Mở nhà hàng không chỉ cần tiền thuê mặt bằng, sửa chữa và mua bàn ghế. Trước ngày khai trương, chủ đầu tư có thể phải chi cho thiết kế, bếp, thiết bị, nguyên vật liệu, nhân sự, phần mềm, marketing, thủ tục và vốn lưu động.

Một sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch là chỉ tính “chi phí để mở cửa” mà chưa tính đủ “chi phí để nhà hàng sống được trong những tháng đầu”.

Vậy chi phí mở nhà hàng gồm những khoản nào và nên lập ngân sách ra sao?

1. Chi phí thuê mặt bằng

Mặt bằng thường là một trong những khoản đầu tư lớn khi mở nhà hàng.

Ngoài tiền thuê hàng tháng, chủ đầu tư cần tính cả:

• Tiền đặt cọc.
• Tiền thuê trả trước.
• Phí môi giới nếu có.
• Chi phí cải tạo mặt bằng.
• Phí quản lý, dịch vụ nếu thuê trong trung tâm thương mại hoặc tòa nhà.
• Chi phí điện, nước và các khoản liên quan.

Ví dụ, mặt bằng có giá thuê 40 triệu đồng/tháng, yêu cầu đặt cọc 3 tháng và thanh toán trước 3 tháng thì riêng tiền cần chuẩn bị ban đầu đã có thể là:

40 triệu × 6 tháng = 240 triệu đồng.

Chưa bao gồm chi phí sửa chữa và thiết kế.

Vì vậy, đừng chỉ nhìn vào giá thuê một tháng khi lựa chọn mặt bằng.

2. Chi phí thiết kế và thi công nhà hàng

Sau khi có mặt bằng, doanh nghiệp thường phải đầu tư cho:

Thiết kế → Xây dựng → Điện nước → Điều hòa → Ánh sáng → Trang trí → Biển hiệu → Nội thất

Mức đầu tư phụ thuộc rất lớn vào diện tích và phân khúc.

Một quán ăn bình dân sẽ có cấu trúc chi phí khác hoàn toàn với nhà hàng cao cấp.

Trước khi thi công nên có:

Danh mục hạng mục + Khối lượng + Đơn giá + Ngân sách dự kiến

Đồng thời nên dành một khoản dự phòng vì quá trình thi công rất dễ phát sinh thêm chi phí.

3. Chi phí thiết bị bếp

Khu vực bếp có thể cần:

• Bếp công nghiệp.
• Tủ đông, tủ mát.
• Bàn inox.
• Chậu rửa.
• Hệ thống hút mùi.
• Thiết bị sơ chế.
• Thiết bị chế biến.
• Kệ kho.
• Máy rửa bát.
• Dụng cụ bếp.

Sai lầm thường gặp là mua thiết bị trước khi hoàn thiện menu và quy trình vận hành bếp.

Nên đi theo thứ tự:

Menu → Công suất dự kiến → Quy trình bếp → Danh sách thiết bị → Mua sắm

Điều này giúp hạn chế mua những thiết bị không thực sự cần thiết.

4. Chi phí bàn ghế, dụng cụ và trang thiết bị phục vụ

Ngoài bếp, khu vực phục vụ cũng cần một khoản đầu tư đáng kể:

Bàn ghế – Bát đĩa – Cốc – Ly – Dao thìa – Khay – Đồng phục – Quầy thu ngân – Thiết bị thanh toán – Đồ trang trí…

Những món nhỏ thường dễ bị bỏ sót khi lập ngân sách.

Một chiếc ly không đáng bao nhiêu, nhưng khi mua hàng trăm chiếc cùng nhiều loại dụng cụ khác nhau, tổng chi phí có thể tăng đáng kể.

Vì vậy nên xây dựng danh mục tài sản và công cụ dụng cụ trước khi mua.

5. Chi phí phần mềm và hệ thống quản lý

Một nhà hàng hiện đại có thể cần:

• Phần mềm POS.
• Máy POS/máy tính.
• Máy in bếp.
• Máy in hóa đơn.
• Thiết bị mạng.
• Camera.
• Phần mềm kế toán.
• Phần mềm chấm công.
• Phần mềm quản lý kho.
• Hệ thống hóa đơn điện tử.

Không nên chỉ tính tiền mua thiết bị ban đầu mà cần tính cả phí sử dụng định kỳ, bảo trì và nâng cấp nếu có.

6. Chi phí nguyên vật liệu ban đầu

Trước khai trương, nhà hàng cần nhập nguyên vật liệu để:

Test món → Đào tạo nhân viên → Chạy thử → Khai trương → Dự trữ vận hành

Đây là lúc cần đặc biệt chú ý đến tồn kho.

Nhập quá ít có thể thiếu hàng khi bán. Nhưng nhập quá nhiều dễ dẫn đến:

Tồn kho cao → Hư hỏng → Hết hạn → Hủy hàng → Mất vốn

Nên dựa trên menu, định lượng món và sản lượng bán dự kiến để xây dựng kế hoạch nhập hàng ban đầu.

7. Chi phí tuyển dụng và nhân sự trước khai trương

Nhà hàng thường phải tuyển nhân viên trước ngày mở cửa để đào tạo và chạy thử.

Các vị trí có thể bao gồm:

Quản lý – Bếp – Bar – Phục vụ – Thu ngân – Kho – Kế toán – Bảo vệ – Tạp vụ…

Chi phí nhân sự trước khai trương có thể gồm:

• Tuyển dụng.
• Lương đào tạo.
• Lương chạy thử.
• Đồng phục.
• Ăn ca.
• Phụ cấp.
• Các khoản liên quan đến nhân sự.

Như vậy, ngay cả khi chưa có doanh thu, nhà hàng đã bắt đầu phát sinh chi phí nhân sự.

8. Chi phí marketing và khai trương

Một nhà hàng mới thường cần ngân sách để khách hàng biết đến.

Có thể phát sinh:

• Chụp ảnh món ăn.
• Quay video.
• Thiết kế hình ảnh.
• Xây dựng Fanpage/Website.
• Quảng cáo.
• KOL/KOC.
• Chương trình khai trương.
• Voucher.
• Giảm giá.
• Trang trí sự kiện.

Điều quan trọng là không chỉ hỏi:

“Marketing hết bao nhiêu?”

mà cần xác định:

“Ngân sách này nhằm thu hút bao nhiêu khách hàng và tạo ra kết quả gì?”

9. Chi phí đăng ký kinh doanh và các thủ tục liên quan

Tùy theo mô hình, địa điểm và hoạt động cụ thể, nhà hàng cần dự trù chi phí cho các thủ tục và yêu cầu pháp lý áp dụng.

Ví dụ, nếu hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh thì có thủ tục đăng ký hộ kinh doanh; mức lệ phí cụ thể có thể do địa phương quyết định.

Do quy định và thủ tục có thể thay đổi, trước khi khai trương nên kiểm tra yêu cầu hiện hành cho đăng ký kinh doanh, thuế, hóa đơn, an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và các điều kiện liên quan đến mô hình thực tế.

10. Chi phí vận hành những tháng đầu

Đây là khoản rất dễ bị đánh giá thấp.

Nhà hàng mở cửa không có nghĩa ngay lập tức đạt doanh thu đủ để bù toàn bộ chi phí.

Trong những tháng đầu vẫn phải thanh toán:

Tiền thuê + Lương + Điện nước + Nguyên vật liệu + Marketing + Phần mềm + Nhà cung cấp + Chi phí vận hành

Trong khi lượng khách có thể cần thời gian để ổn định.

Vì vậy, ngân sách mở nhà hàng không nên chỉ tính:

“Cần bao nhiêu tiền để khai trương?”

mà nên tính:

“Nếu doanh thu thấp hơn kế hoạch trong vài tháng đầu, doanh nghiệp có đủ tiền để tiếp tục vận hành không?”

11. Chi phí dự phòng

Kế hoạch thực tế gần như luôn có những khoản phát sinh.

Ví dụ:

• Thi công vượt ngân sách.
• Mua bổ sung thiết bị.
• Thiết bị hỏng.
• Giá nguyên liệu thay đổi.
• Khai trương chậm.
• Doanh thu thấp hơn dự kiến.
• Marketing phải tăng ngân sách.
• Phát sinh sửa chữa.

Do đó, không nên sử dụng 100% vốn đang có cho chi phí đầu tư ban đầu.

Cần giữ một khoản dự phòng để xử lý các tình huống ngoài kế hoạch.

Tổng chi phí mở nhà hàng nên được chia thành 3 nhóm

Thay vì gom tất cả vào một con số, có thể chia ngân sách thành:

Nhóm	Bao gồm
Chi phí đầu tư ban đầu	Mặt bằng, thiết kế, thi công, bếp, nội thất, thiết bị, POS…
Chi phí trước khai trương	Tuyển dụng, đào tạo, nguyên vật liệu test, marketing, khai trương, thủ tục…
Vốn lưu động	Lương, mặt bằng, nguyên vật liệu, điện nước, marketing và các chi phí trong những tháng đầu

Cách chia này giúp chủ đầu tư tránh tình trạng:

Đủ tiền mở nhà hàng nhưng lại không đủ tiền vận hành nhà hàng.

Ví dụ dự toán chi phí mở một nhà hàng

Giả sử một nhà hàng dự kiến lập ngân sách như sau:

Hạng mục	Ngân sách giả định
Cọc & thuê mặt bằng ban đầu	240 triệu
Thiết kế & thi công	400 triệu
Thiết bị bếp	250 triệu
Nội thất & dụng cụ	150 triệu
POS, camera, phần mềm	50 triệu
Nguyên vật liệu ban đầu	60 triệu
Tuyển dụng & đào tạo	50 triệu
Marketing & khai trương	80 triệu
Chi phí khác	20 triệu
Tổng trước vốn lưu động	1,3 tỷ đồng

Đây chỉ là ví dụ minh họa, không phải mức giá chuẩn cho thị trường. Chi phí thực tế có thể khác rất nhiều tùy diện tích, vị trí, mô hình, thiết kế và phân khúc nhà hàng.

Nếu chủ đầu tư có đúng 1,3 tỷ đồng và sử dụng toàn bộ số tiền để khai trương thì gần như không còn vùng đệm tài chính cho giai đoạn vận hành.

Đừng quên lập kế hoạch dòng tiền trước khi mở nhà hàng

Sau khi dự toán chi phí đầu tư, nên lập thêm kế hoạch dòng tiền ít nhất theo từng tháng:

Tiền đầu kỳ + Tiền dự kiến thu – Tiền dự kiến chi = Tiền cuối kỳ

Đặc biệt nên xây dựng nhiều kịch bản:

Kịch bản tốt: doanh thu đạt hoặc vượt kế hoạch.

Kịch bản cơ sở: doanh thu đạt mức kỳ vọng hợp lý.

Kịch bản xấu: doanh thu thấp hơn đáng kể trong những tháng đầu.

Nếu ở kịch bản xấu, dòng tiền nhanh chóng về 0 thì kế hoạch tài chính đang có rủi ro.

Mở nhà hàng cần bao nhiêu vốn?

Không có một con số phù hợp cho tất cả.

Một quán ăn nhỏ, quán cafe, nhà hàng 100 chỗ và nhà hàng cao cấp có cấu trúc đầu tư hoàn toàn khác nhau. Các bảng chi phí trên internet chỉ nên được xem là tham khảo, không nên lấy làm ngân sách trực tiếp cho dự án của mình.

Cách phù hợp hơn là:

Xác định mô hình → Lập danh mục đầu tư → Lấy báo giá → Lập ngân sách → Dự toán doanh thu → Dự toán chi phí vận hành → Lập dòng tiền → Chuẩn bị vốn dự phòng

Chi phí mở nhà hàng không kết thúc vào ngày khai trương

Sai lầm lớn nhất khi tính chi phí mở nhà hàng là tập trung toàn bộ vào việc làm sao để nhà hàng mở cửa đẹp và đúng kế hoạch.

Ngày khai trương thực tế chỉ là ngày bắt đầu của quá trình vận hành.

Một kế hoạch tài chính tốt cần đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực cho cả:

Đầu tư → Khai trương → Vận hành → Ổn định → Tạo lợi nhuận

Trước khi quyết định đầu tư, hãy lập một bảng ngân sách chi tiết và tự trả lời 3 câu hỏi:

Tổng vốn đầu tư thực tế là bao nhiêu?

Mỗi tháng nhà hàng cần bao nhiêu tiền để tồn tại?

Nếu doanh thu thấp hơn kế hoạch, dòng tiền có thể duy trì được bao lâu?

Đó là những con số quan trọng không kém doanh thu kỳ vọng.

#ChiPhiMoNhaHang #MoNhaHang #KinhDoanhNhaHang #QuanTriNhaHang #VonMoNhaHang #ChiPhiNhaHang #QuanTriTaiChinh #FoodCost #KeToanNhaHang #KinhDoanhFNB