Nhiều chủ nhà hàng dành rất nhiều thời gian để kiểm tra doanh thu mỗi ngày nhưng lại không có đủ dữ liệu để biết nhà hàng đang lời hay lỗ, chi phí tăng ở đâu và cần cải thiện điều gì.
Thực tế, doanh thu chỉ là một phần của bức tranh tài chính. Điều giúp chủ nhà hàng đưa ra quyết định đúng là hệ thống báo cáo quản trị.
Vậy chủ nhà hàng nên theo dõi những báo cáo nào?
1. Báo cáo doanh thu
Đây là báo cáo được xem nhiều nhất nhưng cũng dễ bị hiểu chưa đầy đủ.
Ngoài tổng doanh thu, chủ nhà hàng nên biết:
- Doanh thu theo ngày, tuần, tháng.
- Doanh thu theo chi nhánh.
- Doanh thu theo khung giờ.
- Doanh thu theo món ăn.
- Doanh thu theo kênh bán (Tại quán, GrabFood, ShopeeFood, website…).
- Giá trị hóa đơn trung bình.
- Số lượng khách.
Báo cáo này giúp trả lời:
Tiền đang đến từ đâu?
2. Báo cáo Food Cost
Đây là báo cáo quan trọng nhất đối với ngành F&B.
Báo cáo cần thể hiện:
- Food Cost thực tế.
- Food Cost theo định mức.
- Chênh lệch Food Cost.
- Nguyên nhân tăng giá vốn.
- Các nhóm nguyên liệu biến động.
Chủ nhà hàng sẽ biết:
Lợi nhuận đang bị giảm vì giá vốn hay không?
3. Báo cáo mua hàng & công nợ nhà cung cấp
Báo cáo giúp theo dõi:
- Giá mua theo từng thời điểm.
- Nhà cung cấp.
- Công nợ phải trả.
- Hạn thanh toán.
- Biến động giá nguyên liệu.
Qua đó hạn chế:
- Mua giá cao.
- Thanh toán trùng.
- Quên thanh toán.
- Mất kiểm soát công nợ.
4. Báo cáo tồn kho
Một hệ thống quản lý kho hiệu quả cần trả lời được:
- Hôm nay còn bao nhiêu hàng?
- Hàng nào sắp hết?
- Hàng nào tồn quá lâu?
- Hàng nào bị thất thoát?
- Hàng nào bị hủy?
Ngoài tồn kho cuối kỳ, cần theo dõi:
Nhập → Xuất → Tồn → Kiểm kê → Chênh lệch
5. Báo cáo chi phí
Không chỉ biết tổng chi phí, chủ nhà hàng cần biết:
- Chi phí nhân sự.
- Chi phí mặt bằng.
- Chi phí điện nước.
- Marketing.
- Phần mềm.
- Khấu hao.
- Chi phí vận hành khác.
Quan trọng hơn là so sánh:
Chi phí tháng này tăng vì lý do gì?
6. Báo cáo nhân sự & tiền lương
Báo cáo nên thể hiện:
- Tổng chi phí nhân sự.
- Chi phí từng bộ phận.
- Chi phí từng cơ sở.
- Ngày công.
- Tăng ca.
- Chi phí nhân sự trên doanh thu.
Đây là cơ sở để tối ưu lịch làm việc và năng suất.
7. Báo cáo lợi nhuận
Đây là báo cáo mà mọi chủ nhà hàng đều quan tâm.
Không chỉ biết:
Doanh thu bao nhiêu
mà còn biết:
Sau khi trừ toàn bộ chi phí còn lại bao nhiêu?
Báo cáo nên theo dõi:
Doanh thu
↓
Giá vốn
↓
Lợi nhuận gộp
↓
Chi phí
↓
Lợi nhuận thuần
8. Báo cáo dòng tiền
Một nhà hàng có thể có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền.
Báo cáo dòng tiền giúp theo dõi:
- Tiền thu.
- Tiền chi.
- Tiền mặt.
- Ngân hàng.
- Dòng tiền dự kiến.
- Các khoản phải thu.
- Các khoản phải trả.
Đây là báo cáo rất quan trọng khi nhà hàng mở rộng quy mô.
9. Báo cáo KPI
Ngoài tài chính, chủ nhà hàng nên theo dõi:
- Giá trị hóa đơn trung bình.
- Số khách.
- Tỷ lệ khách quay lại.
- Tỷ lệ hủy món.
- Tỷ lệ thất thoát.
- Thời gian phục vụ.
- Hiệu suất nhân sự.
Các KPI giúp đánh giá hiệu quả vận hành thay vì chỉ nhìn doanh thu.
10. Dashboard quản trị
Thay vì mở nhiều file Excel, Dashboard giúp chủ nhà hàng xem nhanh:
📊 Doanh thu
📊 Food Cost
📊 Lợi nhuận
📊 Kho
📊 Nhân sự
📊 Công nợ
📊 Dòng tiền
📊 KPI
Chỉ trong vài phút mỗi ngày, chủ nhà hàng có thể nắm được tình hình hoạt động của toàn bộ cơ sở.
Sai lầm của nhiều nhà hàng
Nhiều doanh nghiệp chỉ xem:
- Doanh thu.
- Tiền trong tài khoản.
Nhưng lại không biết:
- Vì sao lợi nhuận giảm.
- Food Cost tăng ở đâu.
- Khoản chi phí nào đang bất thường.
- Nhà hàng nào trong chuỗi đang hoạt động kém hiệu quả.
Thiếu báo cáo quản trị khiến chủ nhà hàng phải ra quyết định dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu.
ACC Training giúp nhà hàng xây dựng hệ thống báo cáo quản trị như thế nào?
ACC Training cung cấp dịch vụ Kế toán nội bộ & Báo cáo quản trị dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B.
Chúng tôi không chỉ ghi nhận số liệu kế toán mà còn xây dựng hệ thống báo cáo giúp chủ nhà hàng theo dõi toàn diện hoạt động kinh doanh.
ACC có thể triển khai:
✅ Thiết kế hệ thống báo cáo quản trị theo từng mô hình nhà hàng.
✅ Xây dựng Dashboard trực quan về doanh thu, lợi nhuận, Food Cost, dòng tiền và KPI.
✅ Theo dõi và phân tích báo cáo theo từng chi nhánh, từng bộ phận và từng kênh bán hàng.
✅ Xây dựng hệ thống báo cáo mua hàng, tồn kho, công nợ và chi phí.
✅ Thiết lập biểu mẫu và quy trình cập nhật số liệu.
✅ Đào tạo đội ngũ kế toán nội bộ sử dụng và khai thác báo cáo.
Chủ nhà hàng nhận được gì?
Thay vì dành nhiều giờ tổng hợp số liệu, chủ nhà hàng có thể:
- Nắm tình hình kinh doanh chỉ trong vài phút.
- Phát hiện sớm các khoản chi phí bất thường.
- Theo dõi hiệu quả từng chi nhánh.
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
- Kiểm soát lợi nhuận và dòng tiền tốt hơn.
Đối với chuỗi F&B, hệ thống báo cáo còn giúp so sánh hiệu quả giữa các cơ sở, hỗ trợ mở rộng quy mô một cách bài bản.
Quản trị tốt bắt đầu từ những báo cáo đúng
Một chủ nhà hàng không cần xem hàng trăm bảng tính mỗi ngày.
Điều quan trọng là có đúng báo cáo, đúng thời điểm và đúng dữ liệu để trả lời các câu hỏi:
Doanh thu đến từ đâu?
Chi phí đang tăng ở đâu?
Nhà hàng đang lời hay lỗ?
Chi nhánh nào hoạt động hiệu quả nhất?
Đó cũng chính là nền tảng để xây dựng một nhà hàng hoặc chuỗi F&B phát triển bền vững.
Liên hệ ACC Training
ACC TRAINING – Đối tác Kế toán & Quản trị tài chính dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B
📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
✉️ Email: ketoanacctraining@gmail.com
📍 Hà Nội