Nhà hàng đông khách, doanh thu vẫn tốt nhưng cuối tháng lợi nhuận lại thấp hơn kỳ vọng. Đây là tình trạng nhiều Nhà hàng – Cafe – Chuỗi F&B gặp phải.

Nguyên nhân không phải lúc nào cũng nằm ở doanh thu. Trong nhiều trường hợp, vấn đề đến từ chi phí nhà hàng tăng nhưng không được theo dõi, phân tích và kiểm soát kịp thời.

Một vài phần trăm chi phí tăng lên có thể chưa đáng kể trong một ngày, nhưng khi cộng dồn theo tháng và theo năm, đó có thể là một khoản lợi nhuận rất lớn.

Vậy chi phí nào đang làm nhà hàng mất lợi nhuận?

1. Chi phí nguyên vật liệu và Food Cost

Nguyên vật liệu là một trong những nhóm chi phí cần được kiểm soát chặt trong hoạt động F&B.

Food Cost nhà hàng có thể tăng do:

• Giá nguyên vật liệu đầu vào tăng.
• Mua hàng không kiểm soát giá.
• Định lượng món chưa chính xác.
• Chế biến vượt định lượng.
• Hao hụt trong quá trình sơ chế.
• Hủy món, hủy nguyên liệu.
• Chênh lệch hoặc thất thoát kho.

Ví dụ, một nhà hàng có doanh thu 1 tỷ đồng/tháng.

Nếu Food Cost tăng từ 30% lên 33%, trong điều kiện doanh thu và các yếu tố khác không đổi, chi phí nguyên vật liệu sẽ tăng khoảng:

30 triệu đồng/tháng.

Nếu tình trạng này kéo dài 12 tháng, mức chênh lệch có thể lên tới 360 triệu đồng.

Vì vậy, nhà hàng không nên chỉ nhìn tổng tiền mua nguyên vật liệu mà cần so sánh:

Food Cost định mức ↔ Food Cost thực tế ↔ Food Cost mục tiêu

Khi có chênh lệch, quan trọng nhất là xác định chênh lệch đến từ đâu.

2. Chi phí nhân sự

Nhân sự là một khoản chi phí lớn khác của nhà hàng, bao gồm:

Lương + Phụ cấp + Tăng ca + Thưởng + Các khoản chi phí nhân sự khác.

Vấn đề không phải cứ giảm nhân viên là giảm được chi phí.

Nhà hàng cần theo dõi mối quan hệ:

Chi phí nhân sự / Doanh thu

Ví dụ, doanh thu giảm trong tháng nhưng số lượng nhân viên và tổng giờ làm việc gần như không thay đổi. Khi đó tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu sẽ tăng và trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Nhà hàng nên phân tích chi phí nhân sự theo tháng, bộ phận, ca làm việc và từng cơ sở để có phương án bố trí phù hợp.

---

3. Chi phí mua hàng

Nhà hàng có thể mất lợi nhuận ngay từ khâu mua nguyên vật liệu nếu quy trình mua hàng không được kiểm soát.

Một số vấn đề thường gặp:

• Không so sánh giá giữa các nhà cung cấp.
• Giá mua tăng nhưng không được phát hiện.
• Mua vượt nhu cầu sử dụng.
• Số lượng đặt và số lượng nhận không khớp.
• Nhận hàng không đúng chất lượng.
• Hóa đơn khác với hàng thực nhận.
• Công nợ nhà cung cấp bị sai.
• Thanh toán sai hoặc thanh toán trùng.

Một quy trình mua hàng nhà hàng nên được kiểm soát xuyên suốt:

Nhu cầu → Đề nghị mua → Phê duyệt → Đặt hàng → Nhận hàng → Nhập kho → Công nợ → Thanh toán

Kiểm soát tốt giá mua và số lượng đầu vào cũng là nền tảng để kiểm soát Food Cost.

4. Chi phí tồn kho và thất thoát

Tiền nằm trong kho cũng là tiền của doanh nghiệp.

Nhập quá nhiều nguyên vật liệu có thể tạo thành chuỗi:

Tồn kho cao → Lưu kho lâu → Hư hỏng/Hết hạn → Hủy hàng → Tăng Food Cost

Ngoài ra, nhà hàng còn phải kiểm soát chênh lệch giữa:

Tồn kho trên hệ thống ↔ Tồn kho thực tế

Khi kiểm kê phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp không nên chỉ điều chỉnh số liệu để hai bên bằng nhau.

Quan trọng hơn là tìm được nguyên nhân:

• Sai định lượng?
• Xuất kho chưa ghi nhận?
• Hủy hàng chưa báo cáo?
• Sai đơn vị tính?
• Hao hụt?
• Hay có thất thoát?

Kiểm soát tồn kho nhà hàng tốt không chỉ giúp số liệu chính xác mà còn giúp phát hiện những lỗ hổng trong vận hành.

5. Chi phí khuyến mại và chiết khấu

Khuyến mại có thể làm tăng doanh thu nhưng doanh thu tăng không đồng nghĩa lợi nhuận tăng.

Một chương trình giảm giá có thể đồng thời phát sinh:

Chiết khấu + Food Cost + Phí nền tảng + Quảng cáo + Chi phí vận hành

Ví dụ nhà hàng tăng được 100 triệu đồng doanh thu nhờ chương trình khuyến mại nhưng phải bỏ ra phần lớn số tiền đó cho giá vốn, giảm giá, quảng cáo và phí nền tảng.

Khi đó, điều cần đánh giá không phải chỉ là:

“Chương trình mang về bao nhiêu doanh thu?”

mà phải là:

“Sau tất cả chi phí, chương trình mang về bao nhiêu lợi nhuận?”

6. Phí nền tảng và các kênh bán hàng

Nhà hàng hiện nay có thể bán hàng qua nhiều kênh:

Tại cửa hàng – Website – Ứng dụng giao đồ ăn – Các nền tảng bán hàng khác.

Mỗi kênh có thể phát sinh:

• Phí nền tảng.
• Chiết khấu.
• Phí thanh toán.
• Khuyến mại.
• Quảng cáo.
• Các khoản giảm trừ khác.

Vì vậy, không nên chỉ nhìn doanh thu hiển thị trên ứng dụng.

Nhà hàng cần phân tích:

Doanh thu từng kênh → Chi phí/giảm trừ → Số tiền thực nhận → Lợi nhuận

Có những kênh doanh thu rất cao nhưng sau khi trừ toàn bộ chi phí, hiệu quả thực tế lại không cao như kỳ vọng.

7. Chi phí vận hành cố định

Ngoài Food Cost và nhân sự, nhà hàng còn có rất nhiều khoản chi phí vận hành:

Mặt bằng – Điện – Nước – Internet – Phần mềm – Bảo trì – Vệ sinh – Công cụ dụng cụ – Dịch vụ thuê ngoài…

Đây là những khoản chi phí dễ bị bỏ qua vì từng khoản có thể không quá lớn.

Nhưng khi cộng toàn bộ lại, chúng có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong doanh thu.

Nhà hàng nên theo dõi:

Chi phí vận hành / Doanh thu

và so sánh theo từng tháng để phát hiện khoản chi phí đang tăng bất thường.

8. Những “chi phí vô hình” khó nhìn thấy trên báo cáo

Đây đôi khi mới là những khoản khiến nhà hàng mất lợi nhuận mà chủ doanh nghiệp khó nhận ra.

Ví dụ:

Nhập sai hàng → phải hủy

Định lượng sai → Food Cost tăng

Không đối soát → thất thoát doanh thu

Mua quá nhiều → tồn kho → hết hạn

Không đối chiếu công nợ → thanh toán trùng

Thiếu báo cáo → chủ nhà hàng ra quyết định sai

Những khoản này có thể không xuất hiện dưới một tài khoản có tên “chi phí thất thoát”, nhưng cuối cùng vẫn làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đây là lý do kế toán quản trị nhà hàng cần đi xa hơn việc nhập liệu và ghi nhận chứng từ.

Làm thế nào để biết chi phí nào đang có vấn đề?

Thay vì cuối tháng chỉ hỏi:

“Tháng này nhà hàng chi bao nhiêu?”

Chủ nhà hàng nên yêu cầu hệ thống báo cáo trả lời được:

Chi phí nào đang tăng?
Tăng bao nhiêu?
Tăng từ thời điểm nào?
Nguyên nhân do đâu?
Ảnh hưởng bao nhiêu đến lợi nhuận?

Một hệ thống báo cáo quản trị nhà hàng có thể được xây dựng theo chuỗi:

Doanh thu
↓
Food Cost/Giá vốn
↓
Lợi nhuận gộp
↓
Chi phí nhân sự
↓
Chi phí vận hành
↓
Lợi nhuận

Sau đó tiếp tục phân tích theo:

Thời gian → Chi nhánh → Bộ phận → Nhóm chi phí → Kênh bán hàng

Nhờ vậy, khi lợi nhuận giảm, doanh nghiệp có thể đi ngược từ kết quả để tìm nguyên nhân.

ACC Training hỗ trợ nhà hàng kiểm soát chi phí như thế nào?

Kiểm soát chi phí không đơn giản là ghi nhận “tháng này đã chi bao nhiêu”.

Điều quan trọng hơn là xây dựng được một hệ thống giúp doanh nghiệp biết:

Chi phí phát sinh ở đâu? Khoản nào đang tăng? Vì sao tăng? Và nó đang ảnh hưởng thế nào đến lợi nhuận?

ACC Training cung cấp giải pháp Kế toán nội bộ & Quản trị tài chính dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B, tập trung vào việc tổ chức số liệu để phục vụ kiểm soát và quản trị.

Tùy theo mô hình và hiện trạng của từng nhà hàng, ACC có thể hỗ trợ:

• Kiểm soát Food Cost: Theo dõi định lượng, giá vốn và chênh lệch giữa định mức với thực tế.
• Kiểm soát mua hàng: Theo dõi giá mua, nhà cung cấp, nhập hàng và công nợ.
• Kiểm soát tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn, kiểm kê và phân tích chênh lệch.
• Kiểm soát chi phí: Phân loại và theo dõi biến động của từng nhóm chi phí.
• Quản lý nhân sự & tiền lương: Theo dõi chi phí nhân sự và tỷ lệ chi phí trên doanh thu.
• Kiểm soát dòng tiền: Theo dõi thu – chi, công nợ và kế hoạch thanh toán.
• Báo cáo quản trị: Tổng hợp doanh thu, Food Cost, chi phí, lợi nhuận và các chỉ số quan trọng.
• Setup quy trình kế toán: Xây dựng biểu mẫu, SOP, phân quyền và hệ thống kiểm soát phù hợp với hoạt động thực tế.

Từ “lợi nhuận giảm” đến tìm đúng nguyên nhân

Một hệ thống kế toán quản trị tốt cần giúp doanh nghiệp đi từ:

Lợi nhuận tháng này giảm

↓ đến

Nhóm chi phí nào khiến lợi nhuận giảm?

↓ đến

Tại sao chi phí đó tăng?

↓ và cuối cùng

Bộ phận nào cần xử lý và cần xử lý vấn đề gì?

Đó cũng là điểm khác biệt giữa ghi nhận số liệu kế toán và sử dụng số liệu kế toán để quản trị doanh nghiệp.

ACC có thể thực hiện dịch vụ kế toán định kỳ hoặc setup hệ thống kế toán – quy trình – biểu mẫu – báo cáo quản trị, sau đó đào tạo và bàn giao để đội ngũ kế toán nội bộ của nhà hàng tự vận hành.

Muốn tăng lợi nhuận, không nhất thiết chỉ tăng doanh thu

Tăng doanh thu rất quan trọng, nhưng doanh nghiệp cũng cần bảo vệ phần doanh thu đã tạo ra.

Một nhà hàng có thể cải thiện lợi nhuận thông qua việc kiểm soát tốt hơn:

Food Cost + Mua hàng + Kho + Nhân sự + Chi phí vận hành + Dòng tiền + Kênh bán hàng

Mục tiêu không phải cắt giảm mọi chi phí.

Mục tiêu là:

Chi đúng – Kiểm soát được – Đo lường được – Và biết mỗi khoản chi đang tạo ra giá trị gì.

Khi hệ thống kế toán và báo cáo quản trị được tổ chức tốt, chủ nhà hàng sẽ nhìn rõ hơn:

Tiền đang đi đâu – Khoản nào bất thường – Nguyên nhân nằm ở đâu – Và đâu là nơi cần tối ưu trước.

ACC TRAINING – Kế toán & Quản trị tài chính dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
🌐 ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

#ChiPhiNhaHang #KiemSoatChiPhiNhaHang #FoodCostNhaHang #LoiNhuanNhaHang #KeToanNhaHang #KeToanNoiBoNhaHang #BaoCaoQuanTri #QuanTriTaiChinhNhaHang #KeToanFNB #ACCTraining