CÁC BIỂU MẪU KẾ TOÁN NHÀ HÀNG CẦN CÓ ĐỂ KIỂM SOÁT DOANH THU, CHI PHÍ VÀ DÒNG TIỀN

Kế toán nhà hàng không chỉ là nhập hóa đơn và ghi nhận doanh thu.

Đằng sau một nhà hàng vận hành ổn định là rất nhiều giao dịch diễn ra mỗi ngày:

Mua nguyên vật liệu.
Nhập kho.
Xuất kho.
Kiểm kê.
Bán hàng.
Thu tiền mặt.
Thanh toán chuyển khoản.
Đối soát QR Banking.
Đối soát nền tảng giao đồ ăn.
Chấm công.
Tính lương.
Thanh toán nhà cung cấp.
Hủy nguyên liệu.
Ghi nhận hao hụt.
Kiểm soát công nợ.
Theo dõi chi phí vận hành.

Nếu không có biểu mẫu và quy trình rõ ràng, dữ liệu kế toán rất dễ bị thiếu, sai hoặc không có căn cứ để đối chiếu.

Đặc biệt với nhà hàng có nhiều ca, nhiều bộ phận hoặc nhiều chi nhánh, biểu mẫu kế toán đóng vai trò như một “điểm kiểm soát” giữa hoạt động thực tế và số liệu kế toán.

Vậy một nhà hàng nên có những biểu mẫu nào?

1. BIỂU MẪU KẾ TOÁN NHÀ HÀNG LÀ GÌ?

Biểu mẫu kế toán nhà hàng là các mẫu chứng từ, bảng theo dõi, phiếu đề nghị, biên bản và báo cáo được sử dụng để ghi nhận, kiểm soát và đối chiếu các giao dịch phát sinh trong quá trình vận hành.

Có thể chia thành các nhóm:

Biểu mẫu mua hàng.
Biểu mẫu kho.
Biểu mẫu bếp.
Biểu mẫu bán hàng.
Biểu mẫu tiền mặt.
Biểu mẫu ngân hàng.
Biểu mẫu công nợ.
Biểu mẫu nhân sự.
Biểu mẫu chi phí.
Biểu mẫu tài sản.
Biểu mẫu kiểm kê.
Biểu mẫu đối soát.
Biểu mẫu quản trị.

Điều quan trọng không phải là có thật nhiều biểu mẫu.

Mà là mỗi biểu mẫu phải phục vụ một mục đích kiểm soát cụ thể.

2. TẠI SAO NHÀ HÀNG CẦN HỆ THỐNG BIỂU MẪU KẾ TOÁN?

Kiểm Soát Giao Dịch Phát Sinh

Mỗi giao dịch cần có dữ liệu để chứng minh:

Ai thực hiện?
Thực hiện khi nào?
Nội dung gì?
Số lượng bao nhiêu?
Giá trị bao nhiêu?
Ai phê duyệt?
Đã thanh toán chưa?

Hạn Chế Sai Sót

Biểu mẫu chuẩn giúp nhân viên biết phải ghi nhận thông tin nào, tránh tình trạng mỗi người làm một kiểu.

Dễ Đối Chiếu

Một giao dịch có thể được kiểm tra qua nhiều nguồn:

Đề nghị mua → Đơn mua → Nhận hàng → Nhập kho → Hóa đơn → Thanh toán.

Hỗ Trợ Kế Toán

Kế toán có đầy đủ dữ liệu để:

Ghi nhận doanh thu.
Ghi nhận chi phí.
Theo dõi công nợ.
Tính giá vốn.
Kiểm kê.
Phân tích lợi nhuận.
Chuẩn bị hồ sơ thuế.

3. NHÓM BIỂU MẪU MUA HÀNG

Mua hàng là một trong những quy trình quan trọng nhất của nhà hàng.

Một hệ thống biểu mẫu có thể bắt đầu từ nhu cầu mua.

1. Phiếu Đề Nghị Mua Hàng

Dùng khi bộ phận bếp, kho hoặc vận hành phát sinh nhu cầu.

Nên có:

Ngày đề nghị.
Bộ phận.
Tên nguyên liệu.
Mã nguyên liệu.
Đơn vị tính.
Số lượng yêu cầu.
Tồn kho hiện tại.
Lý do mua.
Thời gian cần hàng.
Người đề nghị.
Người phê duyệt.

2. Bảng Tổng Hợp Đề Nghị Mua

Dùng để quản lý nhiều yêu cầu mua trong ngày hoặc trong kỳ.

Có thể theo dõi:

Tổng số mặt hàng.
Số lượng.
Giá trị dự kiến.
Nhà cung cấp đề xuất.
Trạng thái phê duyệt.

3. Đơn Đặt Hàng

Sau khi đề nghị được phê duyệt, doanh nghiệp có thể lập đơn đặt hàng.

Nội dung thường gồm:

Nhà cung cấp.
Mặt hàng.
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Thời gian giao.
Điều kiện thanh toán.

4. NHÓM BIỂU MẪU NHẬP KHO

1. Phiếu Nhập Kho

Dùng để ghi nhận hàng thực tế nhận vào kho.

Cần thể hiện:

Ngày nhập.
Nhà cung cấp.
Mã hàng.
Tên hàng.
Đơn vị.
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Người giao.
Người nhận.
Người kiểm tra.

2. Biên Bản Kiểm Nhận Hàng

Đặc biệt hữu ích đối với nguyên liệu tươi sống hoặc hàng có yêu cầu kiểm tra chất lượng.

Có thể kiểm tra:

Số lượng.
Quy cách.
Chất lượng.
Hạn sử dụng.
Tình trạng bao bì.
Nhiệt độ nếu phù hợp.
Hàng đạt/không đạt.

3. Biên Bản Hàng Không Đạt

Dùng khi hàng giao không đáp ứng yêu cầu.

Có thể ghi:

Mặt hàng.
Số lượng.
Nguyên nhân.
Tình trạng.
Hướng xử lý.
Người giao.
Người nhận.
Người phê duyệt.

5. NHÓM BIỂU MẪU XUẤT KHO

Phiếu Xuất Kho

Dùng khi nguyên vật liệu được xuất từ kho cho bếp hoặc bộ phận khác.

Thông tin:

Ngày xuất.
Bộ phận nhận.
Nguyên liệu.
Đơn vị.
Số lượng.
Mục đích sử dụng.
Người xuất.
Người nhận.
Người duyệt.

Phiếu xuất kho là dữ liệu quan trọng để kết nối:

Kho → Bếp → Tiêu hao → Giá vốn.

6. NHÓM BIỂU MẪU KIỂM KÊ KHO

Biên Bản Kiểm Kê Kho

Nên có:

Mã hàng.
Tên hàng.
Đơn vị.
Số lượng trên hệ thống.
Số lượng thực tế.
Chênh lệch.
Đơn giá.
Giá trị chênh lệch.
Nguyên nhân.
Người kiểm kê.
Người xác nhận.

Ví dụ:

Nguyên liệu	Hệ thống	Thực tế	Chênh lệch	Nguyên nhân
Thịt bò	30kg	28kg	-2kg	Cần kiểm tra
Gà	20kg	20kg	0	Khớp
Rau	15kg	14kg	-1kg	Hao hụt

Không nên chỉ ghi “thiếu” mà không xác định nguyên nhân.

7. NHÓM BIỂU MẪU KIỂM KÊ BẾP

Đối với nhà hàng, kiểm kê kho chưa đủ.

Cần kiểm soát cả nguyên liệu đã đưa vào bếp.

Biểu mẫu kiểm kê bếp có thể theo dõi:

Nguyên liệu đầu ca.
Nguyên liệu nhận từ kho.
Nguyên liệu đã sơ chế.
Nguyên liệu đang sử dụng.
Nguyên liệu còn lại.
Hàng hủy.
Hao hụt.
Tồn cuối ca.

Đặc biệt với nguyên liệu có giá trị cao hoặc dễ thất thoát, kiểm kê bếp giúp tăng khả năng kiểm soát.

8. BIỂU MẪU HÀNG HỦY

Hàng hủy là khoản cần được kiểm soát riêng.

Biểu mẫu có thể gồm:

Ngày.
Nguyên liệu/món hàng.
Số lượng.
Đơn vị.
Giá trị.
Lý do hủy.
Người đề nghị.
Người xác nhận.
Hình ảnh nếu cần.
Phương án xử lý.

Các lý do có thể gồm:

Hết hạn.
Hư hỏng.
Chế biến sai.
Khách trả.
Rơi vỡ.
Không đạt chất lượng.

9. BIỂU MẪU THEO DÕI HAO HỤT

Hao hụt cần được tách khỏi hàng hủy và các chênh lệch chưa xác định nguyên nhân.

Có thể theo dõi:

Nguyên liệu đầu vào.
Trọng lượng trước sơ chế.
Trọng lượng sau sơ chế.
Tỷ lệ hao hụt.
Định mức.
Hao hụt thực tế.
Chênh lệch.

Ví dụ:

10kg nguyên liệu → sau sơ chế còn 8kg.

Tỷ lệ hao hụt:

20%.

Nếu định mức nội bộ là 15%, cần phân tích phần chênh lệch 5%.

10. NHÓM BIỂU MẪU RECIPE VÀ ĐỊNH LƯỢNG

Phiếu Xây Dựng Recipe

Nên có:

Mã món.
Tên món.
Nguyên liệu.
Định lượng.
Đơn vị.
Hao hụt sơ chế.
Thành phẩm.
Giá nguyên liệu.
Giá vốn dự kiến.

Phiếu Định Lượng Món

Dùng để kiểm soát lượng nguyên liệu thực tế sử dụng cho từng món.

Ví dụ:

Một phần món A:

Thịt: 150g.
Rau: 80g.
Sốt: 30g.

Nếu nhân viên thường xuyên sử dụng vượt định lượng, Food Cost thực tế sẽ cao hơn dự kiến.

11. NHÓM BIỂU MẪU BÁN HÀNG

Báo Cáo Doanh Thu Theo Ca

Có thể theo dõi:

Ngày.
Ca.
Doanh thu.
Tiền mặt.
Thẻ.
Chuyển khoản.
QR Banking.
Nền tảng giao hàng.
Voucher.
Giảm giá.

Báo Cáo Doanh Thu Theo Kênh

Phân loại:

Tại nhà hàng.
Website.
Ứng dụng.
Nền tảng giao hàng.
Kênh khác.

Việc phân tách giúp kế toán dễ đối soát doanh thu.

12. NHÓM BIỂU MẪU ĐỐI SOÁT DOANH THU

Đây là nhóm biểu mẫu rất quan trọng với nhà hàng.

Đối Soát POS

So sánh:

POS ↔ Doanh thu kế toán.

Đối Soát Tiền Mặt

So sánh:

Doanh thu tiền mặt ↔ Tiền thực tế bàn giao.

Đối Soát Ngân Hàng

So sánh:

Doanh thu chuyển khoản ↔ Tiền vào tài khoản.

Đối Soát QR Banking

So sánh:

Giao dịch POS/QR ↔ Sao kê ngân hàng.

Đối Soát Nền Tảng Giao Hàng

So sánh:

Đơn hàng → Doanh thu → Phí nền tảng → Khuyến mại → Số tiền thực nhận.

Đây là một trong những nhóm biểu mẫu cần được chuẩn hóa đối với nhà hàng có doanh thu online.

13. BIỂU MẪU BÀN GIAO TIỀN MẶT

Cuối mỗi ca cần có cơ chế bàn giao tiền.

Biểu mẫu có thể gồm:

Số tiền đầu ca.
Doanh thu tiền mặt.
Các khoản chi tại quầy nếu có.
Tiền thực tế.
Chênh lệch.
Người giao.
Người nhận.
Thời gian.

Mục tiêu là tạo được chuỗi:

Ca → Tiền → Doanh thu → Bàn giao → Kế toán.

14. NHÓM BIỂU MẪU CHI TIỀN

Phiếu Đề Nghị Thanh Toán

Có thể dùng cho:

Nhà cung cấp.
Tiền thuê.
Điện nước.
Marketing.
Dịch vụ.
Chi phí vận hành.

Nội dung:

Người đề nghị.
Nội dung thanh toán.
Số tiền.
Đối tượng nhận tiền.
Chứng từ kèm theo.
Tài khoản thanh toán.
Người phê duyệt.

Phiếu Chi

Dùng để ghi nhận các khoản chi tiền mặt theo quy trình và chứng từ phù hợp.

15. NHÓM BIỂU MẪU CÔNG NỢ NHÀ CUNG CẤP

Bảng Theo Dõi Công Nợ

Nên có:

Nhà cung cấp.
Số dư đầu kỳ.
Phát sinh mua.
Thanh toán.
Điều chỉnh.
Số dư cuối kỳ.

Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ

Định kỳ đối chiếu:

Sổ nhà hàng ↔ Sổ nhà cung cấp.

Nếu có chênh lệch, cần xác định:

Hóa đơn chưa ghi nhận.
Thanh toán chưa cập nhật.
Hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn.
Sai số liệu.
Khoản điều chỉnh khác.

16. NHÓM BIỂU MẪU NHÂN SỰ

Nhà hàng có đặc thù nhân sự làm việc theo ca.

Do đó cần có:

Danh Sách Nhân Sự

Mã nhân viên.
Họ tên.
Bộ phận.
Vị trí.
Chi nhánh.
Ngày bắt đầu.
Trạng thái.

Lịch Làm Việc

Theo dõi:

Ngày.
Ca.
Nhân viên.
Vị trí.
Chi nhánh.

Phiếu Đổi Ca

Gồm:

Người đổi.
Ca cũ.
Ca mới.
Người thay thế.
Lý do.
Người phê duyệt.

Bảng Chấm Công

Theo dõi:

Giờ vào.
Giờ ra.
Giờ công.
Đi muộn.
Về sớm.
Tăng ca.
Nghỉ.

17. BIỂU MẪU TĂNG CA

Tăng ca nên được quản lý riêng.

Có thể có:

Nhân viên.
Ngày.
Ca.
Thời gian tăng ca.
Số giờ.
Lý do.
Người phê duyệt.

Sau đó đối chiếu:

Đề nghị tăng ca → Chấm công → Bảng lương.

18. NHÓM BIỂU MẪU CHI PHÍ NHÀ HÀNG

Một hệ thống quản trị nên theo dõi các khoản chi phí:

Thuê mặt bằng.
Điện nước.
Internet.
Marketing.
Vận chuyển.
Vệ sinh.
Bảo trì.
Phần mềm.
Văn phòng phẩm.
Công cụ dụng cụ.
Chi phí nhân sự.
Các khoản chi phí khác.

Bảng Theo Dõi Chi Phí

Có thể có:

Ngày	Nhóm chi phí	Nội dung	Chi nhánh	Giá trị	Chứng từ	Trạng thái
01/09	Điện nước	Tiền điện	A	20 triệu	Có	Đã kiểm tra
03/09	Marketing	Quảng cáo	A	10 triệu	Có	Đã kiểm tra
05/09	Bảo trì	Sửa thiết bị	B	5 triệu	Có	Cần bổ sung

19. BIỂU MẪU ĐIỆN NƯỚC

Có thể theo dõi:

Chỉ số đầu kỳ.
Chỉ số cuối kỳ.
Sản lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Kỳ sử dụng.
Hóa đơn.
Ngày thanh toán.

Với chuỗi F&B, nên theo dõi thêm:

Chi phí điện nước/chi nhánh.
Chi phí điện nước/doanh thu.
kWh/khách.
m³/khách.

20. BIỂU MẪU TÀI SẢN VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Nhà hàng có nhiều tài sản và công cụ:

Tủ lạnh.
Tủ đông.
Bếp.
Lò nướng.
Máy rửa chén.
Máy POS.
Máy tính.
Bàn ghế.
Dụng cụ bếp.

Cần có:

Danh Sách Tài Sản

Mã tài sản.
Tên tài sản.
Ngày mua.
Giá trị.
Bộ phận.
Chi nhánh.
Người sử dụng.
Tình trạng.

Biên Bản Bàn Giao Tài Sản

Dùng khi bàn giao cho:

Nhân viên.
Bộ phận.
Chi nhánh.

21. BIỂU MẪU SỬA CHỮA VÀ BẢO TRÌ

Có thể theo dõi:

Tài sản.
Tình trạng.
Ngày phát sinh.
Nội dung sửa chữa.
Nhà cung cấp dịch vụ.
Chi phí.
Người đề nghị.
Người phê duyệt.
Ngày hoàn thành.

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp phân tích:

Thiết bị nào thường xuyên hỏng?

Chi phí sửa chữa bao nhiêu?

Có nên tiếp tục sửa hay thay mới?

22. NHÓM BIỂU MẪU KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Đây là nhóm thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng.

Có thể bao gồm:

Phiếu đề nghị mua.
Phiếu đề nghị thanh toán.
Phiếu xin tạm ứng.
Phiếu hoàn ứng.
Biên bản bàn giao.
Biên bản xác nhận.
Biên bản xử lý chênh lệch.
Biên bản hàng hủy.
Biên bản kiểm kê.
Biên bản đối chiếu.

Mỗi biểu mẫu nên có người lập, người kiểm tra và người phê duyệt phù hợp với quy trình nội bộ.

23. BIỂU MẪU ĐỐI CHIẾU KẾ TOÁN

Một hệ thống kế toán nhà hàng nên có các bảng đối chiếu định kỳ.

Doanh Thu

POS ↔ Kế toán

Tiền Mặt

POS ↔ Bàn giao tiền ↔ Quỹ

Ngân Hàng

Doanh thu chuyển khoản ↔ Sao kê

QR Banking

Giao dịch ↔ Sao kê

Nền Tảng Giao Hàng

Đơn hàng ↔ Doanh thu ↔ Phí ↔ Tiền thực nhận

Kho

Nhập – Xuất – Tồn ↔ Kiểm kê

Công Nợ

Sổ kế toán ↔ Nhà cung cấp

Nhân Sự

Lịch làm ↔ Chấm công ↔ Bảng lương

24. BIỂU MẪU PHÂN TÍCH FOOD COST

Một bảng Food Cost có thể theo dõi:

Doanh thu.
Giá vốn.
Tồn đầu kỳ.
Mua trong kỳ.
Tồn cuối kỳ.
Hao hụt.
Hàng hủy.
Food Cost %.

Công thức quản trị cơ bản:

Giá vốn = Tồn đầu kỳ + Mua trong kỳ – Tồn cuối kỳ

Sau đó có thể phân tích:

Food Cost % = Giá vốn / Doanh thu × 100%

Tùy hệ thống kế toán và cách phân loại, doanh nghiệp cần xử lý các khoản điều chỉnh phù hợp trước khi sử dụng số liệu cho báo cáo quản trị.

25. BIỂU MẪU BÁO CÁO LỢI NHUẬN

Một báo cáo quản trị nhà hàng có thể gồm:

Doanh thu

↓

Giá vốn

↓

Lợi nhuận gộp

↓

Chi phí nhân sự

↓

Chi phí thuê

↓

Điện nước

↓

Marketing

↓

Chi phí vận hành

↓

Lợi nhuận

Báo cáo có thể được phân tích theo:

Ngày.
Tuần.
Tháng.
Chi nhánh.
Nhóm sản phẩm.

26. BIỂU MẪU THEO DÕI DÒNG TIỀN

Dòng tiền nên được theo dõi riêng với lợi nhuận.

Biểu mẫu có thể bao gồm:

Tiền Vào

Tiền mặt.
Ngân hàng.
QR Banking.
Doanh thu nền tảng.
Khoản thu khác.

Tiền Ra

Thanh toán nhà cung cấp.
Lương.
Thuê mặt bằng.
Điện nước.
Marketing.
Thuế.
Đầu tư.
Chi phí khác.

Sau đó theo dõi:

Tiền đầu kỳ + Tiền vào – Tiền ra = Tiền cuối kỳ

27. BIỂU MẪU TẠM ỨNG VÀ HOÀN ỨNG

Nhà hàng có thể phát sinh nhân viên hoặc quản lý tạm ứng để:

Mua hàng.
Chi phí vận hành.
Sửa chữa.
Công tác.
Các khoản chi được phê duyệt.

Cần theo dõi:

Người nhận.
Số tiền.
Ngày nhận.
Mục đích.
Chứng từ.
Số đã chi.
Số còn thừa/thiếu.
Ngày hoàn ứng.

28. BIỂU MẪU KIỂM SOÁT HÓA ĐƠN

Có thể lập bảng:

Ngày	Nhà cung cấp	Số hóa đơn	Nội dung	Giá trị	Đã nhập kho	Đã thanh toán	Trạng thái

Bảng này giúp kế toán theo dõi:

Hóa đơn đã nhận.
Hóa đơn chưa nhận.
Hóa đơn đã ghi nhận.
Hóa đơn chưa thanh toán.
Hóa đơn cần kiểm tra.

29. BIỂU MẪU THEO DÕI CHỨNG TỪ

Một bộ chứng từ hoàn chỉnh có thể được quản lý theo:

Giao dịch → Chứng từ → Người lập → Người duyệt → Kế toán → Lưu trữ.

Bảng theo dõi có thể có:

Ngày.
Loại chứng từ.
Số chứng từ.
Nội dung.
Giá trị.
Người lập.
Người duyệt.
Trạng thái.
File đính kèm.

30. BIỂU MẪU PHÂN QUYỀN PHÊ DUYỆT

Khi nhà hàng phát triển quy mô, cần xác định rõ:

Ai được đề nghị?

Ai được kiểm tra?

Ai được phê duyệt?

Ai được thanh toán?

Ai được ghi nhận kế toán?

Ví dụ:

Giao dịch	Nhân viên	Quản lý	Kế toán	Chủ DN
Đề nghị mua	Lập	Duyệt	Kiểm tra	Theo hạn mức
Thanh toán	Đề nghị	Kiểm tra	Kiểm tra	Duyệt
Điều chỉnh kho	Đề nghị	Xác nhận	Kiểm tra	Theo quy định
Hủy hàng	Lập	Xác nhận	Theo dõi	Theo hạn mức

Mức phân quyền cần được thiết kế phù hợp với quy mô và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

31. KHÔNG PHẢI BIỂU MẪU NÀO CŨNG NÊN ĐƯA VÀO EXCEL

Một sai lầm phổ biến là tạo quá nhiều file Excel.

Ví dụ:

File kho.
File mua hàng.
File công nợ.
File doanh thu.
File nhân sự.
File lương.
File kiểm kê.
File hàng hủy.

Sau một thời gian, dữ liệu có thể bị phân tán.

Tốt hơn là thiết kế một hệ thống dữ liệu có liên kết:

MUA HÀNG → KHO → BẾP → BÁN HÀNG → DOANH THU → CHI PHÍ → KẾ TOÁN → BÁO CÁO

32. BIỂU MẪU CẦN ĐƯỢC THIẾT KẾ THEO QUY TRÌNH

Không nên bắt đầu bằng câu hỏi:

“Nhà hàng cần bao nhiêu biểu mẫu?”

Nên bắt đầu bằng:

“Nhà hàng đang có những quy trình nào?”

Ví dụ:

Quy Trình Mua Hàng

Đề nghị mua → Phê duyệt → Đặt hàng → Nhận hàng → Nhập kho → Hóa đơn → Thanh toán.

Từ đó mới xác định cần:

Phiếu đề nghị mua.
Đơn đặt hàng.
Phiếu nhận hàng.
Phiếu nhập.
Đề nghị thanh toán.

33. NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ BIỂU MẪU KẾ TOÁN NHÀ HÀNG

Một biểu mẫu tốt nên đảm bảo:

Dễ Nhập

Nhân viên có thể sử dụng nhanh.

Đủ Thông Tin

Có các trường cần thiết để kiểm soát.

Có Người Chịu Trách Nhiệm

Xác định rõ người lập và người duyệt.

Có Trạng Thái

Ví dụ:

Nháp.
Chờ duyệt.
Đã duyệt.
Đã thực hiện.
Đã thanh toán.
Đã đối soát.

Có Thể Đối Chiếu

Biểu mẫu phải kết nối được với các dữ liệu khác.

Có Lịch Sử

Có thể truy xuất khi cần kiểm tra.

34. BIỂU MẪU KẾ TOÁN NHÀ HÀNG VÀ CHUỖI F&B

Với một nhà hàng đơn lẻ, có thể sử dụng hệ thống biểu mẫu tương đối đơn giản.

Nhưng với chuỗi F&B, cần chuẩn hóa:

Mã chi nhánh.
Mã nguyên liệu.
Mã món.
Mã nhà cung cấp.
Mã nhân viên.
Đơn vị tính.
Quy trình phê duyệt.
Quy trình kiểm kê.
Quy trình đối soát.

Khi đó dữ liệu từ nhiều chi nhánh có thể được tổng hợp về một hệ thống chung.

35. DASHBOARD QUẢN LÝ TỪ CÁC BIỂU MẪU

Biểu mẫu không nên chỉ được lưu rồi “để đó”.

Dữ liệu từ biểu mẫu có thể được tổng hợp thành Dashboard.

Ví dụ:

Mua Hàng

Tổng giá trị mua.
Nhà cung cấp.
Giá nguyên liệu.
Biến động giá.

Kho

Tồn kho.
Hàng sắp hết.
Chênh lệch kiểm kê.

Bếp

Hao hụt.
Hàng hủy.
Tiêu hao thực tế.

Doanh Thu

Doanh thu theo ngày.
Theo ca.
Theo chi nhánh.
Theo kênh.

Nhân Sự

Giờ công.
Tăng ca.
Chi phí nhân sự.

Tài Chính

Doanh thu.
Giá vốn.
Chi phí.
Lợi nhuận.
Dòng tiền.

36. BỘ BIỂU MẪU CƠ BẢN CHO NHÀ HÀNG

Nếu xây dựng từ đầu, có thể ưu tiên những biểu mẫu sau:

Nhóm Mua Hàng

Phiếu đề nghị mua hàng.
Đơn đặt hàng.
Biên bản nhận hàng.
Phiếu nhập kho.
Đề nghị thanh toán.

Nhóm Kho

Phiếu xuất kho.
Phiếu chuyển kho.
Biên bản kiểm kê.
Biên bản xử lý chênh lệch.

Nhóm Bếp

Phiếu kiểm kê bếp.
Phiếu theo dõi hao hụt.
Phiếu hàng hủy.
Phiếu định lượng.
Hồ sơ Recipe.

Nhóm Doanh Thu

Báo cáo doanh thu theo ca.
Bảng bàn giao tiền.
Đối soát POS.
Đối soát ngân hàng.
Đối soát QR Banking.
Đối soát nền tảng giao hàng.

Nhóm Công Nợ

Bảng công nợ nhà cung cấp.
Biên bản đối chiếu công nợ.

Nhóm Nhân Sự

Danh sách nhân sự.
Lịch ca.
Phiếu đổi ca.
Bảng chấm công.
Phiếu tăng ca.

Nhóm Chi Phí

Phiếu đề nghị thanh toán.
Phiếu chi.
Bảng theo dõi chi phí.
Bảng điện nước.

Nhóm Tài Sản

Danh sách tài sản.
Biên bản bàn giao tài sản.
Phiếu sửa chữa/bảo trì.

Nhóm Quản Trị

Báo cáo Food Cost.
Báo cáo lợi nhuận.
Báo cáo dòng tiền.
Dashboard quản trị.

Đây là bộ khung tham khảo. Không phải nhà hàng nào cũng cần sử dụng toàn bộ biểu mẫu trên.

37. CÁCH XÂY DỰNG HỆ THỐNG BIỂU MẪU KẾ TOÁN NHÀ HÀNG

Có thể thực hiện theo 6 bước:

Bước 1: Liệt Kê Toàn Bộ Quy Trình

Bán hàng.
Mua hàng.
Kho.
Bếp.
Nhân sự.
Thanh toán.
Công nợ.
Tài sản.

Bước 2: Xác Định Điểm Kiểm Soát

Ví dụ:

Mua hàng → Ai phê duyệt?

Nhận hàng → Ai kiểm tra?

Xuất kho → Ai xác nhận?

Hàng hủy → Ai duyệt?

Thanh toán → Ai phê duyệt?

Bước 3: Thiết Kế Biểu Mẫu

Mỗi điểm kiểm soát có một biểu mẫu phù hợp.

Bước 4: Chuẩn Hóa Dữ Liệu

Thống nhất:

Mã.
Tên.
Đơn vị.
Chi nhánh.
Người phụ trách.

Bước 5: Kết Nối Các Biểu Mẫu

Ví dụ:

Phiếu mua hàng → Phiếu nhập → Hóa đơn → Công nợ → Thanh toán.

Bước 6: Xây Dựng Báo Cáo

Từ dữ liệu gốc tạo:

Báo cáo doanh thu.
Báo cáo tồn kho.
Food Cost.
Chi phí.
Công nợ.
Dòng tiền.
Lợi nhuận.
Dashboard.

38. NHỮNG SAI LẦM KHI XÂY DỰNG BIỂU MẪU KẾ TOÁN NHÀ HÀNG

❌ Tạo quá nhiều biểu mẫu nhưng không có người sử dụng.

❌ Một thông tin phải nhập lại ở nhiều file.

❌ Không có mã nguyên liệu thống nhất.

❌ Không quy định đơn vị tính.

❌ Không có người phê duyệt.

❌ Không quy định thời điểm chốt.

❌ Không lưu lịch sử chỉnh sửa.

❌ Không kết nối biểu mẫu với kế toán.

❌ Không có bước đối chiếu.

❌ Chỉ tập trung vào biểu mẫu thuế mà bỏ qua dữ liệu vận hành.

❌ Mỗi chi nhánh sử dụng một mẫu khác nhau.

❌ Cuối tháng mới tổng hợp dữ liệu.

39. ACC Training HỖ TRỢ XÂY DỰNG HỆ THỐNG BIỂU MẪU KẾ TOÁN NHÀ HÀNG

ACC Training hỗ trợ nhà hàng, café và chuỗi F&B xây dựng hệ thống biểu mẫu gắn với quy trình vận hành và kế toán:

✔️ Xây dựng bộ biểu mẫu kế toán nhà hàng.

✔️ Chuẩn hóa biểu mẫu mua hàng.

✔️ Thiết kế biểu mẫu nhập – xuất – tồn.

✔️ Thiết kế biểu mẫu kiểm kê kho và bếp.

✔️ Kiểm soát hao hụt và hàng hủy.

✔️ Chuẩn hóa Recipe và định lượng.

✔️ Thiết kế biểu mẫu đối soát doanh thu.

✔️ Đối soát POS, tiền mặt, ngân hàng và QR Banking.

✔️ Đối soát doanh thu nền tảng giao hàng.

✔️ Xây dựng biểu mẫu quản lý công nợ.

✔️ Chuẩn hóa biểu mẫu nhân sự và chấm công.

✔️ Kiểm soát chi phí vận hành.

✔️ Theo dõi tài sản và công cụ dụng cụ.

✔️ Xây dựng biểu mẫu dòng tiền.

✔️ Xây dựng báo cáo Food Cost.

✔️ Xây dựng Dashboard quản trị.

✔️ Chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu cho chuỗi F&B.

Mục tiêu không phải là tạo ra thật nhiều biểu mẫu.

Mà là xây dựng một hệ thống:

ĐÚNG BIỂU MẪU → ĐÚNG NGƯỜI → ĐÚNG THỜI ĐIỂM → ĐÚNG DỮ LIỆU → ĐÚNG QUY TRÌNH → ĐÚNG BÁO CÁO

KẾT LUẬN

Biểu mẫu kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát tài chính của nhà hàng.

Một nhà hàng vận hành tốt cần kiểm soát được toàn bộ dòng dữ liệu:

MUA HÀNG → NHẬN HÀNG → NHẬP KHO → XUẤT KHO → BẾP → BÁN HÀNG → DOANH THU → CHI PHÍ → THANH TOÁN → CÔNG NỢ → KẾ TOÁN → BÁO CÁO

Mỗi mắt xích cần có dữ liệu phù hợp để ghi nhận và đối chiếu.

Đặc biệt với chuỗi F&B, việc chuẩn hóa biểu mẫu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp:

Giảm phụ thuộc vào từng cá nhân.
Hạn chế nhập liệu trùng lặp.
Dễ kiểm tra sai lệch.
Dễ đào tạo nhân sự mới.
Dễ kiểm soát giữa các chi nhánh.
Tăng tính minh bạch của dữ liệu.
Hỗ trợ kế toán tổng hợp nhanh hơn.
Có nền tảng để xây dựng Dashboard quản trị.

Quan trọng nhất, biểu mẫu không nên tồn tại độc lập.

Một phiếu đề nghị mua hàng phải có thể dẫn đến đơn mua.

Đơn mua phải kết nối với nhận hàng.

Nhận hàng phải kết nối với nhập kho.

Nhập kho phải kết nối với hóa đơn và công nợ.

Xuất kho phải kết nối với bếp, Recipe và Food Cost.

Doanh thu phải kết nối với POS, tiền mặt, ngân hàng và các nền tảng bán hàng.

Cuối cùng, toàn bộ dữ liệu phải được đưa về báo cáo quản trị.

BIỂU MẪU TỐT KHÔNG CHỈ GIÚP KẾ TOÁN GHI NHẬN – MÀ GIÚP NHÀ HÀNG KIỂM SOÁT ĐƯỢC TIỀN, HÀNG, CHI PHÍ VÀ LỢI NHUẬN.

ACC TRAINING – DỊCH VỤ KẾ TOÁN & QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DÀNH RIÊNG CHO NHÀ HÀNG, CAFÉ & CHUỖI F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Hà Nội

ACC Training – Đồng hành cùng nhà hàng xây dựng hệ thống kế toán, biểu mẫu, quy trình kiểm soát và quản trị tài chính bài bản.