự kiến và tồn kho khả dụng.

Như vậy:

Bán hàng → Recipe → Nhu cầu nguyên liệu → Mua hàng

được kết nối thành một chuỗi.

11. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG VÀ BÁO GIÁ

Đối với các nguyên liệu có giá trị lớn hoặc biến động giá thường xuyên, doanh nghiệp nên theo dõi lịch sử báo giá.

Ví dụ:

Nhà cung cấp	Giá/kg	Điều kiện
NCC A	95.000đ	Giao hàng trong ngày
NCC B	92.000đ	Giao sau 2 ngày
NCC C	98.000đ	Có đổi trả

Nhờ đó, người phê duyệt có cơ sở lựa chọn thay vì chỉ dựa trên đề xuất của nhân viên mua hàng.

12. TỪ ĐỀ NGHỊ MUA ĐẾN ĐẶT HÀNG

Sau khi được phê duyệt:

Đề nghị mua hàng

↓

Đơn mua hàng

↓

Nhà cung cấp xác nhận

↓

Giao hàng

↓

Kiểm nhận

↓

Nhập kho

↓

Hóa đơn

↓

Công nợ

↓

Thanh toán

Đây là chuỗi dữ liệu cần được kết nối để hạn chế sai sót.

13. ĐỐI CHIẾU 3 BÊN

Một trong những cách kiểm soát hiệu quả là đối chiếu:

Đề nghị/Đơn mua ↔ Nhận hàng ↔ Hóa đơn

Ví dụ:

Đơn mua:

100kg thịt.

Nhận thực tế:

95kg.

Hóa đơn:

100kg.

→ Có chênh lệch cần kiểm tra.

Không nên để kế toán thanh toán theo hóa đơn mà không đối chiếu với số hàng thực tế đã nhận.

14. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ

Sau khi nhận hàng và hóa đơn, doanh nghiệp cần cập nhật:

• Nhà cung cấp.
• Giá trị đơn hàng.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn nợ.
• Ngày đến hạn.

Quy trình:

Đề nghị → Đặt hàng → Nhận hàng → Hóa đơn → Công nợ → Thanh toán

Điều này giúp kế toán chủ động lập kế hoạch dòng tiền.

15. ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG CHO CHUỖI F&B

Với chuỗi nhiều chi nhánh, cần phân biệt:

• Chi nhánh đề nghị.
• Kho trung tâm.
• Kho chi nhánh.
• Bộ phận mua hàng.
• Nhà cung cấp.

Có thể thiết kế:

Chi nhánh A → Đề nghị mua

Chi nhánh B → Đề nghị mua

Chi nhánh C → Đề nghị mua

↓

Bộ phận mua hàng tổng hợp

↓

Đàm phán / đặt hàng

↓

Nhà cung cấp

↓

Phân bổ hàng

↓

Các chi nhánh

Cách làm này có thể giúp doanh nghiệp tận dụng sức mua và hạn chế việc mỗi chi nhánh tự mua với giá khác nhau.

16. Những Thông Tin Nên Có Trên Phiếu Đề Nghị Mua Hàng

Một biểu mẫu chuyên nghiệp nên có:

Thông Tin Chung

• Mã đề nghị.
• Ngày đề nghị.
• Chi nhánh.
• Bộ phận.
• Người đề nghị.

Thông Tin Hàng Hóa

• Mã hàng.
• Tên hàng.
• Nhóm hàng.
• Đơn vị tính.
• Tồn hiện tại.
• Tồn tối thiểu.
• Số lượng đề nghị.
• Ngày cần hàng.

Thông Tin Mua Hàng

• Nhà cung cấp.
• Giá dự kiến.
• Thành tiền.
• Điều kiện giao hàng.
• Điều kiện thanh toán.

Phê Duyệt

• Người kiểm tra.
• Người phê duyệt.
• Thời gian phê duyệt.
• Trạng thái.

Ghi Chú

• Lý do mua.
• Thông tin bổ sung.
• Các yêu cầu đặc biệt.

17. Trạng Thái Đề Nghị Mua Hàng

Hệ thống có thể quản lý theo trạng thái:

🟡 Chờ duyệt

🔵 Đã duyệt

🟣 Đang mua

🟠 Đang giao

🟢 Đã nhận hàng

🔴 Từ chối

⚫ Đã hủy

Điều này giúp người quản lý biết đề nghị đang ở bước nào.

18. Dashboard Đề Nghị Mua Hàng Nên Theo Dõi Gì?

Một Dashboard mua hàng cho nhà hàng có thể bao gồm:

📊 Tổng giá trị đề nghị mua.

📋 Số lượng đề nghị.

⏳ Đề nghị đang chờ duyệt.

💰 Giá trị mua theo tháng.

🏪 Giá trị mua theo chi nhánh.

📦 Giá trị mua theo nhóm hàng.

🏢 Giá trị mua theo nhà cung cấp.

📈 Biến động giá mua.

⚠️ Đề nghị vượt ngân sách.

🔴 Đề nghị quá thời gian xử lý.

📦 Hàng sắp hết tồn.

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể nhìn được tình hình mua hàng mà không cần kiểm tra từng phiếu.

19. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Quản Lý Đề Nghị Mua Hàng

❌ Nhân viên tự ý mua hàng mà không có đề nghị.

❌ Không kiểm tra tồn kho trước khi mua.

❌ Không có cấp phê duyệt.

❌ Không giới hạn ngân sách.

❌ Không lưu lịch sử báo giá.

❌ Chỉ chọn nhà cung cấp dựa trên giá thấp nhất.

❌ Không đối chiếu đơn mua với hàng nhận.

❌ Không đối chiếu hàng nhận với hóa đơn.

❌ Mỗi chi nhánh mua với một mức giá khác nhau.

❌ Không theo dõi hàng đang đặt.

❌ Không kết nối mua hàng với Recipe và doanh thu.

❌ Không phân tích biến động giá nguyên liệu.

20. ACC Training Hỗ Trợ Xây Dựng Quy Trình Mua Hàng Nhà Hàng

ACC Training hỗ trợ nhà hàng, café và chuỗi F&B xây dựng hệ thống mua hàng có kiểm soát:

✔️ Xây dựng quy trình đề nghị mua hàng.

✔️ Thiết kế biểu mẫu đề nghị mua.

✔️ Xây dựng quy trình phê duyệt.

✔️ Thiết lập phân quyền mua hàng.

✔️ Quản lý báo giá nhà cung cấp.

✔️ Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp.

✔️ Kiểm soát ngân sách mua hàng.

✔️ Kết nối đề nghị mua với tồn kho.

✔️ Kết nối mua hàng với Recipe và định lượng.

✔️ Đối chiếu đề nghị – đơn mua – nhận hàng – hóa đơn.

✔️ Kiểm soát công nợ nhà cung cấp.

✔️ Theo dõi biến động giá nguyên liệu.

✔️ Xây dựng Dashboard mua hàng.

✔️ Chuẩn hóa quy trình mua hàng cho chuỗi F&B.

Mục tiêu không phải là tạo thêm thủ tục cho nhân viên, mà là giúp doanh nghiệp kiểm soát được:

MUA ĐÚNG → MUA ĐỦ → MUA ĐÚNG GIÁ → ĐÚNG NHÀ CUNG CẤP → ĐÚNG THỜI ĐIỂM

KẾT LUẬN

Đề nghị mua hàng là một bước quan trọng trong hệ thống kiểm soát chi phí của nhà hàng.

Một phiếu đề nghị mua hàng tốt không chỉ trả lời:

“Muốn mua gì?”

mà còn phải trả lời:

• Vì sao cần mua?
• Hiện còn bao nhiêu?
• Cần mua bao nhiêu?
• Khi nào cần?
• Giá dự kiến bao nhiêu?
• Nhà cung cấp nào?
• Ai phê duyệt?
• Ngân sách còn bao nhiêu?
• Hàng đã nhận chưa?
• Hóa đơn đã về chưa?
• Đã thanh toán chưa?

Một hệ thống hoàn chỉnh nên kết nối:

NHU CẦU → TỒN KHO → ĐỀ NGHỊ MUA → PHÊ DUYỆT → BÁO GIÁ → ĐẶT HÀNG → NHẬN HÀNG → NHẬP KHO → HÓA ĐƠN → CÔNG NỢ → THANH TOÁN

Khi quy trình này được chuẩn hóa, nhà hàng có thể hạn chế mua hàng cảm tính, kiểm soát tồn kho tốt hơn, giảm chi phí không cần thiết và chủ động hơn về dòng tiền.

Đặc biệt với chuỗi F&B, việc chuẩn hóa đề nghị mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tập trung nhưng vẫn đảm bảo từng chi nhánh có đủ nguyên vật liệu để vận hành.

ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG KHÔNG PHẢI LÀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH – ĐÓ LÀ ĐIỂM BẮT ĐẦU CỦA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ NHÀ HÀNG.

---

ACC TRAINING – DỊCH VỤ KẾ TOÁN & QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DÀNH RIÊNG CHO NHÀ HÀNG, CAFÉ & CHUỖI F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Đồng hành cùng nhà hàng xây dựng quy trình mua hàng, kiểm soát chi phí và quản trị tài chính bài bản.