Các khoản phí sàn cần kiểm tra khi bán hàng online

Bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki… giúp doanh nghiệp tiếp cận lượng lớn khách hàng, nhưng đi kèm với đó là nhiều khoản phí có thể được khấu trừ trực tiếp vào doanh thu.

Nếu chỉ nhìn vào số tiền sàn chuyển về ngân hàng, doanh nghiệp rất dễ hiểu nhầm rằng doanh thu bị thiếu hoặc không biết lợi nhuận thực tế còn bao nhiêu.

Vì vậy, việc kiểm tra và đối soát từng khoản phí sàn là một phần quan trọng trong quản lý kế toán thương mại điện tử.

Đặc biệt, cơ chế phí của các nền tảng có thể thay đổi theo từng thời điểm, ngành hàng, chương trình và loại tài khoản. Chẳng hạn, điều khoản hiện hành của Shopee quy định các khoản như phí xử lý giao dịch và phí cố định có thể được cấn trừ trước khi tiền bán hàng được ghi nhận vào số dư của người bán.

1. Vì sao cần kiểm tra phí sàn?

Giả sử doanh nghiệp có doanh thu bán hàng trên sàn:

500 triệu đồng

Nhưng số tiền thực tế nhận được chỉ:

430 triệu đồng

Chênh lệch 70 triệu đồng có thể đến từ nhiều khoản:

  • Phí sàn.
  • Phí xử lý thanh toán.
  • Phí vận chuyển.
  • Chi phí quảng cáo.
  • Voucher, chiết khấu.
  • Affiliate.
  • Hoàn tiền.
  • Đơn hàng hoàn, hủy.
  • Các khoản điều chỉnh khác.

Nếu không tách riêng từng khoản, doanh nghiệp sẽ rất khó trả lời:

Tiền đã đi đâu?

Chi phí nào đang chiếm nhiều nhất?

Kênh bán hàng có thực sự có lợi nhuận không?

2. Phí cố định/hoa hồng sàn

Đây thường là khoản đầu tiên cần kiểm tra.

Tùy từng nền tảng, ngành hàng và chương trình tham gia, sàn có thể áp dụng một tỷ lệ phí hoặc hoa hồng trên giao dịch.

Ví dụ, Shopee hiện quy định phí cố định được tính theo tỷ lệ phần trăm phí cố định theo ngành hàng và được cấn trừ trên các giao dịch thuộc phạm vi áp dụng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

  • Đơn hàng nào bị tính phí.
  • Mức phí áp dụng.
  • Căn cứ tính phí.
  • Số tiền phí thực tế.
  • Thuế GTGT trên khoản phí nếu có.
  • Khoản phí đã được khấu trừ hay chưa.

Không nên lấy một tỷ lệ cố định để áp dụng cho tất cả các đơn hàng trong cả năm.

3. Phí xử lý giao dịch/thanh toán

Đây là khoản dễ bị bỏ sót vì thường được khấu trừ trực tiếp trên từng đơn hàng.

Tùy nền tảng, khoản này có thể liên quan đến phương thức thanh toán của khách hàng.

Ví dụ, điều khoản hiện hành của Shopee quy định phí xử lý giao dịch được áp dụng cho các đơn hàng thuộc phạm vi quy định và được cấn trừ trước khi khoản thanh toán được ghi nhận vào số dư của người bán.

Khi đối soát, cần kiểm tra:

Giá trị làm căn cứ tính phí × Tỷ lệ phí = Phí xử lý giao dịch

Đồng thời cần kiểm tra khoản phí đã bao gồm thuế hay chưa để tránh ghi nhận sai.

4. Phí vận chuyển

Phí vận chuyển là khoản rất dễ gây nhầm lẫn.

Doanh nghiệp có thể gặp:

  • Phí vận chuyển khách hàng trả.
  • Phí vận chuyển người bán chịu.
  • Khoản hỗ trợ vận chuyển.
  • Phí vận chuyển chiều đi.
  • Phí vận chuyển hàng hoàn.
  • Các khoản điều chỉnh liên quan đến vận chuyển.

Do đó, không nên chỉ nhìn vào tổng phí vận chuyển trên bảng thanh toán.

Cần đối chiếu:

Đơn hàng → Phí vận chuyển → Khoản khách trả → Khoản shop chịu → Khoản sàn hỗ trợ → Số tiền thực tế bị khấu trừ.

5. Phí quảng cáo

Nếu doanh nghiệp chạy quảng cáo trên sàn, chi phí quảng cáo cần được theo dõi riêng.

Ví dụ:

  • Quảng cáo tìm kiếm.
  • Quảng cáo sản phẩm.
  • Quảng cáo hiển thị.
  • Các chương trình quảng bá của sàn.

Doanh nghiệp nên theo dõi:

Chi phí quảng cáo → Doanh thu tạo ra → Giá vốn → Lợi nhuận

Không nên đánh giá quảng cáo chỉ bằng số đơn hàng.

Một chiến dịch tạo ra nhiều đơn nhưng chi phí quảng cáo quá cao vẫn có thể khiến lợi nhuận giảm.

6. Phí Affiliate/tiếp thị liên kết

Nếu doanh nghiệp tham gia các chương trình Affiliate, có thể phát sinh khoản hoa hồng cho đối tác tiếp thị.

Ví dụ, Shopee có các chương trình tiếp thị liên kết với phí hoa hồng được xác định theo tỷ lệ và kết quả giao dịch theo chương trình áp dụng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

  • Đơn hàng nào phát sinh Affiliate.
  • Tỷ lệ hoa hồng.
  • Giá trị làm căn cứ tính.
  • Khoản hoa hồng thực tế.
  • Thời điểm ghi nhận.
  • Bảng kê/hóa đơn/chứng từ liên quan.

Đây là khoản đặc biệt cần lưu ý nếu doanh nghiệp sử dụng KOL, KOC hoặc Affiliate để tăng doanh số.

7. Voucher và các khoản giảm giá

Một đơn hàng có thể đồng thời có nhiều loại ưu đãi:

  • Voucher của shop.
  • Voucher của sàn.
  • Voucher ngân hàng.
  • Chiết khấu.
  • Khuyến mại.
  • Shopee Xu hoặc các ưu đãi tương tự tùy nền tảng.

Điều quan trọng là phải xác định:

Khoản giảm giá do ai chịu?

Nếu không phân loại, doanh nghiệp có thể ghi nhận sai:

  • Doanh thu.
  • Chi phí.
  • Khoản giảm trừ.
  • Lợi nhuận.

Một số chương trình còn có cách tính phí dựa trên giá trị đơn hàng sau khi áp dụng một số khoản khuyến mại, nên cần kiểm tra chính sách cụ thể của từng nền tảng.

8. Phí tham gia chương trình của sàn

Nhiều sàn có các chương trình hỗ trợ tăng doanh số.

Khi tham gia, shop có thể phát sinh các khoản chi phí hoặc mức phí liên quan đến chương trình.

Ví dụ:

  • Chương trình khuyến mại.
  • Gói hỗ trợ bán hàng.
  • Chương trình freeship.
  • Chương trình ưu đãi.
  • Các gói dịch vụ dành cho người bán.

Doanh nghiệp cần đánh giá:

Tham gia chương trình → Tăng bao nhiêu doanh thu → Phát sinh bao nhiêu chi phí → Lợi nhuận tăng hay giảm?

9. Phí xử lý hàng hoàn

Hàng hoàn là một vấn đề đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp bán online.

Một đơn hàng có thể phát sinh:

Đặt hàng → Giao hàng → Không nhận → Hoàn hàng → Phát sinh chi phí

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

  • Phí giao hàng.
  • Phí hoàn hàng.
  • Phí xử lý.
  • Khoản hoàn tiền cho khách.
  • Các khoản điều chỉnh.

Nếu tỷ lệ hoàn hàng cao, chi phí thực tế có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.

10. Các khoản điều chỉnh

Ngoài những khoản phí thông thường, bảng thanh toán có thể phát sinh các khoản điều chỉnh.

Ví dụ:

  • Điều chỉnh phí.
  • Hoàn phí.
  • Bồi hoàn.
  • Điều chỉnh đơn hàng.
  • Khoản phát sinh từ kỳ trước.
  • Khoản truy thu.
  • Khoản hoàn lại cho người bán.

Đây là nhóm khoản mục không nên bỏ qua chỉ vì giá trị từng giao dịch nhỏ.

Khi cộng dồn theo tháng hoặc theo năm, tổng giá trị có thể trở nên đáng kể.

11. Thuế trên các khoản phí sàn

Khi kiểm tra phí sàn, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến thuế trên hóa đơn/chứng từ phí.

Ví dụ, điều khoản hiện hành của Shopee nêu rằng người bán chịu các khoản phí và thuế liên quan theo quy định, đồng thời Shopee xuất hóa đơn tài chính cho khoản phí và thuế do người bán chi trả.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

  • Hóa đơn phí.
  • Nội dung dịch vụ.
  • Giá trước thuế.
  • Thuế GTGT.
  • Tổng tiền thanh toán.
  • Thời điểm lập hóa đơn.

Việc lưu đầy đủ chứng từ cũng quan trọng đối với công tác kế toán và thuế.

Đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng tính thuế theo phương pháp dựa trên thu nhập, Cục Thuế hiện hướng dẫn rằng phí sàn và phí quảng cáo có thể được xem xét là chi phí hợp lý được trừ nếu đáp ứng điều kiện về tính liên quan, hóa đơn/chứng từ và thanh toán theo quy định.

12. Phí sàn có được tính vào chi phí không?

Không nên hiểu đơn giản rằng:

“Có phí sàn = chắc chắn được đưa vào chi phí.”

Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời:

  • Khoản chi có thực tế phát sinh không?
  • Có liên quan đến hoạt động kinh doanh không?
  • Có hóa đơn/chứng từ phù hợp không?
  • Có đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định không?
  • Có được ghi nhận đúng kỳ không?

Vì vậy, việc tải và lưu bảng kê, hóa đơn, chứng từ phí từ sàn là một phần quan trọng trong quy trình kế toán.

13. Vì sao tiền sàn chuyển về thấp hơn doanh thu?

Đây là câu hỏi ACC Training nhận được rất nhiều từ các shop online.

Ví dụ:

Doanh thu bán hàng: 1.000.000.000 đồng

Các khoản phát sinh:

  • Phí sàn.
  • Phí thanh toán.
  • Vận chuyển.
  • Quảng cáo.
  • Affiliate.
  • Voucher.
  • Hoàn hàng.
  • Điều chỉnh.

Sau khi khấu trừ, số tiền thực nhận có thể chỉ còn một phần doanh thu ban đầu.

Do đó:

Doanh thu ≠ Tiền sàn chuyển về

Doanh nghiệp cần lập bảng đối soát để giải thích được toàn bộ phần chênh lệch.

14. Bảng đối soát phí sàn nên có những cột nào?

Một file đối soát cơ bản có thể thiết kế như sau:

Nội dungSố tiền
Doanh thu đơn hàngxxx
Voucher/chiết khấuxxx
Phí cố định/hoa hồngxxx
Phí xử lý giao dịchxxx
Phí vận chuyểnxxx
Chi phí quảng cáoxxx
Phí Affiliatexxx
Phí hoàn hàngxxx
Khoản điều chỉnhxxx
Số tiền phải nhậnxxx
Số tiền thực nhậnxxx
Chênh lệchxxx

Từ bảng này, kế toán có thể truy ngược từng khoản khi phát hiện chênh lệch.

15. Quy trình kiểm tra phí sàn hiệu quả

ACC Training đề xuất doanh nghiệp thực hiện theo 7 bước:

Bước 1: Tải dữ liệu đơn hàng

Lấy toàn bộ đơn hàng trong kỳ.

Bước 2: Phân loại trạng thái

Tách:

  • Giao thành công.
  • Hủy.
  • Hoàn.
  • Đang xử lý.

Bước 3: Tải bảng thanh toán

Lấy báo cáo thanh toán từ từng sàn.

Bước 4: Tách các khoản khấu trừ

Phân loại:

Phí sàn + Thanh toán + Vận chuyển + Quảng cáo + Affiliate + Voucher + Điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra chứng từ

Đối chiếu hóa đơn, bảng kê và chứng từ liên quan.

Bước 6: Đối chiếu ngân hàng

So sánh số tiền phải nhận với số tiền thực tế chuyển về.

Bước 7: Đưa vào báo cáo quản trị

Theo dõi:

  • Doanh thu.
  • Tổng phí.
  • Tỷ lệ phí/doanh thu.
  • Lợi nhuận.
  • Hiệu quả từng kênh.

16. Nên kiểm tra phí sàn theo ngày hay theo tháng?

Tùy quy mô.

Shop nhỏ

Có thể đối soát theo tuần hoặc tháng.

Shop có nhiều đơn hàng

Nên kiểm tra thường xuyên hơn để phát hiện sai lệch sớm.

Doanh nghiệp bán đa kênh

Nên có lịch đối soát định kỳ cho từng nền tảng.

Không nên chờ đến cuối năm mới kiểm tra vì lúc đó việc truy tìm một khoản chênh lệch từ nhiều tháng trước sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

17. Những sai lầm thường gặp khi kiểm tra phí sàn

❌ Chỉ nhìn số tiền sàn chuyển về.

❌ Không tải bảng kê chi tiết.

❌ Gộp tất cả phí thành một khoản.

❌ Không kiểm tra phí theo từng đơn.

❌ Không đối chiếu hàng hoàn.

❌ Không kiểm tra phí Affiliate.

❌ Không lưu hóa đơn phí sàn.

❌ Không đối chiếu với ngân hàng.

❌ Không phân tích tỷ lệ phí/doanh thu.

❌ Không cập nhật khi sàn thay đổi chính sách phí.

Các nền tảng có thể thay đổi cách tính hoặc mức phí theo từng thời kỳ, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra thông báo và điều khoản hiện hành thay vì sử dụng một tỷ lệ cố định lâu dài.

18. Quản lý phí sàn tốt giúp doanh nghiệp biết lợi nhuận thật

Một shop có thể có:

Doanh thu: 2 tỷ đồng

Nhưng nếu tổng:

  • Giá vốn.
  • Phí sàn.
  • Quảng cáo.
  • Vận chuyển.
  • Affiliate.
  • Nhân sự.
  • Chi phí vận hành.

chiếm tỷ trọng lớn thì lợi nhuận thực tế có thể thấp hơn rất nhiều.

Vì vậy, doanh nghiệp nên theo dõi:

Doanh thu → Tổng phí sàn → Giá vốn → Chi phí → Lợi nhuận

Không chỉ hỏi:

“Tháng này bán được bao nhiêu?”

mà cần hỏi:

“Sau tất cả các khoản phí, doanh nghiệp thực sự còn lại bao nhiêu?”

19. ACC Training hỗ trợ kiểm soát phí sàn như thế nào?

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và đối soát dữ liệu từ nhiều kênh.

Đối soát sàn

  • Shopee.
  • TikTok Shop.
  • Lazada.
  • Tiki.

Đối soát kênh bán hàng

  • Website.
  • Facebook.
  • Instagram.

Kiểm soát chi phí

  • Phí sàn.
  • Phí thanh toán.
  • Vận chuyển.
  • Quảng cáo.
  • Affiliate.
  • Voucher.
  • Chi phí hoàn hàng.

Đối soát dòng tiền

Đơn hàng → Sàn → Khoản khấu trừ → Số tiền phải nhận → Ngân hàng

Báo cáo quản trị

  • Doanh thu theo kênh.
  • Tổng phí theo kênh.
  • Tỷ lệ phí/doanh thu.
  • Giá vốn.
  • Lợi nhuận.
  • Dòng tiền.
  • Công nợ.

Kết luận

Phí sàn không chỉ là một khoản chi phí nhỏ cần ghi nhận cuối tháng.

Đối với doanh nghiệp bán hàng online, đây là một nhóm dữ liệu quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến:

Doanh thu – Chi phí – Dòng tiền – Lợi nhuận – Kế toán – Thuế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra đầy đủ:

Phí sàn + Phí thanh toán + Phí vận chuyển + Quảng cáo + Affiliate + Voucher + Hoàn hàng + Các khoản điều chỉnh

và đối chiếu với số tiền thực tế nhận được.

Khi kiểm soát được từng khoản phí, chủ doanh nghiệp sẽ biết chính xác kênh bán hàng nào đang hiệu quả, khoản chi nào đang làm giảm lợi nhuận và tiền đang được khấu trừ ở đâu.

ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử

ACC Training đồng hành cùng doanh nghiệp bán online trong:

  • Đối soát Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki.
  • Đối soát Website, Facebook, Instagram.
  • Kiểm tra phí sàn.
  • Đối soát COD.
  • Đối chiếu ngân hàng.
  • Quản lý giá vốn và tồn kho.
  • Quản lý công nợ và dòng tiền.
  • Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
  • Kê khai thuế và báo cáo tài chính.

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Giúp doanh nghiệp kiểm soát đúng doanh thu, hiểu rõ chi phí và quản trị đúng lợi nhuận.

HomeCourses
Search

Search