Chủ shop nên theo dõi những báo cáo nào? 10 báo cáo quan trọng giúp kiểm soát doanh thu và lợi nhuận

Kinh doanh online không chỉ là bán được nhiều đơn.

Một shop có thể doanh thu vài trăm triệu mỗi tháng nhưng vẫn gặp tình trạng:

  • Không biết lợi nhuận thực tế.
  • Không biết tiền đang nằm ở đâu.
  • Không biết sản phẩm nào đang bán tốt nhưng lợi nhuận thấp.
  • Không biết hàng tồn kho có bị dư thừa hay thất thoát không.
  • Không biết chi phí quảng cáo có thực sự hiệu quả.
  • Không biết tiền sàn, COD và ngân hàng có khớp nhau không.

Đó là lý do chủ shop cần xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị thay vì chỉ theo dõi doanh thu.

Với shop bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki, Website, Facebook, Instagram hoặc Zalo, càng nhiều kênh bán hàng thì việc theo dõi báo cáo càng quan trọng.

1. Báo cáo doanh thu

Đây là báo cáo cơ bản nhất mà chủ shop cần theo dõi.

Báo cáo doanh thu nên cho biết:

  • Tổng doanh thu.
  • Số lượng đơn hàng.
  • Giá trị đơn hàng trung bình.
  • Doanh thu theo ngày.
  • Doanh thu theo tháng.
  • Doanh thu theo kênh.
  • Doanh thu theo sản phẩm.

Ví dụ:

Kênh bán hàngDoanh thuSố đơn
Shopee300 triệu1.200
TikTok Shop250 triệu1.000
Website150 triệu300
Facebook100 triệu200

Nhìn vào báo cáo, chủ shop có thể biết kênh nào đang tạo ra nhiều doanh thu nhất.

Tuy nhiên, doanh thu chỉ là điểm bắt đầu, chưa phải lợi nhuận.

2. Báo cáo đơn hàng

Doanh thu cần được đặt trong mối quan hệ với số lượng đơn hàng.

Báo cáo đơn hàng nên phân loại:

  • Đơn mới.
  • Đơn đã xác nhận.
  • Đơn đang giao.
  • Đơn giao thành công.
  • Đơn hủy.
  • Đơn hoàn.
  • Đơn đang chờ xử lý.

Các chỉ số quan trọng gồm:

Tổng đơn hàng

Tỷ lệ giao thành công

Tỷ lệ hủy

Tỷ lệ hoàn

Ví dụ shop có 10.000 đơn nhưng tỷ lệ hoàn lên tới 20%, doanh thu thực tế và chi phí vận hành sẽ khác rất nhiều so với shop có tỷ lệ hoàn chỉ 5%.

3. Báo cáo lợi nhuận

Đây có lẽ là báo cáo mà chủ shop nên quan tâm nhất.

Một shop không nên chỉ hỏi:

“Tháng này bán được bao nhiêu?”

Mà cần hỏi:

“Tháng này thực sự kiếm được bao nhiêu?”

Báo cáo lợi nhuận có thể gồm:

Doanh thu

− Giá vốn

− Phí sàn

− Quảng cáo

− Vận chuyển

− Nhân sự

− Chi phí vận hành

= Lợi nhuận

Ví dụ:

Doanh thu: 500 triệu

Giá vốn: 250 triệu

Phí sàn: 50 triệu

Quảng cáo: 60 triệu

Vận chuyển và chi phí khác: 70 triệu

Lợi nhuận còn lại:

70 triệu đồng

Nếu chỉ nhìn doanh thu 500 triệu, chủ shop có thể nghĩ hoạt động đang rất hiệu quả. Nhưng báo cáo lợi nhuận lại cho thấy tỷ suất lợi nhuận thực tế thấp hơn nhiều.

4. Báo cáo doanh thu – lợi nhuận theo sản phẩm

Không phải sản phẩm bán chạy nhất là sản phẩm có lợi nhuận cao nhất.

Ví dụ:

Sản phẩm A

Doanh thu: 300 triệu

Lợi nhuận: 30 triệu

Sản phẩm B

Doanh thu: 150 triệu

Lợi nhuận: 45 triệu

Sản phẩm A bán được nhiều hơn nhưng sản phẩm B lại mang về lợi nhuận cao hơn.

Báo cáo theo sản phẩm giúp chủ shop biết:

  • Sản phẩm bán chạy.
  • Sản phẩm lợi nhuận cao.
  • Sản phẩm lợi nhuận thấp.
  • Sản phẩm đang lỗ.
  • Biên lợi nhuận từng sản phẩm.

Từ đó có thể quyết định:

Nên đẩy sản phẩm nào?

Nên điều chỉnh giá sản phẩm nào?

Sản phẩm nào cần giảm quảng cáo?

5. Báo cáo giá vốn

Giá vốn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Chủ shop nên theo dõi:

  • Giá nhập.
  • Giá vốn bình quân.
  • Giá vốn từng sản phẩm.
  • Giá vốn hàng bán.
  • Biến động giá vốn.
  • Tỷ lệ giá vốn/doanh thu.

Ví dụ:

Tháng trước giá vốn chiếm 45% doanh thu.

Tháng này tăng lên 55%.

Nếu doanh thu không tăng tương ứng, lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.

Báo cáo giá vốn giúp chủ shop phát hiện sớm vấn đề này.

6. Báo cáo tồn kho

Tồn kho là một trong những báo cáo quan trọng nhất đối với shop bán hàng hóa.

Báo cáo nên theo dõi:

  • Tồn đầu kỳ.
  • Nhập trong kỳ.
  • Xuất bán.
  • Hàng hoàn.
  • Hàng lỗi.
  • Điều chỉnh.
  • Tồn cuối kỳ.
  • Tồn thực tế.

Đặc biệt cần theo dõi các sản phẩm:

Tồn kho cao

Có nguy cơ đọng vốn.

Tồn kho thấp

Có nguy cơ hết hàng.

Tồn kho lâu ngày

Có thể cần chương trình xả hàng hoặc điều chỉnh chiến lược bán.

Tồn kho không khớp

Có thể đang phát sinh sai lệch hoặc thất thoát.

7. Báo cáo dòng tiền

Một trong những sai lầm phổ biến của chủ shop là nhầm:

Lợi nhuận = Tiền mặt

Thực tế không phải lúc nào cũng như vậy.

Shop có thể có doanh thu nhưng tiền đang nằm ở:

  • Ngân hàng.
  • TikTok Shop.
  • Shopee.
  • COD.
  • Cổng thanh toán.
  • Công nợ khách hàng.

Trong khi đó, doanh nghiệp lại có các khoản phải trả:

  • Nhà cung cấp.
  • Nhân sự.
  • Quảng cáo.
  • Vận chuyển.
  • Thuế.
  • Chi phí vận hành.

Báo cáo dòng tiền nên cho biết:

Tiền đầu kỳ + Tiền vào – Tiền ra = Tiền cuối kỳ

Đây là báo cáo giúp chủ shop biết mình thực sự đang có bao nhiêu tiền để vận hành.

8. Báo cáo đối soát sàn

Nếu bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, đây là báo cáo không nên bỏ qua.

Báo cáo đối soát nên kiểm tra:

  • Tổng đơn hàng.
  • Doanh thu.
  • Phí sàn.
  • Phí thanh toán.
  • Phí vận chuyển.
  • Quảng cáo.
  • Affiliate.
  • Voucher.
  • Hoàn tiền.
  • Điều chỉnh.
  • Số tiền phải nhận.
  • Số tiền thực nhận.

Cần đặc biệt phân biệt:

Doanh thu ≠ Tiền sàn chuyển về

Ví dụ:

Doanh thu: 500 triệu

Sau khi khấu trừ các khoản liên quan:

Tiền thực nhận: 430 triệu

Báo cáo đối soát phải giải thích được 70 triệu đồng chênh lệch đến từ đâu.

9. Báo cáo chi phí quảng cáo

Nếu shop thường xuyên chạy quảng cáo, đây là báo cáo rất quan trọng.

Không nên chỉ theo dõi:

Chi quảng cáo bao nhiêu?

Mà cần theo dõi:

  • Chi phí quảng cáo.
  • Doanh thu tạo ra.
  • Số đơn.
  • Giá trị đơn hàng.
  • Giá vốn.
  • Lợi nhuận.
  • ROAS.
  • ROI.

Ví dụ:

Chi quảng cáo: 20 triệu

Doanh thu tạo ra: 100 triệu

Nghe có vẻ tốt.

Nhưng nếu:

Giá vốn: 60 triệu

Phí sàn và chi phí khác: 25 triệu

thì lợi nhuận thực tế còn lại rất thấp.

Vì vậy, quảng cáo hiệu quả không chỉ được đánh giá bằng doanh thu mà phải nhìn đến lợi nhuận.

10. Báo cáo công nợ

Nếu shop bán sỉ, bán cho doanh nghiệp hoặc cho khách hàng thanh toán sau, công nợ cần được quản lý riêng.

Báo cáo công nợ nên có:

  • Tên khách hàng.
  • Tổng giá trị đơn hàng.
  • Đã thanh toán.
  • Còn phải thu.
  • Ngày phát sinh.
  • Ngày đến hạn.
  • Số ngày quá hạn.

Báo cáo này giúp chủ shop biết:

Ai đang nợ tiền?

Nợ bao nhiêu?

Đã quá hạn chưa?

Khi nào cần thu hồi?

11. Báo cáo chi phí vận hành

Ngoài giá vốn và phí sàn, shop còn có rất nhiều khoản chi phí khác.

Ví dụ:

  • Nhân sự.
  • Kho.
  • Văn phòng.
  • Đóng gói.
  • Vận chuyển.
  • Phần mềm.
  • Marketing.
  • Điện thoại.
  • Công nghệ.
  • Dịch vụ thuê ngoài.

Nên phân loại chi phí theo từng nhóm để biết:

Chi phí nào đang tăng?

Chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn?

Khoản nào có thể tối ưu?

12. Báo cáo doanh thu theo từng kênh

Nếu bán hàng đa kênh, chủ shop nên có báo cáo riêng cho từng kênh.

Ví dụ:

KênhDoanh thuChi phíLợi nhuận
Shopee400 triệu330 triệu70 triệu
TikTok Shop300 triệu250 triệu50 triệu
Website200 triệu130 triệu70 triệu
Facebook100 triệu75 triệu25 triệu

Báo cáo này cho thấy một điều rất quan trọng:

Kênh có doanh thu cao nhất chưa chắc là kênh có lợi nhuận cao nhất.

Từ đó chủ shop có thể phân bổ ngân sách Marketing và nguồn lực phù hợp hơn.

13. Báo cáo hàng hoàn

Đối với thương mại điện tử, hàng hoàn ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Doanh thu.
  • Giá vốn.
  • Tồn kho.
  • Chi phí vận chuyển.
  • Dòng tiền.
  • Lợi nhuận.

Báo cáo hàng hoàn nên theo dõi:

  • Tổng số đơn hoàn.
  • Giá trị đơn hoàn.
  • Tỷ lệ hoàn.
  • Sản phẩm có tỷ lệ hoàn cao.
  • Nguyên nhân hoàn.
  • Chi phí hoàn.
  • Tình trạng hàng sau khi hoàn.

Nếu một sản phẩm liên tục có tỷ lệ hoàn cao, chủ shop cần tìm nguyên nhân thay vì chỉ nhìn vào số lượng đơn bán ra.

14. Báo cáo KPI tổng hợp cho chủ shop

Nếu chủ shop không có nhiều thời gian, có thể xây dựng một Dashboard tổng hợp.

Chỉ cần nhìn một màn hình là biết:

Doanh thu

XXX triệu

Đơn hàng

XXX đơn

Lợi nhuận

XXX triệu

Biên lợi nhuận

XX%

Tồn kho

XXX triệu

Tiền đang chờ nhận

XXX triệu

Chi phí quảng cáo

XXX triệu

Tỷ lệ hoàn

XX%

Công nợ

XXX triệu

Đây là dạng báo cáo rất phù hợp cho chủ doanh nghiệp vì không cần đọc hàng nghìn dòng dữ liệu.

15. Chủ shop nên xem báo cáo với tần suất nào?

Không phải báo cáo nào cũng cần xem hàng ngày.

Có thể chia thành:

Hàng ngày

Nên theo dõi:

  • Doanh thu.
  • Đơn hàng.
  • Tiền về.
  • Đơn hủy.
  • Đơn hoàn.
  • Các vấn đề bất thường.

Hàng tuần

Nên xem:

  • Doanh thu theo kênh.
  • Chi phí quảng cáo.
  • Tồn kho.
  • Công nợ.
  • Đối soát sàn.
  • Dòng tiền.

Hàng tháng

Nên phân tích:

  • Doanh thu.
  • Giá vốn.
  • Chi phí.
  • Lợi nhuận.
  • Biên lợi nhuận.
  • Dòng tiền.
  • Tồn kho.
  • Công nợ.
  • Hiệu quả quảng cáo.
  • Hiệu quả từng kênh.

Hàng quý

Nên đánh giá:

  • Xu hướng doanh thu.
  • Xu hướng lợi nhuận.
  • Sản phẩm chủ lực.
  • Kênh bán hàng hiệu quả.
  • Chi phí đang tăng.
  • Kế hoạch tài chính tiếp theo.

16. Không nên có quá nhiều báo cáo nhưng không ai sử dụng

Một hệ thống quản trị tốt không phải là hệ thống có càng nhiều báo cáo càng tốt.

Quan trọng là mỗi báo cáo phải trả lời được một câu hỏi quản trị.

Ví dụ:

Báo cáo doanh thu: Bán được bao nhiêu?

Báo cáo lợi nhuận: Kiếm được bao nhiêu?

Báo cáo tồn kho: Hàng đang nằm ở đâu?

Báo cáo dòng tiền: Tiền đang ở đâu?

Báo cáo chi phí: Tiền đang được chi vào đâu?

Báo cáo đối soát: Có khoản nào bị lệch?

Báo cáo quảng cáo: Marketing có hiệu quả không?

Báo cáo sản phẩm: Sản phẩm nào đáng tập trung?

Báo cáo kênh: Kênh nào mang lại lợi nhuận tốt?

Đây mới là mục tiêu của báo cáo quản trị.

17. Bộ báo cáo tối thiểu cho một shop online

Nếu shop mới bắt đầu, chưa cần xây dựng hệ thống quá phức tạp.

ACC Training đề xuất tối thiểu 7 báo cáo:

1. Báo cáo doanh thu

Biết shop bán được bao nhiêu.

2. Báo cáo lợi nhuận

Biết shop thực sự kiếm được bao nhiêu.

3. Báo cáo tồn kho

Biết hàng đang nằm ở đâu.

4. Báo cáo dòng tiền

Biết tiền đang ở đâu.

5. Báo cáo đối soát sàn

Biết tiền sàn khấu trừ những gì.

6. Báo cáo quảng cáo

Biết tiền Marketing có tạo ra hiệu quả không.

7. Báo cáo công nợ

Biết ai đang nợ và shop đang nợ ai.

Khi quy mô tăng, có thể bổ sung các báo cáo chuyên sâu hơn.

18. ACC Training hỗ trợ xây dựng hệ thống báo cáo cho shop

ACC Training hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng online xây dựng hệ thống báo cáo phù hợp với mô hình kinh doanh.

Báo cáo doanh thu

  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.
  • Website.
  • Facebook.
  • Instagram.
  • Zalo.

Báo cáo tài chính

  • Doanh thu.
  • Giá vốn.
  • Chi phí.
  • Lợi nhuận.
  • Dòng tiền.

Báo cáo vận hành

  • Đơn hàng.
  • Hàng hoàn.
  • Tồn kho.
  • Công nợ.

Báo cáo Marketing

  • Chi phí quảng cáo.
  • Doanh thu.
  • ROAS.
  • ROI.
  • Lợi nhuận theo chiến dịch.

Báo cáo quản trị

  • Lợi nhuận theo sản phẩm.
  • Lợi nhuận theo kênh.
  • Dashboard tổng hợp.
  • Cảnh báo chênh lệch.
  • Phân tích xu hướng.

Kết luận

Chủ shop không cần phải xem hàng nghìn dòng Excel mỗi ngày.

Điều quan trọng là có đúng những báo cáo cần thiết và biết cách đọc chúng.

Một hệ thống báo cáo tốt cần giúp chủ shop trả lời được 7 câu hỏi:

1. Bán được bao nhiêu?

2. Lời được bao nhiêu?

3. Tiền đang ở đâu?

4. Hàng đang ở đâu?

5. Chi phí đang đi đâu?

6. Kênh nào đang hiệu quả?

7. Vấn đề nào cần xử lý ngay?

Khi trả lời được 7 câu hỏi này, chủ shop sẽ không còn phải điều hành doanh nghiệp chỉ dựa trên cảm giác.

ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử

ACC Training đồng hành cùng shop và doanh nghiệp bán online trong:

  • Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị.
  • Đối soát Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki.
  • Đối soát Website, Facebook, Instagram, Zalo.
  • Quản lý doanh thu đa kênh.
  • Quản lý giá vốn và tồn kho.
  • Kiểm soát chi phí quảng cáo.
  • Quản lý công nợ và dòng tiền.
  • Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm.
  • Báo cáo lợi nhuận theo kênh.
  • Dashboard quản trị.
  • Kê khai thuế và báo cáo tài chính.

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Biến dữ liệu bán hàng thành báo cáo quản trị để chủ shop biết rõ doanh thu, chi phí, dòng tiền và lợi nhuận.

HomeCourses
Search

Search