Trong kinh doanh thương mại điện tử, doanh thu có thể tăng rất nhanh nhưng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang có dòng tiền tốt hay lợi nhuận cao.

Nếu không có ngân sách cụ thể, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:

• Doanh thu tăng nhưng chi phí tăng nhanh hơn.
• Chi quảng cáo vượt kế hoạch.
• Nhập hàng quá nhiều dẫn đến thiếu tiền mặt.
• Không biết mỗi tháng được phép chi bao nhiêu.
• Không xác định được mục tiêu lợi nhuận.
• Đến cuối tháng mới phát hiện dòng tiền bị thiếu.

Lập ngân sách giúp doanh nghiệp chuyển mục tiêu kinh doanh thành những con số cụ thể: doanh thu bao nhiêu, chi phí bao nhiêu, cần bao nhiêu vốn và dự kiến còn lại bao nhiêu lợi nhuận.

ACC Training chia sẻ cách lập ngân sách phù hợp cho doanh nghiệp bán hàng online và mô hình kinh doanh đa kênh.

1. Lập Ngân Sách Là Gì?

Lập ngân sách là quá trình doanh nghiệp dự kiến trước các khoản thu, chi, nhu cầu vốn và kết quả tài chính trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngân sách có thể được lập theo:

• Tháng.
• Quý.
• Năm.
• Từng kênh bán hàng.
• Từng nhóm sản phẩm.
• Từng chiến dịch.
• Từng bộ phận.

Một ngân sách cơ bản có thể bắt đầu từ công thức:

Doanh thu dự kiến – Chi phí dự kiến = Lợi nhuận dự kiến

Tuy nhiên, đối với thương mại điện tử, ngân sách nên được xây dựng chi tiết hơn vì doanh nghiệp còn phải kiểm soát giá vốn, phí sàn, quảng cáo, vận chuyển, hoàn hàng và dòng tiền.

---

2. Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Lập Ngân Sách?

2.1. Biết Trước Doanh Nghiệp Có Thể Chi Bao Nhiêu

Ngân sách giúp doanh nghiệp xác định giới hạn chi tiêu.

Ví dụ:

Doanh nghiệp dự kiến doanh thu tháng là 2 tỷ đồng.

Thay vì chi quảng cáo theo cảm tính, doanh nghiệp có thể đặt ngân sách quảng cáo ở mức phù hợp với mục tiêu doanh thu và tỷ suất lợi nhuận.

Nhờ đó, bộ phận vận hành biết mình được phép chi bao nhiêu mà không ảnh hưởng đến mục tiêu lợi nhuận.

2.2. Kiểm Soát Chi Phí

Các khoản chi phí có thể được chia thành:

• Giá vốn hàng bán.
• Chi phí quảng cáo.
• Phí sàn.
• Phí thanh toán.
• Chi phí vận chuyển.
• Chi phí kho.
• Chi phí nhân sự.
• Chi phí phần mềm.
• Chi phí văn phòng.
• Chi phí quản lý.
• Các chi phí khác.

Khi có ngân sách, doanh nghiệp có thể so sánh:

Ngân sách → Thực tế → Chênh lệch

Từ đó xác định khoản nào đang vượt kế hoạch.

2.3. Chủ Động Dòng Tiền

Một doanh nghiệp có thể có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền.

Nguyên nhân có thể do:

• Phải nhập hàng trước.
• Tiền bán hàng chưa được sàn chuyển về.
• Chi quảng cáo liên tục.
• Khách hàng hoàn hàng.
• Thanh toán nhà cung cấp.
• Trả lương.
• Thanh toán thuế và các khoản phải trả.

Vì vậy, lập ngân sách cần đi cùng với lập kế hoạch dòng tiền.

---

3. Ngân Sách Khác Gì Với Báo Cáo Thực Tế?

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn.

Nội dung	Ngân sách	Thực tế
Doanh thu	Dự kiến	Đã phát sinh
Chi phí	Dự kiến	Đã chi/phát sinh
Lợi nhuận	Dự kiến	Kết quả thực tế
Dòng tiền	Dự kiến thu – chi	Dòng tiền thực tế
Mục đích	Lập kế hoạch	Đánh giá kết quả

Ví dụ:

Ngân sách quảng cáo tháng 200 triệu đồng.

Cuối tháng thực tế chi 260 triệu đồng.

Chênh lệch:

260 – 200 = 60 triệu đồng

Tức chi phí quảng cáo vượt ngân sách 30%.

Kế toán quản trị cần tiếp tục tìm nguyên nhân thay vì chỉ ghi nhận con số chênh lệch.

---

4. Các Loại Ngân Sách Doanh Nghiệp Bán Online Nên Có

Một hệ thống ngân sách tốt không nên chỉ có một bảng tổng hợp.

4.1. Ngân Sách Doanh Thu

Dự kiến doanh thu theo:

• Kênh bán hàng.
• Sản phẩm.
• Nhóm sản phẩm.
• Khu vực.
• Tháng.
• Chiến dịch.

Ví dụ:

Kênh	Doanh thu kế hoạch
Shopee	800 triệu
TikTok Shop	600 triệu
Lazada	300 triệu
Website	300 triệu
Tổng	2 tỷ

Việc chia nhỏ giúp doanh nghiệp biết doanh thu kỳ vọng đến từ đâu.

---

5. Ngân Sách Giá Vốn

Giá vốn thường là khoản chi phí lớn trong doanh nghiệp thương mại.

Ngân sách giá vốn cần dựa trên:

• Sản lượng dự kiến.
• Giá nhập.
• Chi phí liên quan đến hàng hóa.
• Chính sách giá bán.
• Tồn kho đầu kỳ.
• Kế hoạch nhập hàng.

Công thức cơ bản:

Giá vốn dự kiến = Sản lượng bán dự kiến × Giá vốn bình quân

Ví dụ:

Dự kiến bán 10.000 sản phẩm.

Giá vốn bình quân 120.000 đồng/sản phẩm.

Giá vốn dự kiến:

10.000 × 120.000 = 1,2 tỷ đồng.

---

6. Ngân Sách Quảng Cáo

Đây là khoản đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp bán hàng online.

Ngân sách quảng cáo có thể lập theo:

• Kênh.
• Sản phẩm.
• Campaign.
• Tháng.
• Mục tiêu doanh thu.
• Mục tiêu lợi nhuận.

Ví dụ:

Kênh	Ngân sách
Facebook Ads	100 triệu
TikTok Ads	150 triệu
Google Ads	80 triệu
Khác	20 triệu
Tổng	350 triệu

Doanh nghiệp không nên chỉ đặt ngân sách theo số tiền muốn chi.

Cần liên kết ngân sách với hiệu quả:

Chi phí quảng cáo → Đơn hàng → Doanh thu → Lợi nhuận

---

7. Ngân Sách Phí Sàn Và Chi Phí Bán Hàng

Đối với thương mại điện tử, doanh nghiệp cần dự kiến các khoản:

• Phí hoa hồng.
• Phí thanh toán.
• Phí dịch vụ.
• Phí vận chuyển.
• Phí quảng cáo.
• Chi phí voucher.
• Chi phí hỗ trợ khách hàng.
• Chi phí đóng gói.
• Chi phí hoàn hàng.

Nếu chỉ lập ngân sách doanh thu mà bỏ qua những khoản này, lợi nhuận dự kiến có thể bị sai lệch đáng kể.

---

8. Ngân Sách Nhân Sự

Ngân sách nhân sự không chỉ bao gồm tiền lương.

Doanh nghiệp nên dự kiến:

• Lương.
• Thưởng.
• Phụ cấp.
• Các khoản bảo hiểm và nghĩa vụ liên quan.
• Chi phí tuyển dụng.
• Đào tạo.
• Chi phí nhân sự thời vụ.

Có thể lập theo từng bộ phận:

Bộ phận	Ngân sách/tháng
Kho	60 triệu
Vận hành	80 triệu
Marketing	100 triệu
Kế toán	40 triệu
Quản lý	70 triệu

Từ đó doanh nghiệp dễ kiểm soát biến động nhân sự và chi phí cố định.

---

9. Ngân Sách Chi Phí Vận Hành

Ngoài giá vốn và chi phí bán hàng, doanh nghiệp còn có các khoản chi phí vận hành.

Ví dụ:

• Tiền thuê kho.
• Điện nước.
• Phần mềm.
• Văn phòng.
• Internet.
• Thiết bị.
• Dịch vụ kế toán.
• Chi phí vận chuyển nội bộ.
• Chi phí quản lý.

Các khoản này thường có tính ổn định hơn chi phí quảng cáo nhưng vẫn cần đưa vào ngân sách để tính đúng lợi nhuận.

---

10. Ngân Sách Dòng Tiền

Đây là phần rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.

Ngân sách dòng tiền cần trả lời:

“Tháng tới doanh nghiệp thu bao nhiêu tiền và phải chi bao nhiêu tiền?”

Có thể lập bảng:

Nội dung	Dự kiến
Tiền đầu kỳ	500 triệu
Tiền sàn chuyển về	1,5 tỷ
Thu khác	100 triệu
Nhập hàng	-800 triệu
Quảng cáo	-300 triệu
Lương	-200 triệu
Chi phí khác	-150 triệu
Tiền cuối kỳ	650 triệu

Điều quan trọng là phải xác định thời điểm tiền thực sự vào và ra, không chỉ dựa trên doanh thu và chi phí kế toán.

---

11. Cách Lập Ngân Sách Từ Doanh Thu Mục Tiêu

Một cách đơn giản là bắt đầu từ mục tiêu doanh thu.

Ví dụ doanh nghiệp đặt mục tiêu:

Doanh thu = 3 tỷ đồng/tháng.

Sau đó xác định tỷ lệ dự kiến:

• Giá vốn: 50%.
• Phí bán hàng và sàn: 10%.
• Quảng cáo: 12%.
• Nhân sự: 8%.
• Vận hành: 5%.
• Chi phí khác: 3%.

Tổng chi phí dự kiến:

50% + 10% + 12% + 8% + 5% + 3% = 88%

Lợi nhuận dự kiến:

100% – 88% = 12%

Tương đương:

3 tỷ × 12% = 360 triệu đồng.

Đây là ngân sách mục tiêu, sau đó cần được cập nhật theo số liệu thực tế.

---

12. Lập Ngân Sách Theo Kịch Bản

Thay vì chỉ có một con số, doanh nghiệp nên xây dựng ít nhất 3 kịch bản.

Kịch bản thận trọng

Doanh thu thấp hơn kế hoạch.

Doanh nghiệp cần:

• Giảm chi phí không cần thiết.
• Hạn chế nhập hàng.
• Kiểm soát quảng cáo.
• Bảo vệ dòng tiền.

Kịch bản cơ sở

Doanh thu và chi phí ở mức kế hoạch.

Đây là kịch bản dùng để điều hành thông thường.

Kịch bản tăng trưởng

Doanh thu tăng mạnh.

Khi đó doanh nghiệp cần dự kiến thêm:

• Ngân sách quảng cáo.
• Hàng tồn kho.
• Nhân sự.
• Kho bãi.
• Vốn lưu động.

Lập ngân sách theo kịch bản giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi thị trường thay đổi.

---

13. Lập Ngân Sách Theo Từng Kênh

Đối với doanh nghiệp bán đa kênh, ngân sách tổng thể chưa đủ.

Cần lập riêng cho từng kênh:

Shopee → Doanh thu → Giá vốn → Phí → Quảng cáo → Lợi nhuận

TikTok Shop → Doanh thu → Giá vốn → Phí → Quảng cáo → Lợi nhuận

Lazada → Doanh thu → Giá vốn → Phí → Quảng cáo → Lợi nhuận

Website → Doanh thu → Giá vốn → Marketing → Vận hành → Lợi nhuận

Từ đó doanh nghiệp có thể biết kênh nào đang thực sự tạo ra lợi nhuận.

---

14. Theo Dõi Ngân Sách Bằng Phân Tích Chênh Lệch

Sau khi có ngân sách, doanh nghiệp cần so sánh với thực tế.

Công thức:

Chênh lệch = Thực tế – Ngân sách

Tỷ lệ chênh lệch:

Tỷ lệ chênh lệch = (Thực tế – Ngân sách) / Ngân sách × 100%

Ví dụ:

Ngân sách quảng cáo: 300 triệu.

Thực tế: 360 triệu.

Chênh lệch:

360 – 300 = 60 triệu đồng.

Tỷ lệ:

60 / 300 × 100% = 20%.

Chi phí quảng cáo đang vượt ngân sách 20%.

---

15. Không Phải Chênh Lệch Nào Cũng Là Xấu

Đây là điểm cần lưu ý khi phân tích ngân sách.

Ví dụ:

Ngân sách doanh thu: 2 tỷ.

Thực tế: 2,5 tỷ.

Doanh thu vượt 25%.

Nếu chi phí cũng tăng, cần tiếp tục kiểm tra:

• Lợi nhuận có tăng không?
• Biên lợi nhuận có giảm không?
• Chi phí quảng cáo tăng bao nhiêu?
• Giá vốn tăng bao nhiêu?
• Dòng tiền có đảm bảo không?

Ngược lại, doanh thu thấp hơn ngân sách nhưng lợi nhuận vẫn đạt mục tiêu có thể là kết quả tích cực nếu doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt.

Vì vậy, không nên đánh giá ngân sách chỉ bằng một chỉ tiêu.

---

16. Dashboard Ngân Sách Nên Có Những Gì?

Một dashboard quản trị ngân sách có thể bao gồm:

Tổng quan

• Doanh thu kế hoạch.
• Doanh thu thực tế.
• Chi phí kế hoạch.
• Chi phí thực tế.
• Lợi nhuận kế hoạch.
• Lợi nhuận thực tế.

Chi phí

• Giá vốn.
• Quảng cáo.
• Phí sàn.
• Vận chuyển.
• Nhân sự.
• Kho.
• Vận hành.

Dòng tiền

• Tiền đầu kỳ.
• Tiền thu.
• Tiền chi.
• Tiền cuối kỳ.
• Công nợ.
• Khoản phải thanh toán.

Phân tích

• Chênh lệch ngân sách.
• Tỷ lệ hoàn thành doanh thu.
• Tỷ lệ sử dụng ngân sách.
• Chi phí/doanh thu.
• Lợi nhuận/doanh thu.
• Ngân sách theo từng kênh.
• Cảnh báo vượt ngân sách.

---

17. Những Sai Lầm Khi Lập Ngân Sách

Sai lầm 1: Lập ngân sách theo cảm tính

Ví dụ:

“Tháng sau chắc bán được 3 tỷ.”

Nhưng không có dữ liệu lịch sử hoặc căn cứ về số lượng đơn, giá trị đơn và năng lực vận hành.

Sai lầm 2: Chỉ lập ngân sách doanh thu

Doanh thu cao không đồng nghĩa lợi nhuận cao.

Sai lầm 3: Không lập ngân sách dòng tiền

Có lợi nhuận trên báo cáo nhưng vẫn thiếu tiền để nhập hàng hoặc thanh toán chi phí.

Sai lầm 4: Không cập nhật ngân sách

Ngân sách không phải bảng lập một lần rồi bỏ đó.

Cần theo dõi và điều chỉnh khi kế hoạch kinh doanh thay đổi.

Sai lầm 5: Không phân tích chênh lệch

Có ngân sách nhưng không so sánh với thực tế thì ngân sách khó hỗ trợ việc ra quyết định.

Sai lầm 6: Không phân bổ theo kênh

Doanh nghiệp bán đa kênh cần biết từng kênh đóng góp doanh thu, chi phí và lợi nhuận như thế nào.

---

18. Quy Trình Lập Ngân Sách Hiệu Quả

Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình:

Bước 1: Xác định mục tiêu doanh thu.

↓

Bước 2: Dự kiến số lượng đơn hàng.

↓

Bước 3: Xác định giá bán và giá vốn.

↓

Bước 4: Lập ngân sách quảng cáo.

↓

Bước 5: Dự kiến phí sàn và chi phí bán hàng.

↓

Bước 6: Lập ngân sách nhân sự.

↓

Bước 7: Lập ngân sách vận hành.

↓

Bước 8: Lập kế hoạch nhập hàng.

↓

Bước 9: Lập ngân sách dòng tiền.

↓

Bước 10: Xây dựng kịch bản tăng trưởng/thận trọng.

↓

Bước 11: Theo dõi thực tế.

↓

Bước 12: Phân tích chênh lệch và điều chỉnh.

---

19. Checklist Lập Ngân Sách Cho Doanh Nghiệp Online

Trước khi chốt ngân sách, doanh nghiệp có thể kiểm tra:

☐ Đã xác định mục tiêu doanh thu.

☐ Đã dự kiến số lượng đơn hàng.

☐ Đã xác định giá vốn.

☐ Đã lập ngân sách quảng cáo.

☐ Đã dự kiến phí sàn.

☐ Đã dự kiến phí vận chuyển.

☐ Đã lập ngân sách nhân sự.

☐ Đã lập ngân sách vận hành.

☐ Đã lập kế hoạch nhập hàng.

☐ Đã lập ngân sách dòng tiền.

☐ Đã phân bổ ngân sách theo từng kênh.

☐ Đã xây dựng kịch bản kinh doanh.

☐ Đã xác định chỉ tiêu lợi nhuận.

☐ Đã thiết lập ngưỡng cảnh báo vượt ngân sách.

☐ Có kế hoạch đối chiếu ngân sách với thực tế hàng tháng.

---

20. Lập Ngân Sách Gắn Với Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh

Ngân sách sẽ có giá trị hơn khi được liên kết trực tiếp với báo cáo kết quả kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể theo dõi:

Chỉ tiêu	Ngân sách	Thực tế	Chênh lệch
Doanh thu	2 tỷ	2,2 tỷ	+200 triệu
Giá vốn	1 tỷ	1,15 tỷ	+150 triệu
Quảng cáo	250 triệu	280 triệu	+30 triệu
Nhân sự	160 triệu	155 triệu	-5 triệu
Chi phí khác	190 triệu	180 triệu	-10 triệu
Lợi nhuận	400 triệu	435 triệu	+35 triệu

Bảng này giúp người quản lý không chỉ biết doanh nghiệp “bán được bao nhiêu” mà còn biết kết quả có đạt đúng kế hoạch hay không.

---

21. Lập Ngân Sách Giúp Quản Trị Lợi Nhuận Như Thế Nào?

Một hệ thống ngân sách tốt phải hướng đến mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận và dòng tiền.

Doanh nghiệp có thể đặt các ngưỡng:

• Doanh thu tối thiểu.
• Biên lợi nhuận tối thiểu.
• Chi phí quảng cáo tối đa.
• Giá vốn tối đa.
• Tỷ lệ phí sàn tối đa.
• Tồn kho tối đa.
• Dòng tiền tối thiểu.

Khi một chỉ tiêu vượt ngưỡng, hệ thống cần cảnh báo để người quản lý có thể xử lý sớm.

Ví dụ:

Ngân sách quảng cáo = 300 triệu.

Thực tế đã chi = 285 triệu.

Nhưng doanh thu chưa đạt 70% kế hoạch.

Đây có thể là dấu hiệu cần đánh giá lại hiệu quả chiến dịch thay vì tiếp tục tăng ngân sách.

---

22. ACC Training Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Xây Dựng Hệ Thống Ngân Sách

Đối với doanh nghiệp bán hàng online, lập ngân sách không nên chỉ dừng ở một file Excel tổng hợp.

Doanh nghiệp cần kết nối:

Đơn hàng → Doanh thu → Giá vốn → Chi phí → Dòng tiền → Lợi nhuận

ACC Training hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổ chức và kiểm soát số liệu kế toán thương mại điện tử, từ đó phục vụ:

• Lập ngân sách doanh thu.
• Lập ngân sách chi phí.
• Theo dõi chi phí quảng cáo.
• Kiểm soát giá vốn.
• Đối soát doanh thu đa kênh.
• Theo dõi dòng tiền.
• Phân tích chênh lệch ngân sách.
• Xây dựng báo cáo quản trị.
• Theo dõi hiệu quả từng kênh bán hàng.

Mục tiêu là giúp chủ doanh nghiệp có thể nhìn thấy trước kế hoạch tài chính, theo dõi tình hình thực tế và nhanh chóng phát hiện những khoản đang vượt ngân sách.

Kết Luận

Lập ngân sách là một công cụ quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp.

Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại điện tử, ngân sách cần được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố:

Doanh thu → Đơn hàng → Giá vốn → Quảng cáo → Phí sàn → Nhân sự → Vận hành → Dòng tiền → Lợi nhuận

Một ngân sách tốt không phải là một con số cố định. Đó là hệ thống giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu so với kế hoạch, khoản nào đang vượt dự toán và cần điều chỉnh điều gì để bảo vệ lợi nhuận.

ACC Training – Đồng hành cùng doanh nghiệp online trong việc kiểm soát số liệu, lập ngân sách, quản trị chi phí và xây dựng hệ thống báo cáo phục vụ quyết định kinh doanh.