Trong mô hình nhà hàng, chi phí nhân sự là một trong những khoản chi phí lớn và có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Nhà hàng cần đủ nhân sự để phục vụ khách hàng, đảm bảo chất lượng vận hành nhưng nếu bố trí quá nhiều người trong những khung giờ thấp điểm, chi phí nhân sự sẽ tăng mà doanh thu không tăng tương ứng.

Ngược lại, nếu thiếu nhân sự vào giờ cao điểm, nhà hàng có thể gặp tình trạng phục vụ chậm, khách phàn nàn và ảnh hưởng đến doanh thu.

Vì vậy, quản lý chi phí nhân sự không đơn giản là “giảm lương” hay “giảm số lượng nhân viên”, mà là xây dựng một hệ thống giúp doanh nghiệp sử dụng nhân sự đúng người, đúng thời điểm và phù hợp với doanh thu.

CHI PHÍ NHÂN SỰ LÀ GÌ?

Chi phí nhân sự là toàn bộ các khoản chi phí doanh nghiệp phát sinh liên quan đến người lao động.

Đối với nhà hàng, chi phí nhân sự có thể bao gồm:

• Tiền lương.
• Tiền công.
• Phụ cấp.
• Tiền làm thêm giờ.
• Tiền thưởng.
• Chi phí tuyển dụng.
• Chi phí đào tạo.
• Các khoản đóng góp, bảo hiểm và nghĩa vụ liên quan theo quy định.
• Chi phí đồng phục.
• Chi phí ăn ca.
• Các khoản phúc lợi khác.

Do đó, khi đánh giá chi phí nhân sự, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tổng tiền lương trả cho nhân viên.

Cần nhìn toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp thực tế phải bỏ ra để duy trì đội ngũ.

VÌ SAO NHÀ HÀNG CẦN KIỂM SOÁT CHI PHÍ NHÂN SỰ?

1. CHI PHÍ NHÂN SỰ ẢNH HƯỞNG TRỰC TIẾP ĐẾN LỢI NHUẬN

Ví dụ:

Doanh thu nhà hàng tăng nhưng số lượng nhân sự, giờ làm và tiền làm thêm tăng nhanh hơn doanh thu.

Khi đó, lợi nhuận chưa chắc tăng tương ứng.

Vì vậy, cần theo dõi mối quan hệ:

Doanh thu → Giờ công → Chi phí nhân sự → Lợi nhuận

2. NHÂN SỰ KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG CẦN GIỐNG NHAU

Nhà hàng thường có những khung giờ:

• Cao điểm.
• Thấp điểm.
• Cuối tuần.
• Ngày lễ.
• Mùa cao điểm.
• Mùa thấp điểm.

Nếu số lượng nhân viên được bố trí giống nhau trong mọi thời điểm, doanh nghiệp rất dễ bị dư nhân sự vào lúc ít khách và thiếu nhân sự vào lúc đông khách.

3. GIÚP CHỦ NHÀ HÀNG KIỂM SOÁT NĂNG SUẤT

Không chỉ cần biết:

“Tháng này chi phí nhân sự là bao nhiêu?”

Mà cần biết:

“Chi phí nhân sự đó tạo ra bao nhiêu doanh thu?”

Từ đó có thể đánh giá năng suất theo:

• Nhân viên.
• Bộ phận.
• Ca làm.
• Chi nhánh.
• Khung giờ.

CÁC NHÓM CHI PHÍ NHÂN SỰ TRONG NHÀ HÀNG

1. CHI PHÍ NHÂN VIÊN PHỤC VỤ

Bao gồm nhân viên trực tiếp phục vụ khách hàng như:

• Nhân viên phục vụ.
• Nhân viên thu ngân.
• Nhân viên đón tiếp.
• Nhân viên hỗ trợ sảnh.

Đây thường là nhóm nhân sự có số lượng lớn và cần bố trí linh hoạt theo lượng khách.

2. CHI PHÍ NHÂN SỰ BẾP

Bao gồm:

• Bếp trưởng.
• Bếp chính.
• Bếp phụ.
• Nhân viên sơ chế.
• Nhân viên vệ sinh bếp.

Đặc thù của bộ phận bếp là cần đảm bảo đủ nhân sự để đáp ứng tốc độ ra món và chất lượng món ăn.

3. CHI PHÍ QUẢN LÝ

Có thể bao gồm:

• Quản lý nhà hàng.
• Trợ lý quản lý.
• Giám sát.
• Quản lý khu vực.
• Nhân sự văn phòng hỗ trợ vận hành.

4. CHI PHÍ NHÂN SỰ THỜI VỤ

Nhà hàng thường có nhu cầu nhân sự tăng trong:

• Cuối tuần.
• Lễ, Tết.
• Mùa cao điểm.
• Các chương trình sự kiện.

Nhân sự thời vụ có thể giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đáp ứng nhu cầu.

CÁCH TÍNH CHI PHÍ NHÂN SỰ

Một cách đơn giản để theo dõi tổng chi phí nhân sự:

Tổng chi phí nhân sự = Lương + Phụ cấp + Làm thêm + Thưởng + Các khoản chi phí nhân sự khác

Sau đó có thể tính tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu:

Tỷ lệ chi phí nhân sự = Tổng chi phí nhân sự / Doanh thu × 100%

Chỉ số này giúp doanh nghiệp theo dõi xu hướng chi phí nhân sự theo thời gian.

Tuy nhiên, không nên sử dụng một tỷ lệ cố định cho mọi nhà hàng vì mô hình, phân khúc, quy mô và cách vận hành của từng doanh nghiệp khác nhau.

CHI PHÍ NHÂN SỰ NÊN THEO DÕI THEO DOANH THU

Một trong những chỉ số quan trọng là:

Chi phí nhân sự / Doanh thu

Ví dụ:

Tháng 1:

Doanh thu: 1 tỷ đồng
Chi phí nhân sự: 180 triệu đồng

Tháng 2:

Doanh thu: 1,1 tỷ đồng
Chi phí nhân sự: 250 triệu đồng

Mặc dù doanh thu tăng, nhưng chi phí nhân sự tăng nhanh hơn.

Đây là tín hiệu doanh nghiệp cần phân tích:

• Số lượng nhân viên có tăng không?
• Số giờ làm có tăng không?
• Có phát sinh nhiều giờ làm thêm không?
• Doanh thu theo từng ca có thay đổi không?
• Có dư nhân sự trong giờ thấp điểm không?

CHI PHÍ NHÂN SỰ VÀ NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG

Một hệ thống quản trị tốt không chỉ theo dõi tổng tiền lương mà cần theo dõi năng suất.

Có thể phân tích:

Doanh thu / Tổng giờ công

hoặc:

Doanh thu / Nhân viên

Ví dụ, nếu hai chi nhánh có doanh thu tương đương nhưng một chi nhánh sử dụng số giờ công cao hơn rất nhiều, doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân.

Có thể do:

• Bố trí ca chưa hợp lý.
• Năng suất nhân viên thấp.
• Quy trình vận hành chưa tối ưu.
• Lượng khách phân bổ không đều.
• Có quá nhiều nhân sự vào giờ thấp điểm.

XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

Định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân sự phù hợp với quy mô và nhu cầu vận hành.

Có thể xây dựng theo:

• Diện tích nhà hàng.
• Số lượng bàn.
• Số lượng khách.
• Doanh thu dự kiến.
• Số đơn hàng.
• Công suất bếp.
• Khung giờ hoạt động.

Ví dụ:

Giờ thấp điểm → Nhân sự cơ bản.

Giờ cao điểm → Tăng nhân sự.

Cuối tuần → Điều chỉnh ca.

Ngày lễ → Bổ sung nhân sự.

Mục tiêu là đảm bảo:

Đủ người để vận hành + Không dư người không cần thiết.

QUẢN LÝ CA LÀM ĐỂ KIỂM SOÁT CHI PHÍ

Lịch làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhân sự.

Doanh nghiệp nên xây dựng:

• Ca làm chuẩn.
• Số người tối thiểu mỗi ca.
• Số người theo từng khung giờ.
• Quy định đổi ca.
• Quy định tăng ca.
• Quy trình phê duyệt làm thêm.

Không nên để nhân viên tự ý tăng giờ làm mà không có kiểm soát.

KIỂM SOÁT GIỜ LÀM THÊM

Làm thêm giờ là một trong những khoản có thể khiến chi phí nhân sự tăng nhanh.

Doanh nghiệp nên theo dõi:

• Ai làm thêm?
• Làm thêm bao nhiêu giờ?
• Lý do làm thêm?
• Ca nào phát sinh?
• Người nào phê duyệt?
• Chi phí phát sinh bao nhiêu?

Nếu một chi nhánh liên tục phát sinh nhiều giờ làm thêm, đây có thể là dấu hiệu cần xem lại cách bố trí nhân sự.

CHI PHÍ NHÂN SỰ CẦN GẮN VỚI KPI

Đối với từng vị trí, doanh nghiệp có thể xây dựng KPI phù hợp.

Ví dụ nhân viên phục vụ:

• Doanh thu upsell.
• Điểm đánh giá khách hàng.
• Tỷ lệ sai sót.
• Tỷ lệ khiếu nại.

Đối với quản lý nhà hàng:

• Doanh thu.
• Chi phí nhân sự.
• Food Cost.
• Chi phí vận hành.
• Lợi nhuận.
• Chất lượng dịch vụ.

Khi đó:

KPI → Hiệu suất → Thưởng → Chi phí nhân sự

sẽ được kết nối với nhau rõ ràng hơn.

NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI QUẢN LÝ CHI PHÍ NHÂN SỰ

❌ Chỉ nhìn tổng tiền lương cuối tháng.

❌ Không phân tích chi phí nhân sự theo doanh thu.

❌ Không theo dõi giờ công.

❌ Không kiểm soát làm thêm giờ.

❌ Không xây dựng định biên nhân sự.

❌ Sắp ca giống nhau trong mọi ngày.

❌ Không phân tích năng suất từng chi nhánh.

❌ Thưởng không gắn với hiệu quả công việc.

❌ Không có dữ liệu để đánh giá hiệu suất.

❌ Chỉ giảm nhân sự khi chi phí tăng mà không tìm nguyên nhân.

Việc cắt giảm nhân sự không hợp lý có thể khiến chất lượng dịch vụ giảm và doanh thu bị ảnh hưởng.

DASHBOARD CHI PHÍ NHÂN SỰ NÊN THEO DÕI GÌ?

Một Dashboard quản trị nhân sự cho nhà hàng có thể bao gồm:

👥 Tổng số nhân viên.

💰 Tổng chi phí nhân sự.

📊 Tỷ lệ chi phí nhân sự / doanh thu.

⏰ Tổng số giờ công.

➕ Tổng giờ làm thêm.

🏪 Chi phí nhân sự theo chi nhánh.

👨‍🍳 Chi phí theo bộ phận.

📅 Chi phí theo tháng.

📈 Doanh thu / giờ công.

🏆 Năng suất theo nhân viên hoặc bộ phận.

⚠️ Chi nhánh có chi phí nhân sự bất thường.

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện vấn đề thay vì chờ đến cuối tháng mới xem bảng lương.

CHI PHÍ NHÂN SỰ CẦN KẾT NỐI VỚI DOANH THU VÀ LỢI NHUẬN

Một hệ thống quản trị nhà hàng không nên tách riêng dữ liệu nhân sự khỏi dữ liệu tài chính.

Nên kết nối:

Doanh thu → Số lượng khách/đơn → Giờ công → Chi phí nhân sự → Lợi nhuận

Khi doanh thu tăng, doanh nghiệp có thể xác định chi phí nhân sự tăng bao nhiêu là hợp lý.

Nếu doanh thu giảm nhưng chi phí nhân sự vẫn giữ nguyên, hệ thống cần cảnh báo để quản lý xem xét lại lịch làm việc và định biên.

ACC TRAINING HỖ TRỢ KIỂM SOÁT CHI PHÍ NHÂN SỰ CHO NHÀ HÀNG

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán và quản trị tài chính chuyên biệt cho nhà hàng, café và chuỗi F&B.

Chúng tôi hỗ trợ:

✔️ Xây dựng hệ thống quản lý chi phí nhân sự.
✔️ Thiết lập định biên nhân sự theo mô hình vận hành.
✔️ Xây dựng quy trình chấm công và tính lương.
✔️ Kiểm soát giờ làm và giờ làm thêm.
✔️ Phân tích chi phí nhân sự theo doanh thu.
✔️ Theo dõi chi phí theo từng chi nhánh và bộ phận.
✔️ Xây dựng KPI và chính sách thưởng.
✔️ Thiết lập Dashboard chi phí nhân sự.
✔️ Kết nối dữ liệu nhân sự với doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
✔️ Xây dựng báo cáo quản trị phục vụ chủ doanh nghiệp.

Mục tiêu không phải đơn giản là “giảm chi phí nhân sự”, mà là:

Đúng người → Đúng ca → Đúng năng suất → Đúng chi phí → Đúng hiệu quả.

KẾT LUẬN

Chi phí nhân sự là khoản chi phí quan trọng nhưng không nên được nhìn nhận đơn thuần là một khoản cần cắt giảm.

Điều doanh nghiệp cần là sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

Một hệ thống quản lý tốt giúp nhà hàng biết:

• Đang có bao nhiêu nhân sự.
• Chi phí nhân sự là bao nhiêu.
• Chi phí chiếm bao nhiêu phần doanh thu.
• Bộ phận nào đang sử dụng nhiều nguồn lực.
• Chi nhánh nào có năng suất tốt.
• Khung giờ nào đang dư hoặc thiếu nhân sự.
• Giờ làm thêm phát sinh ở đâu.
• Chi phí nhân sự đang ảnh hưởng đến lợi nhuận như thế nào.

Đặc biệt với chuỗi F&B, việc chuẩn hóa hệ thống ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và so sánh hiệu quả giữa các chi nhánh.

Mô hình quản trị nên hướng đến:

DOANH THU → NHU CẦU NHÂN SỰ → LỊCH CA → GIỜ CÔNG → CHI PHÍ NHÂN SỰ → KPI → LỢI NHUẬN

Khi nhìn được toàn bộ chuỗi dữ liệu, chủ nhà hàng có thể đưa ra quyết định về nhân sự dựa trên số liệu thay vì cảm tính.

---

ACC TRAINING – DỊCH VỤ KẾ TOÁN & QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DÀNH RIÊNG CHO NHÀ HÀNG, CAFÉ & CHUỖI F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Đồng hành cùng nhà hàng kiểm soát chi phí nhân sự, tối ưu vận hành và quản trị lợi nhuận.