Cách kiểm tra doanh thu theo đơn hàng cho shop online

Doanh thu là một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất khi quản lý shop online. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp tình trạng:

  • Số đơn trên sàn không khớp với số đơn trong file kế toán.
  • Doanh thu trên phần mềm khác với doanh thu thực tế.
  • Đơn hủy, đơn hoàn vẫn bị tính vào doanh thu.
  • Tiền khách chuyển không khớp giá trị đơn hàng.
  • Doanh thu giữa Shopee, TikTok Shop, Website và ngân hàng bị lệch.
  • Cuối tháng mới phát hiện chênh lệch nhưng không biết nguyên nhân.

Vì vậy, thay vì chỉ nhìn vào tổng doanh thu cuối ngày hoặc cuối tháng, doanh nghiệp nên kiểm tra doanh thu từ từng đơn hàng.

Quy trình đơn giản nhất là:

Đơn hàng → Trạng thái đơn → Giá trị đơn → Giảm giá → Doanh thu → Thanh toán → Đối soát

1. Doanh thu theo đơn hàng là gì?

Doanh thu theo đơn hàng là việc xác định giá trị doanh thu phát sinh từ từng đơn hàng và đối chiếu với trạng thái thực tế của đơn.

Mỗi đơn hàng nên có tối thiểu:

  • Mã đơn hàng.
  • Ngày đặt hàng.
  • Ngày giao thành công.
  • Kênh bán hàng.
  • Khách hàng.
  • Sản phẩm.
  • Số lượng.
  • Đơn giá.
  • Giảm giá.
  • Phí vận chuyển.
  • Tổng tiền.
  • Trạng thái đơn hàng.
  • Phương thức thanh toán.
  • Số tiền đã thu.
  • Số tiền còn phải thu.

Nhờ đó, kế toán có thể truy ngược từ tổng doanh thu xuống từng đơn hàng cụ thể.

2. Vì sao không nên chỉ lấy tổng doanh thu từ sàn?

Đối với shop bán hàng trên:

  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.
  • Website.
  • Facebook.
  • Instagram.
  • Zalo.

mỗi kênh có thể cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau.

Một đơn hàng có thể có:

Giá trị sản phẩm

  • Phí vận chuyển

− Voucher

− Chiết khấu

− Các khoản điều chỉnh

= Số tiền khách thanh toán

Sau đó sàn hoặc đơn vị thanh toán có thể tiếp tục khấu trừ các khoản phí trước khi chuyển tiền về doanh nghiệp.

Vì vậy:

Doanh thu ≠ Tiền thực nhận

Đây là nguyên tắc quan trọng khi kiểm tra doanh thu thương mại điện tử.

3. Bước 1: Lấy danh sách toàn bộ đơn hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần lấy dữ liệu đơn hàng của kỳ cần kiểm tra.

Có thể theo:

  • Ngày.
  • Tuần.
  • Tháng.
  • Quý.

Ví dụ trong tháng 8:

Tổng đơn hàng phát sinh: 5.000 đơn

Không nên ngay lập tức lấy 5.000 đơn này để tính doanh thu.

Cần tiếp tục phân loại trạng thái.

4. Bước 2: Phân loại trạng thái đơn hàng

Đây là bước rất quan trọng.

Có thể chia thành:

Đơn giao thành công

Có khả năng phát sinh doanh thu theo chính sách ghi nhận của doanh nghiệp.

Đơn đang giao

Chưa nên mặc định là đơn hoàn thành.

Đơn hủy

Cần loại khỏi dữ liệu doanh thu tương ứng nếu chưa phát sinh doanh thu.

Đơn hoàn

Cần xử lý theo trạng thái hoàn và chính sách ghi nhận doanh thu.

Đơn trả hàng

Cần kiểm tra tình trạng hàng và khoản tiền hoàn trả.

Đơn điều chỉnh

Cần kiểm tra nguyên nhân và chứng từ liên quan.

Ví dụ:

Tổng đơn phát sinh:

5.000 đơn

Trong đó:

  • 4.500 đơn giao thành công.
  • 200 đơn đang giao.
  • 150 đơn hủy.
  • 150 đơn hoàn.

Kế toán không nên lấy toàn bộ 5.000 đơn để tính doanh thu.

5. Bước 3: Kiểm tra giá trị từng đơn

Sau khi lọc trạng thái đơn, cần kiểm tra giá trị từng đơn.

Ví dụ:

Mã đơnGiá trị hàngGiảm giáKhách thanh toán
DH001500.00050.000450.000
DH002800.000100.000700.000
DH0031.200.000200.0001.000.000

Kế toán cần xác định rõ:

Giá bán ban đầu

Khoản giảm giá

Giá trị thực tế của giao dịch

Không nên lấy một con số duy nhất mà không biết nó đại diện cho khoản nào.

6. Bước 4: Kiểm tra voucher và chiết khấu

Đơn hàng online thường có nhiều loại giảm giá:

  • Voucher của shop.
  • Voucher của sàn.
  • Voucher vận chuyển.
  • Mã giảm giá.
  • Chiết khấu.
  • Khuyến mại.
  • Các chương trình hỗ trợ khác.

Điểm quan trọng là phải xác định:

Khoản giảm giá do ai chịu?

Ví dụ:

Giá sản phẩm:

1.000.000 đồng

Voucher:

100.000 đồng

Khách thanh toán:

900.000 đồng

Nhưng nếu voucher được tài trợ một phần bởi sàn, doanh nghiệp cần xem dữ liệu thanh toán và chính sách của nền tảng để xác định đúng bản chất khoản giảm.

Không nên tự động trừ tất cả voucher vào doanh thu mà chưa kiểm tra nguồn tài trợ và cách ghi nhận.

7. Bước 5: Kiểm tra đơn hàng hoàn và hủy

Đây là nguyên nhân phổ biến gây sai lệch doanh thu.

Ví dụ:

Shop có 1.000 đơn hàng.

Sau khi kiểm tra:

  • 900 đơn giao thành công.
  • 50 đơn hủy.
  • 50 đơn hoàn.

Nếu hệ thống kế toán vẫn ghi nhận cả 1.000 đơn là doanh thu, số liệu sẽ bị sai.

Do đó cần lập báo cáo riêng:

Tổng đơn → Đơn thành công → Đơn hủy → Đơn hoàn → Đơn cần xử lý

Đồng thời đối chiếu với:

Hàng hóa + tiền + công nợ

8. Bước 6: Đối chiếu doanh thu với tiền thanh toán

Sau khi xác định doanh thu theo đơn, cần kiểm tra tiền.

Có thể chia thành:

Chuyển khoản

Đơn hàng → Tài khoản ngân hàng

COD

Đơn hàng → Đơn vị vận chuyển → Tiền thu hộ → Ngân hàng

Tiền sàn

Đơn hàng → Sàn → Khấu trừ → Số tiền phải nhận → Ngân hàng

Cổng thanh toán

Đơn hàng → Cổng thanh toán → Phí → Tiền thực nhận

Mục tiêu là giải thích được toàn bộ dòng tiền phát sinh từ đơn hàng.

9. Bước 7: Đối chiếu doanh thu với ngân hàng

Đây là bước giúp phát hiện nhiều sai lệch.

Ví dụ:

Theo báo cáo đơn hàng:

Doanh thu phải thu: 200 triệu đồng

Ngân hàng thực tế nhận:

195 triệu đồng

Không nên điều chỉnh ngay doanh thu xuống 195 triệu.

Cần tìm nguyên nhân 5 triệu đồng chênh lệch.

Có thể là:

  • Phí thanh toán.
  • Phí sàn.
  • Khoản khấu trừ.
  • Đơn hoàn.
  • Điều chỉnh.
  • Khách chuyển thiếu.
  • Tiền chưa về.

Mục tiêu của đối soát là:

Mỗi khoản chênh lệch đều phải có nguyên nhân.

10. Bước 8: Đối chiếu doanh thu với hóa đơn

Đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử, cần xây dựng quy trình đối chiếu giữa:

Đơn hàng → Doanh thu → Hóa đơn → Thanh toán

Việc này giúp hạn chế:

  • Bỏ sót hóa đơn.
  • Xuất trùng hóa đơn.
  • Sai giá trị.
  • Sai thông tin.
  • Hóa đơn không khớp đơn hàng.

Đặc biệt với doanh nghiệp có hàng nghìn đơn mỗi tháng, việc kiểm tra thủ công từng hóa đơn sẽ mất rất nhiều thời gian nếu không có dữ liệu chuẩn hóa.

11. Bước 9: Kiểm tra doanh thu theo từng kênh

Nếu doanh nghiệp bán hàng đa kênh, nên tách riêng doanh thu:

KênhDoanh thuSố đơn
Shopee300 triệu1.200
TikTok Shop250 triệu1.000
Website150 triệu300
Facebook100 triệu200
Zalo50 triệu150

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết:

  • Kênh nào có doanh thu cao.
  • Kênh nào có nhiều đơn.
  • Kênh nào có giá trị đơn trung bình cao.
  • Kênh nào có tỷ lệ hoàn lớn.

12. Bước 10: Tính giá trị đơn hàng trung bình

Một chỉ số rất hữu ích là:

Giá trị đơn hàng trung bình (AOV) = Doanh thu / Số đơn hàng

Ví dụ:

Doanh thu:

500 triệu đồng

Số đơn:

1.000 đơn

AOV:

500.000 đồng/đơn

Theo dõi AOV theo từng tháng giúp doanh nghiệp biết chất lượng doanh thu đang thay đổi như thế nào.

Ví dụ:

Tháng 7: 450.000 đồng/đơn

Tháng 8: 500.000 đồng/đơn

Có thể doanh nghiệp đang bán được nhiều combo hoặc sản phẩm có giá trị cao hơn.

13. Bảng kiểm tra doanh thu theo đơn hàng nên có những cột nào?

Một bảng đối soát cơ bản có thể thiết kế:

Mã đơnKênhTrạng tháiDoanh thuGiảm giáPhải thuĐã thuChênh lệch
DH001ShopeeThành công500.00050.000450.000450.0000
DH002TikTokThành công800.000100.000700.000700.0000
DH003WebsiteThành công1.200.00001.200.0001.000.000200.000

Đơn DH003 cần được đưa vào danh sách kiểm tra vì:

Phải thu ≠ Đã thu

14. Những lỗi thường gặp khi kiểm tra doanh thu

Lỗi 1: Chỉ lấy doanh thu từ sàn

Không đối chiếu với đơn hàng và ngân hàng.

Lỗi 2: Lấy tiền thực nhận làm doanh thu

Đây là lỗi rất phổ biến.

Lỗi 3: Không loại đơn hủy

Làm tăng doanh thu ảo.

Lỗi 4: Không xử lý đơn hoàn

Có thể làm sai doanh thu và tồn kho.

Lỗi 5: Không kiểm tra voucher

Không biết khoản giảm giá do ai chịu.

Lỗi 6: Không đối chiếu ngân hàng

Không phát hiện tiền chưa về.

Lỗi 7: Không đối chiếu hóa đơn

Có thể phát sinh hóa đơn thiếu hoặc trùng.

Lỗi 8: Gộp tất cả các kênh

Không biết kênh nào đang thực sự hiệu quả.

15. Kiểm tra doanh thu theo ngày

Với shop có lượng đơn lớn, nên theo dõi doanh thu hàng ngày.

Báo cáo có thể gồm:

  • Tổng đơn.
  • Đơn thành công.
  • Đơn hủy.
  • Đơn hoàn.
  • Doanh thu.
  • Tiền đã thu.
  • Tiền chưa thu.
  • Chênh lệch.

Ví dụ:

NgàyĐơn thành côngDoanh thuĐã thuChênh lệch
01/0815075 triệu74 triệu1 triệu
02/0818090 triệu90 triệu0
03/0816082 triệu80 triệu2 triệu

Ngày 01 và 03 cần được kiểm tra thêm.

16. Kiểm tra doanh thu theo sản phẩm

Ngoài doanh thu theo đơn, chủ shop nên phân tích theo sản phẩm.

Ví dụ:

Sản phẩmSố đơnDoanh thuGiá vốnLợi nhuận
SP01500250 triệu130 triệu120 triệu
SP02300210 triệu150 triệu60 triệu
SP03200200 triệu100 triệu100 triệu

Doanh thu SP02 khá cao nhưng lợi nhuận lại thấp.

Đây là lý do doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào doanh thu.

17. Kiểm tra doanh thu có thể giúp phát hiện thất thoát

Khi đối chiếu từng đơn hàng, doanh nghiệp có thể phát hiện:

  • Đơn đã giao nhưng chưa ghi nhận.
  • Khách đã thanh toán nhưng đơn chưa cập nhật.
  • Đơn bị ghi nhận hai lần.
  • Đơn hoàn chưa xử lý.
  • Tiền COD chưa về.
  • Tiền sàn chưa đối soát.
  • Sai giá bán.
  • Sai chiết khấu.
  • Sai số lượng.

Như vậy, kiểm tra doanh thu không chỉ phục vụ kế toán mà còn là một công cụ kiểm soát thất thoát.

18. Nên kiểm tra doanh thu bằng Excel hay phần mềm?

Tùy quy mô doanh nghiệp.

Shop nhỏ

Excel có thể đáp ứng nếu số lượng đơn chưa quá lớn.

Shop vài nghìn đơn/tháng

Nên chuẩn hóa dữ liệu và sử dụng công cụ hỗ trợ đối soát.

Doanh nghiệp bán đa kênh

Nên xây dựng hệ thống tập trung để kết nối:

Sàn → Website → Ngân hàng → Kho → Kế toán → Báo cáo

Điều quan trọng không phải là dùng công cụ nào mà là dữ liệu phải có khả năng:

Đối chiếu – truy xuất – giải thích chênh lệch.

19. Quy trình kiểm tra doanh thu theo đơn hàng

ACC Training đề xuất quy trình 8 bước:

Bước 1

Tải dữ liệu đơn hàng.

Bước 2

Chuẩn hóa mã đơn hàng và sản phẩm.

Bước 3

Phân loại trạng thái đơn.

Bước 4

Xác định giá trị doanh thu.

Bước 5

Đối chiếu giảm giá, voucher và các khoản điều chỉnh.

Bước 6

Đối chiếu tiền phải thu và tiền thực nhận.

Bước 7

Đối chiếu ngân hàng, COD và tiền sàn.

Bước 8

Tổng hợp báo cáo và xử lý các khoản chênh lệch.

Mục tiêu cuối cùng:

Không có khoản chênh lệch nào không giải thích được.

20. ACC Training hỗ trợ kiểm tra doanh thu như thế nào?

ACC Training hỗ trợ shop và doanh nghiệp thương mại điện tử kiểm soát doanh thu từ nhiều kênh:

Đối soát đơn hàng

  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.
  • Website.
  • Facebook.
  • Instagram.
  • Zalo.

Đối soát dòng tiền

  • Ngân hàng.
  • COD.
  • Tiền sàn.
  • Cổng thanh toán.

Kiểm soát dữ liệu

  • Đơn hàng.
  • Doanh thu.
  • Hàng hoàn.
  • Hàng hủy.
  • Voucher.
  • Chiết khấu.
  • Phí sàn.

Báo cáo quản trị

  • Doanh thu theo ngày.
  • Doanh thu theo kênh.
  • Doanh thu theo sản phẩm.
  • Giá trị đơn hàng trung bình.
  • Báo cáo chênh lệch.
  • Báo cáo lợi nhuận.
  • Báo cáo dòng tiền.

Kết luận

Kiểm tra doanh thu theo đơn hàng không đơn giản là cộng tất cả giá trị đơn.

Một quy trình kiểm tra tốt cần đi theo chuỗi:

Đơn hàng → Trạng thái → Giá trị → Giảm giá → Doanh thu → Thanh toán → Ngân hàng → Kế toán

Đặc biệt với doanh nghiệp bán hàng đa kênh, cần phân biệt rõ:

Doanh thu

Tiền phải thu

Tiền thực nhận

Chi phí bị khấu trừ

Lợi nhuận

Khi kiểm tra được đến từng đơn hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện sai lệch, hạn chế thất thoát và có số liệu đáng tin cậy hơn để quản trị.

ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử

ACC Training đồng hành cùng shop và doanh nghiệp bán online trong:

  • Kiểm tra doanh thu theo đơn hàng.
  • Đối soát Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki.
  • Đối soát Website, Facebook, Instagram, Zalo.
  • Đối soát COD và ngân hàng.
  • Kiểm soát hàng hoàn và tồn kho.
  • Quản lý giá vốn.
  • Kiểm soát chi phí sàn và quảng cáo.
  • Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
  • Quản lý dòng tiền và công nợ.
  • Kê khai thuế và báo cáo tài chính.

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Kiểm soát từng đơn hàng, đối soát từng khoản tiền, quản trị đúng doanh thu và lợi nhuận.

HomeCourses
Search

Search