Trong hoạt động kinh doanh nhà hàng, mỗi ngày phát sinh rất nhiều khoản chi: nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng, tiền lương, điện nước, marketing, vận chuyển, sửa chữa, phí nền tảng giao hàng…

Tuy nhiên, không phải cứ khoản tiền doanh nghiệp thực tế đã chi thì đều mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đặc biệt từ ngày 15/12/2025, quy định về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên đã có thay đổi đáng chú ý. Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC tiếp tục hướng dẫn hồ sơ, chứng từ của khoản chi được trừ.

Vậy chi phí hợp lệ là gì và nhà hàng cần kiểm soát như thế nào?

CHI PHÍ HỢP LỆ LÀ GÌ?

Trong thực tế kế toán thường gọi là “chi phí hợp lệ”, “chi phí hợp lý” hoặc “chi phí được trừ”.

Về thuế TNDN, doanh nghiệp được tính khoản chi vào chi phí được trừ nếu khoản chi đáp ứng các điều kiện theo quy định và không thuộc khoản chi bị loại trừ.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến 3 nhóm điều kiện:

• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ theo quy định.
• Đối với các trường hợp thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Do đó, một khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ cần được kiểm soát từ lúc phát sinh đến khi thanh toán và lưu trữ hồ sơ.

1. CHI PHÍ PHẢI LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Khoản chi phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với nhà hàng, có thể gặp các nhóm chi phí như:

• Mua nguyên vật liệu.
• Mua đồ uống.
• Bao bì.
• Tiền thuê mặt bằng.
• Điện, nước.
• Chi phí nhân sự.
• Chi phí vận chuyển.
• Chi phí marketing.
• Chi phí sửa chữa.
• Chi phí phần mềm.
• Chi phí dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần chứng minh được khoản chi thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh, thay vì chỉ có chứng từ thanh toán.

2. PHẢI CÓ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ VÀ HỒ SƠ PHÙ HỢP

Đây là lỗi nhà hàng rất dễ gặp.

Ví dụ doanh nghiệp mua nguyên vật liệu nhưng:

• Không lấy hóa đơn.
• Hóa đơn sai thông tin.
• Chứng từ không đầy đủ.
• Không có hồ sơ chứng minh giao dịch.
• Không lưu được chứng từ thanh toán.

thì khoản chi có thể gặp rủi ro khi xác định chi phí được trừ.

Bộ Tài chính cũng nhấn mạnh theo Thông tư 20/2026/TT-BTC rằng các khoản chi được tính vào chi phí được trừ phải có đủ hóa đơn, chứng từ và thành phần hồ sơ theo từng trường hợp.

3. LƯU Ý QUY ĐỊNH THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TỪ 5 TRIỆU ĐỒNG

Đây là điểm nhà hàng cần đặc biệt lưu ý trong giai đoạn hiện nay.

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện tính chi phí được trừ.

Ví dụ:

Nhà hàng mua nguyên liệu của nhà cung cấp với giá trị một lần mua từ 5 triệu đồng trở lên.

Kế toán không nên chỉ kiểm tra:

“Hóa đơn đã có chưa?”

mà cần kiểm tra thêm:

“Đã thanh toán theo đúng phương thức và có chứng từ thanh toán phù hợp chưa?”

4. CHƯA THANH TOÁN THÌ CÓ ĐƯỢC TÍNH CHI PHÍ KHÔNG?

Có những trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên nhưng tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn chưa thanh toán.

Theo hướng dẫn hiện hành, khoản chi có thể được tính vào chi phí được trừ tại thời điểm ghi nhận nếu đáp ứng điều kiện hồ sơ; khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu sau đó thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí tương ứng theo quy định.

Vì vậy, kế toán cần theo dõi cả:

Chi phí → Công nợ → Thanh toán → Chứng từ thanh toán

thay vì chỉ kiểm tra hóa đơn.

5. TIỀN LƯƠNG CŨNG CẦN ĐƯỢC KIỂM SOÁT

Đối với nhà hàng, tiền lương là một khoản chi phí lớn.

Doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ nhân sự và tiền lương đầy đủ, đồng thời lưu các tài liệu liên quan theo quy định.

Đáng chú ý, Bộ Tài chính đã hướng dẫn rằng đối với khoản chi tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động kể từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi đáp ứng điều kiện được trừ.

Do đó, nhà hàng nên kiểm soát đồng bộ:

• Hợp đồng lao động.
• Quy chế tiền lương.
• Bảng chấm công.
• Bảng tính lương.
• Bảng thanh toán lương.
• Chứng từ thanh toán.
• Hồ sơ thưởng, phụ cấp nếu có.

6. CHI PHÍ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU CẦN ĐẶC BIỆT LƯU Ý

Đây thường là nhóm chi phí lớn nhất của nhà hàng.

Một quy trình mua hàng nên kiểm soát:

Nhà cung cấp → Báo giá → Đề nghị mua → Phê duyệt → Nhập hàng → Hóa đơn → Thanh toán → Hạch toán

Không nên để kế toán chỉ nhận hóa đơn vào cuối tháng rồi mới kiểm tra.

Cần đối chiếu:

• Số lượng trên đơn mua.
• Số lượng thực nhập.
• Đơn giá.
• Hóa đơn.
• Phiếu nhập kho.
• Chứng từ thanh toán.

Việc này vừa giúp kiểm soát thuế, vừa giúp nhà hàng hạn chế thất thoát và sai lệch tồn kho.

7. MUA HÀNG TỪ CÁ NHÂN, HỘ KINH DOANH CẦN CÓ HỒ SƠ PHÙ HỢP

Không phải mọi giao dịch mua hàng đều bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào giống nhau.

Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định hồ sơ đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh và các đối tượng đặc thù, trong đó có yêu cầu về chứng từ chi trả và bảng kê thu mua theo từng trường hợp. Với giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, cần lưu ý yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Điều này đặc biệt đáng lưu ý với nhà hàng thường xuyên mua:

• Rau củ.
• Hải sản.
• Nông sản.
• Một số nguyên liệu trực tiếp từ người sản xuất.
• Hàng hóa từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh.

8. CHI PHÍ THUÊ MẶT BẰNG CẦN HỒ SƠ GÌ?

Tiền thuê mặt bằng thường là khoản chi phí lớn và phát sinh định kỳ.

Nhà hàng nên xây dựng hồ sơ gồm:

• Hợp đồng thuê.
• Phụ lục hợp đồng nếu có.
• Chứng từ thanh toán.
• Hồ sơ hóa đơn/chứng từ theo trường hợp.
• Hồ sơ thuế liên quan nếu doanh nghiệp có nghĩa vụ khai, nộp thay.

Đối với trường hợp thuê tài sản của cá nhân, Thông tư 20/2026/TT-BTC có hướng dẫn hồ sơ và cách xử lý trong từng trường hợp cụ thể.

9. CHI PHÍ MARKETING, QUẢNG CÁO CŨNG CẦN KIỂM SOÁT

Nhà hàng thường phát sinh:

• Quảng cáo Facebook.
• Quảng cáo Google.
• Booking KOL/KOC.
• Chụp ảnh món ăn.
• Thiết kế.
• Khuyến mại.
• Sự kiện.

Không nên chỉ có một giao dịch chuyển khoản rồi ghi nhận ngay vào chi phí.

Nên lưu:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận.
• Báo giá.
• Nội dung dịch vụ.
• Hóa đơn/chứng từ.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ chứng minh dịch vụ đã thực hiện nếu phù hợp.

10. CHI PHÍ HỢP LỆ KHÔNG ĐỒNG NGHĨA VỚI “CỨ CÓ HÓA ĐƠN LÀ ĐƯỢC”

Đây là quan niệm rất dễ gây rủi ro.

Một hóa đơn chỉ là một thành phần trong bộ hồ sơ.

Kế toán cần nhìn toàn bộ chuỗi:

Khoản chi thực tế → Mục đích kinh doanh → Hóa đơn/chứng từ → Hồ sơ liên quan → Thanh toán → Hạch toán → Lưu trữ

Nếu một mắt xích không phù hợp, doanh nghiệp có thể phải giải trình hoặc điều chỉnh.

CHECKLIST KIỂM TRA CHI PHÍ HỢP LỆ CHO NHÀ HÀNG

Trước khi ghi nhận một khoản chi, kế toán có thể kiểm tra:

☑️ Khoản chi có phục vụ hoạt động kinh doanh không?

☑️ Hàng hóa/dịch vụ có thực tế phát sinh không?

☑️ Có hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp không?

☑️ Thông tin trên chứng từ có chính xác không?

☑️ Hồ sơ giao nhận/nghiệm thu có đầy đủ khi cần không?

☑️ Giá trị khoản chi có thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt không?

☑️ Chứng từ thanh toán có phù hợp không?

☑️ Khoản chi đã được hạch toán đúng chưa?

☑️ Hồ sơ đã được lưu trữ đầy đủ chưa?

NHỮNG LỖI KHIẾN CHI PHÍ NHÀ HÀNG DỄ BỊ LOẠI

❌ Mua hàng nhưng không lấy hóa đơn/chứng từ phù hợp.

❌ Có hóa đơn nhưng không có hồ sơ chứng minh giao dịch.

❌ Thanh toán tiền mặt trong trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

❌ Hóa đơn sai thông tin doanh nghiệp.

❌ Không đối chiếu hóa đơn với hàng thực tế nhập kho.

❌ Chi phí lương thiếu hồ sơ.

❌ Không theo dõi công nợ và thời điểm thanh toán.

❌ Không lưu trữ chứng từ đầy đủ.

❌ Ghi nhận chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh.

ACC TRAINING HỖ TRỢ KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN NHÀ HÀNG

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán và quản trị tài chính chuyên biệt cho nhà hàng, café và chuỗi F&B.

Chúng tôi hỗ trợ:

✔️ Xây dựng quy trình kiểm soát chi phí.
✔️ Kiểm tra hồ sơ, hóa đơn và chứng từ đầu vào.
✔️ Kiểm soát chi phí mua hàng và nguyên vật liệu.
✔️ Kiểm soát hồ sơ tiền lương và chi phí nhân sự.
✔️ Đối chiếu mua hàng – kho – hóa đơn – thanh toán.
✔️ Theo dõi công nợ nhà cung cấp.
✔️ Xây dựng quy trình thanh toán và phê duyệt chi phí.
✔️ Rà soát dữ liệu kế toán phục vụ kê khai và quyết toán thuế.
✔️ Xây dựng Dashboard doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

Mục tiêu không chỉ là giúp doanh nghiệp “có hóa đơn”, mà là xây dựng một hệ thống trong đó chi phí phát sinh có căn cứ, có hồ sơ, có kiểm soát và có thể giải trình.

KẾT LUẬN

Chi phí hợp lệ là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý kế toán và thuế của doanh nghiệp.

Đối với nhà hàng, số lượng giao dịch lớn và nhiều khoản chi phát sinh mỗi ngày khiến việc kiểm soát càng cần được thực hiện theo quy trình.

Đặc biệt từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp cần lưu ý ngưỡng 5 triệu đồng đối với các trường hợp thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định mới.

Một hệ thống tốt nên kiểm soát:

Mua hàng → Hóa đơn → Nhập kho → Công nợ → Thanh toán → Hạch toán → Lưu trữ

Khi từng khoản chi được kiểm soát ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong công tác kế toán, thuế và quản trị chi phí.

Lưu ý: Chính sách thuế có thể thay đổi theo từng thời kỳ và điều kiện của từng giao dịch. Nội dung trên mang tính thông tin tổng quan; doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành và hồ sơ thực tế trước khi áp dụng.

---

ACC TRAINING – DỊCH VỤ KẾ TOÁN & QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DÀNH RIÊNG CHO NHÀ HÀNG, CAFÉ & CHUỖI F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Địa chỉ: Hà Nội

ACC Training – Đồng hành cùng nhà hàng kiểm soát chi phí, hóa đơn, chứng từ và hệ thống kế toán bài bản.