Bán hàng online có thể giúp doanh nghiệp tăng doanh thu rất nhanh, nhưng doanh thu tăng không đồng nghĩa với lợi nhuận tăng.
Một shop có thể đạt hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng doanh thu mỗi tháng nhưng vẫn gặp tình trạng:
- Bán nhiều nhưng lợi nhuận thấp.
- Tiền về ngân hàng không bằng doanh thu.
- Chi phí quảng cáo tăng nhanh.
- Phí sàn chiếm tỷ trọng lớn.
- Hàng tồn kho ngày càng cao.
- Có lợi nhuận trên báo cáo nhưng lại thiếu tiền mặt.
- Không biết sản phẩm nào thực sự có lãi.
- Không biết kênh bán hàng nào đang hiệu quả.
Đó là lý do chủ shop và doanh nghiệp thương mại điện tử cần theo dõi các chỉ số tài chính thay vì chỉ nhìn vào số đơn và doanh thu.
1. Doanh thu
Doanh thu là chỉ số đầu tiên cần theo dõi nhưng không phải chỉ số duy nhất.
Doanh nghiệp nên theo dõi:
- Tổng doanh thu.
- Doanh thu theo ngày.
- Doanh thu theo tháng.
- Doanh thu theo sản phẩm.
- Doanh thu theo kênh.
- Doanh thu theo nhóm sản phẩm.
Ví dụ:
| Kênh | Doanh thu |
|---|---|
| Shopee | 400 triệu |
| TikTok Shop | 350 triệu |
| Lazada | 200 triệu |
| Website | 150 triệu |
| 100 triệu | |
| Tổng | 1,2 tỷ |
Nhìn vào đây, doanh nghiệp biết tổng doanh thu và cơ cấu doanh thu theo từng kênh.
Tuy nhiên, vẫn chưa biết doanh nghiệp thực sự kiếm được bao nhiêu tiền.
2. Tốc độ tăng trưởng doanh thu
Không chỉ cần biết doanh thu hiện tại, doanh nghiệp cần biết doanh thu đang tăng hay giảm.
Công thức:
Tăng trưởng doanh thu = (Doanh thu kỳ này − Doanh thu kỳ trước) / Doanh thu kỳ trước × 100%
Ví dụ:
Tháng 7:
1 tỷ đồng
Tháng 8:
1,2 tỷ đồng
Tốc độ tăng trưởng:
20%
Nhưng cần kết hợp với các chỉ số khác.
Nếu doanh thu tăng 20% nhưng chi phí tăng 40%, chưa chắc doanh nghiệp đang tăng trưởng tốt.
3. Giá trị đơn hàng trung bình – AOV
AOV (Average Order Value) là giá trị trung bình của một đơn hàng.
Công thức cơ bản:
AOV = Doanh thu / Số đơn hàng
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Số đơn:
2.000 đơn
AOV:
500.000 đồng/đơn
AOV giúp doanh nghiệp biết trung bình mỗi đơn hàng tạo ra bao nhiêu doanh thu. Đây cũng là chỉ số thường được các nền tảng thương mại điện tử sử dụng để phân tích hiệu quả bán hàng.
AOV có thể tăng thông qua:
- Bán combo.
- Bán thêm sản phẩm.
- Cross-sell.
- Upsell.
- Tăng giá trị gói sản phẩm.
Tuy nhiên, tăng AOV vẫn phải đi cùng kiểm soát giá vốn và chi phí.
4. Giá vốn hàng bán – COGS
COGS (Cost of Goods Sold) là giá vốn của hàng hóa đã bán.
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Giá vốn:
500 triệu đồng
Tỷ lệ giá vốn:
50%
Công thức:
Tỷ lệ giá vốn = Giá vốn / Doanh thu × 100%
Đây là chỉ số rất quan trọng vì nếu giá vốn tăng nhưng giá bán không thay đổi, lợi nhuận sẽ giảm.
Doanh nghiệp nên theo dõi tỷ lệ giá vốn theo:
- Sản phẩm.
- Nhóm sản phẩm.
- Kênh bán hàng.
- Thời gian.
5. Lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp:
Doanh thu − Giá vốn hàng bán
Biên lợi nhuận gộp:
Lợi nhuận gộp / Doanh thu × 100%
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Giá vốn:
600 triệu đồng
Lợi nhuận gộp:
400 triệu đồng
Biên lợi nhuận gộp:
40%
Chỉ số này giúp doanh nghiệp biết sản phẩm đang tạo ra bao nhiêu giá trị trước khi tính các chi phí vận hành khác.
6. Tỷ lệ phí sàn trên doanh thu
Đối với shop bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki…, đây là chỉ số rất đáng quan tâm.
Có thể theo dõi:
Tổng phí sàn / Doanh thu × 100%
Các khoản cần xem xét tùy từng nền tảng có thể gồm:
- Phí nền tảng.
- Phí thanh toán.
- Phí dịch vụ.
- Phí vận chuyển.
- Chi phí chương trình.
- Voucher.
- Affiliate.
- Các khoản điều chỉnh.
Không nên dùng một tỷ lệ cố định cho mọi sàn hoặc mọi ngành hàng vì cơ cấu phí phụ thuộc vào nền tảng, chương trình và điều kiện áp dụng.
Mục tiêu là biết:
Mỗi 100 đồng doanh thu đang phải dành bao nhiêu đồng cho các khoản phí liên quan đến kênh bán hàng?
7. Tỷ lệ chi phí quảng cáo
Công thức:
Tỷ lệ chi phí quảng cáo = Chi phí quảng cáo / Doanh thu × 100%
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Chi phí quảng cáo:
150 triệu đồng
Tỷ lệ quảng cáo:
15%
Chỉ số này giúp chủ shop theo dõi mức độ phụ thuộc vào quảng cáo để tạo doanh thu.
Nếu doanh thu tăng nhưng tỷ lệ chi phí quảng cáo cũng tăng liên tục, doanh nghiệp cần phân tích sâu hơn.
8. ROAS – hiệu quả chi tiêu quảng cáo
ROAS (Return on Advertising Spend) cho biết doanh thu tạo ra trên mỗi đồng chi cho quảng cáo.
Công thức:
ROAS = Doanh thu từ quảng cáo / Chi phí quảng cáo
Ví dụ:
Chi phí quảng cáo:
20 triệu đồng
Doanh thu được quy cho quảng cáo:
100 triệu đồng
ROAS:
5
Nghĩa là mỗi 1 đồng quảng cáo tạo ra 5 đồng doanh thu theo cách đo của chiến dịch.
Shopee cũng định nghĩa ROAS theo công thức doanh thu/GMV chia cho chi phí chiến dịch.
Tuy nhiên, cần nhớ:
ROAS cao không đồng nghĩa chắc chắn có lợi nhuận cao.
Bởi ROAS chưa tự động tính:
- Giá vốn.
- Phí sàn.
- Chi phí vận chuyển.
- Nhân sự.
- Chi phí vận hành.
- Hàng hoàn.
- Các chi phí khác.
9. CAC – chi phí để có một khách hàng
CAC (Customer Acquisition Cost) là chi phí trung bình để có được một khách hàng mới.
Công thức có thể tính theo phạm vi chi phí mà doanh nghiệp xác định:
CAC = Tổng chi phí thu hút khách hàng mới / Số khách hàng mới
Ví dụ:
Chi phí Marketing và bán hàng:
100 triệu đồng
Có:
500 khách hàng mới
CAC:
200.000 đồng/khách hàng
Chỉ số này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp liên tục chạy quảng cáo để tìm khách mới.
Nếu CAC cao hơn phần lợi nhuận mà một khách hàng mang lại, mô hình tăng trưởng có thể không bền vững.
10. Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu
Đây là một trong những chỉ số mà chủ doanh nghiệp nên theo dõi thường xuyên.
Công thức:
Biên lợi nhuận = Lợi nhuận / Doanh thu × 100%
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Lợi nhuận:
100 triệu đồng
Biên lợi nhuận:
10%
Điều này có nghĩa:
Mỗi 100 đồng doanh thu tạo ra khoảng 10 đồng lợi nhuận theo phạm vi lợi nhuận đang được tính.
11. Lợi nhuận theo từng sản phẩm
Không phải sản phẩm bán chạy nhất là sản phẩm có lợi nhuận cao nhất.
Ví dụ:
| Sản phẩm | Doanh thu | Lợi nhuận |
|---|---|---|
| SP01 | 300 triệu | 30 triệu |
| SP02 | 200 triệu | 50 triệu |
| SP03 | 100 triệu | 35 triệu |
SP01 có doanh thu cao nhất.
Nhưng SP02 lại tạo ra lợi nhuận cao hơn.
Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi:
Doanh thu → Giá vốn → Phí → Quảng cáo → Chi phí liên quan → Lợi nhuận
theo từng sản phẩm.
12. Lợi nhuận theo từng kênh
Đây là chỉ số đặc biệt quan trọng đối với mô hình bán hàng đa kênh.
Ví dụ:
| Kênh | Doanh thu | Chi phí | Lợi nhuận |
|---|---|---|---|
| Shopee | 400 triệu | 340 triệu | 60 triệu |
| TikTok Shop | 350 triệu | 315 triệu | 35 triệu |
| Website | 150 triệu | 90 triệu | 60 triệu |
| 100 triệu | 70 triệu | 30 triệu |
Nếu chỉ nhìn doanh thu:
Shopee là kênh lớn nhất.
Nhưng xét về lợi nhuận:
Shopee và Website đang tạo ra mức lợi nhuận tương đương trong ví dụ này.
Đây là lý do chủ shop không nên quyết định ngân sách chỉ dựa trên doanh thu.
13. Tỷ lệ hoàn và hủy đơn
Đối với thương mại điện tử, tỷ lệ hoàn/hủy ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính.
Công thức tham khảo:
Tỷ lệ hoàn = Số đơn hoàn / Tổng số đơn × 100%
Tỷ lệ hủy = Số đơn hủy / Tổng số đơn × 100%
Ví dụ:
1.000 đơn hàng
100 đơn hoàn
Tỷ lệ hoàn:
10%
Tỷ lệ hoàn cao có thể làm tăng:
- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí xử lý.
- Chi phí đóng gói.
- Vốn bị chiếm dụng.
- Rủi ro hàng hóa.
- Chênh lệch tồn kho.
Vì vậy, không nên đánh giá hiệu quả bán hàng chỉ dựa vào số đơn phát sinh.
14. Tỷ lệ chi phí vận hành
Ngoài giá vốn và quảng cáo, doanh nghiệp còn có:
- Nhân sự.
- Kho.
- Đóng gói.
- Phần mềm.
- Văn phòng.
- Điện nước.
- Dịch vụ thuê ngoài.
- Marketing.
- Quản lý.
Công thức:
Tỷ lệ chi phí vận hành = Tổng chi phí vận hành / Doanh thu × 100%
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Chi phí vận hành:
150 triệu đồng
Tỷ lệ:
15%
Theo dõi theo tháng giúp doanh nghiệp nhận biết chi phí có đang tăng nhanh hơn doanh thu hay không.
15. Chi phí nhân sự trên doanh thu
Đối với doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên, đây là chỉ số quan trọng.
Công thức:
Tỷ lệ chi phí nhân sự = Tổng chi phí nhân sự / Doanh thu × 100%
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Chi phí nhân sự:
180 triệu đồng
Tỷ lệ:
18%
Nếu doanh thu tăng 20% nhưng chi phí nhân sự tăng 50%, doanh nghiệp cần phân tích lại:
- Năng suất nhân sự.
- Cơ cấu nhân sự.
- Tăng ca.
- Thưởng KPI.
- Tuyển dụng.
- Phân bổ nhân sự.
16. Vòng quay hàng tồn kho
Hàng tồn kho chính là tiền đang nằm trong hàng hóa.
Doanh nghiệp cần biết hàng đang quay nhanh hay chậm.
Một cách tính phổ biến:
Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Tồn kho bình quân
Ví dụ:
Giá vốn hàng bán:
2 tỷ đồng/năm
Tồn kho bình quân:
500 triệu đồng
Vòng quay:
4 vòng/năm
Vòng quay thấp có thể là dấu hiệu doanh nghiệp đang giữ quá nhiều hàng hoặc tốc độ bán chậm.
Tuy nhiên, mức phù hợp còn phụ thuộc ngành hàng và đặc điểm sản phẩm.
17. Số ngày tồn kho
Có thể quy đổi vòng quay thành số ngày tồn kho:
Số ngày tồn kho = 365 / Vòng quay hàng tồn kho
Nếu vòng quay là 4 vòng/năm:
365 / 4 ≈ 91 ngày
Nghĩa là trung bình hàng hóa mất khoảng 91 ngày để quay một vòng theo cách tính này.
Chỉ số này giúp chủ shop hình dung rõ hơn lượng vốn đang bị giữ trong kho.
18. Dòng tiền thực tế
Đây là chỉ số rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.
Doanh nghiệp có thể:
Có lợi nhuận nhưng thiếu tiền.
Ví dụ:
Doanh thu:
1 tỷ đồng
Lợi nhuận:
100 triệu đồng
Nhưng:
- 200 triệu đang nằm ở tiền sàn chờ thanh toán.
- 150 triệu đang nằm trong hàng tồn kho.
- 100 triệu khách hàng chưa thanh toán.
- 200 triệu phải trả nhà cung cấp.
Khi đó, lợi nhuận trên báo cáo không đồng nghĩa với lượng tiền doanh nghiệp đang có thể sử dụng ngay.
19. Tiền phải thu và tiền thực nhận
Đối với bán hàng online, cần phân biệt:
Doanh thu
Tiền phải thu
Tiền đã thu
Tiền đang chờ nhận
Tiền bị khấu trừ
Ví dụ:
Doanh thu:
500 triệu đồng
Tiền thực nhận trong kỳ:
430 triệu đồng
Không nên mặc định 70 triệu đồng là “mất”.
Cần xác định:
- Phí sàn.
- Phí thanh toán.
- Voucher.
- Affiliate.
- Đơn hoàn.
- Tiền chưa đến kỳ thanh toán.
- Khoản điều chỉnh.
- Các khoản khác.
Mỗi khoản chênh lệch cần có nguyên nhân rõ ràng.
20. Điểm hòa vốn
Điểm hòa vốn giúp doanh nghiệp biết cần đạt bao nhiêu doanh thu để không bị lỗ.
Công thức đơn giản:
Doanh thu hòa vốn = Chi phí cố định / Tỷ lệ lãi góp
Trong đó, tỷ lệ lãi góp cần được xác định dựa trên cách doanh nghiệp phân loại chi phí biến đổi và chi phí cố định.
Ví dụ:
Chi phí cố định:
200 triệu đồng/tháng
Tỷ lệ lãi góp:
40%
Doanh thu hòa vốn:
200 / 40% = 500 triệu đồng
Điều này có nghĩa doanh nghiệp cần đạt khoảng 500 triệu đồng doanh thu để hòa vốn theo giả định trên.
21. Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
Một Dashboard quản trị nên có bảng:
| Chỉ số | Tỷ lệ |
|---|---|
| Giá vốn/Doanh thu | 50% |
| Phí sàn/Doanh thu | 8% |
| Quảng cáo/Doanh thu | 12% |
| Nhân sự/Doanh thu | 10% |
| Vận hành/Doanh thu | 7% |
| Lợi nhuận | 13% |
Bảng này giúp chủ doanh nghiệp nhìn rất nhanh:
100 đồng doanh thu đang được phân bổ vào đâu?
Đây là cách quản trị hiệu quả hơn việc chỉ nhìn một con số doanh thu tổng.
22. Bộ chỉ số tài chính tối thiểu chủ shop nên theo dõi
Nếu chưa có hệ thống báo cáo hoàn chỉnh, có thể bắt đầu với 10 chỉ số:
1. Doanh thu
Biết bán được bao nhiêu.
2. AOV
Biết mỗi đơn hàng tạo ra bao nhiêu doanh thu.
3. Giá vốn
Biết hàng hóa tiêu tốn bao nhiêu vốn.
4. Biên lợi nhuận gộp
Biết sản phẩm còn lại bao nhiêu sau giá vốn.
5. Phí sàn/doanh thu
Biết chi phí nền tảng đang chiếm bao nhiêu.
6. Chi phí quảng cáo/doanh thu
Biết mức độ phụ thuộc vào quảng cáo.
7. ROAS
Biết quảng cáo tạo ra bao nhiêu doanh thu trên mỗi đồng chi.
8. Biên lợi nhuận
Biết cuối cùng doanh nghiệp giữ lại được bao nhiêu.
9. Tồn kho
Biết bao nhiêu vốn đang nằm trong hàng hóa.
10. Dòng tiền
Biết doanh nghiệp thực sự đang có bao nhiêu tiền.
23. Không nên nhìn từng chỉ số một cách riêng lẻ
Một trong những sai lầm phổ biến là chỉ nhìn một KPI.
Ví dụ:
ROAS = 5
Nghe có vẻ rất tốt.
Nhưng nếu:
- Biên lợi nhuận gộp thấp.
- Phí sàn cao.
- Tỷ lệ hoàn cao.
- Chi phí vận hành lớn.
thì doanh nghiệp vẫn có thể không đạt lợi nhuận như kỳ vọng.
Shopee cũng lưu ý ROAS là tỷ lệ doanh thu so với chi phí quảng cáo; vì vậy ROAS không tự phản ánh toàn bộ lợi nhuận sau giá vốn và các chi phí khác.
Cách tốt hơn là nhìn theo chuỗi:
Doanh thu → Giá vốn → Lợi nhuận gộp → Phí → Quảng cáo → Vận hành → Lợi nhuận → Dòng tiền
24. Dashboard tài chính cho chủ shop nên có gì?
Một Dashboard quản trị có thể được thiết kế thành 4 nhóm.
Nhóm 1: Doanh thu
- Tổng doanh thu.
- Số đơn.
- AOV.
- Tăng trưởng doanh thu.
- Doanh thu theo kênh.
Nhóm 2: Lợi nhuận
- Giá vốn.
- Lợi nhuận gộp.
- Chi phí.
- Lợi nhuận ròng.
- Biên lợi nhuận.
Nhóm 3: Marketing
- Chi phí quảng cáo.
- ROAS.
- CAC.
- Chi phí quảng cáo/doanh thu.
Nhóm 4: Tài chính
- Tiền ngân hàng.
- Tiền đang chờ nhận.
- Công nợ.
- Tồn kho.
- Dòng tiền vào/ra.
- Điểm hòa vốn.
Chỉ cần nhìn Dashboard, chủ doanh nghiệp có thể nhanh chóng biết tình hình tài chính đang tốt hay có vấn đề.
25. Nên theo dõi các chỉ số với tần suất nào?
Hàng ngày
Nên theo dõi:
- Doanh thu.
- Đơn hàng.
- AOV.
- Đơn hủy.
- Đơn hoàn.
- Tiền về.
Hàng tuần
Nên theo dõi:
- Doanh thu theo kênh.
- Chi phí quảng cáo.
- ROAS.
- Phí sàn.
- Tồn kho.
- Dòng tiền.
Hàng tháng
Nên phân tích:
- Giá vốn.
- Biên lợi nhuận.
- Chi phí vận hành.
- Chi phí nhân sự.
- Lợi nhuận.
- Dòng tiền.
- Công nợ.
- Vòng quay tồn kho.
Hàng quý
Nên đánh giá:
- Xu hướng doanh thu.
- Xu hướng lợi nhuận.
- Hiệu quả từng kênh.
- Sản phẩm chủ lực.
- Cơ cấu chi phí.
- Hiệu quả sử dụng vốn.
26. ACC Training hỗ trợ xây dựng hệ thống chỉ số tài chính cho shop
ACC Training hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng online xây dựng hệ thống báo cáo quản trị dựa trên dữ liệu thực tế của doanh nghiệp.
Theo dõi doanh thu
- Doanh thu theo ngày.
- Doanh thu theo tháng.
- Doanh thu theo sản phẩm.
- Doanh thu theo kênh.
Quản lý chi phí
- Giá vốn.
- Phí sàn.
- Quảng cáo.
- Affiliate.
- Vận chuyển.
- Nhân sự.
- Chi phí vận hành.
Quản trị lợi nhuận
- Lợi nhuận theo sản phẩm.
- Lợi nhuận theo kênh.
- Biên lợi nhuận.
- Điểm hòa vốn.
Quản lý dòng tiền
- Ngân hàng.
- COD.
- Tiền sàn.
- Cổng thanh toán.
- Công nợ.
Quản lý hàng hóa
- Tồn kho.
- Giá trị tồn kho.
- Vòng quay tồn kho.
- Hàng chậm luân chuyển.
Dashboard
- KPI tài chính.
- KPI bán hàng.
- KPI Marketing.
- KPI dòng tiền.
- Báo cáo tổng hợp cho chủ doanh nghiệp.
Kết luận
Khi bán hàng online, đừng chỉ hỏi:
“Tháng này bán được bao nhiêu?”
Hãy hỏi thêm:
“Lãi bao nhiêu?”
“Mỗi đơn lời bao nhiêu?”
“Kênh nào có lợi nhuận tốt nhất?”
“Quảng cáo đang tạo ra lợi nhuận hay chỉ tạo ra doanh thu?”
“Bao nhiêu tiền đang nằm trong hàng tồn kho?”
“Bao nhiêu tiền đang chờ sàn chuyển về?”
“Doanh nghiệp thực sự đang có bao nhiêu tiền?”
Một hệ thống quản trị tốt cần kết nối các chỉ số thành một chuỗi:
Doanh thu → Đơn hàng → Giá vốn → Chi phí → Lợi nhuận → Tồn kho → Dòng tiền
Khi nhìn được toàn bộ chuỗi này, chủ shop sẽ không còn điều hành doanh nghiệp chỉ dựa trên số đơn hoặc doanh thu.
Thay vào đó, mọi quyết định về giá bán, quảng cáo, nhập hàng, nhân sự và mở rộng kênh bán đều có thể dựa trên dữ liệu tài chính rõ ràng hơn.
ACC Training – Dịch vụ kế toán và quản trị thương mại điện tử
ACC Training đồng hành cùng shop và doanh nghiệp bán online trong:
- Kế toán thương mại điện tử.
- Kế toán đa kênh.
- Đối soát doanh thu.
- Đối soát Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki.
- Đối soát Website, Facebook, Instagram, Zalo.
- Quản lý giá vốn và tồn kho.
- Kiểm soát chi phí sàn và quảng cáo.
- Quản lý dòng tiền.
- Báo cáo lợi nhuận.
- Xây dựng Dashboard quản trị.
- Kê khai thuế và báo cáo tài chính.
📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội
ACC Training – Không chỉ theo dõi doanh thu, mà giúp doanh nghiệp nhìn rõ chi phí, lợi nhuận và dòng tiền.