Trong hoạt động nhà hàng, doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với dòng tiền tốt.

Nhà hàng có thể đã bán hàng nhưng chưa thu được tiền, hoặc đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu không kiểm soát công nợ chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng số liệu trên báo cáo có vẻ tốt nhưng tiền thực tế lại thiếu.

Đặc biệt với nhà hàng và chuỗi F&B có nhiều nhà cung cấp, nhiều chi nhánh và nhiều kênh bán hàng, công nợ càng cần được quản lý theo một quy trình rõ ràng.

Công nợ là gì?

Công nợ là các khoản tiền doanh nghiệp cần thu hoặc phải thanh toán phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Có thể chia thành hai nhóm chính:

1. Công nợ phải thu

Là các khoản tiền khách hàng hoặc đối tác còn phải thanh toán cho doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Khách hàng mua hàng chưa thanh toán.
• Công ty đặt tiệc chưa thanh toán đủ.
• Tiền phải thu từ các nền tảng bán hàng.
• Khoản đặt cọc hoặc thanh toán theo tiến độ.
• Các khoản phải thu khác.

2. Công nợ phải trả

Là các khoản doanh nghiệp còn phải thanh toán cho bên khác.

Ví dụ:

• Tiền mua nguyên vật liệu.
• Tiền đồ uống.
• Tiền thuê mặt bằng.
• Tiền dịch vụ.
• Tiền vận chuyển.
• Các khoản phải trả nhà cung cấp.

Doanh nghiệp cần quản lý đồng thời cả công nợ phải thu và phải trả để chủ động dòng tiền.

Vì sao nhà hàng cần kiểm soát công nợ?

1. Doanh thu không đồng nghĩa với tiền đã thu

Ví dụ nhà hàng có doanh thu 500 triệu đồng trong tháng.

Nhưng nếu 100 triệu đồng vẫn chưa thu được thì số tiền thực tế doanh nghiệp có thể sử dụng không phải là 500 triệu đồng.

Nếu chỉ nhìn vào doanh thu, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá sai khả năng tài chính.

2. Tránh bỏ sót công nợ phải thu

Một khoản công nợ nhỏ nếu không được theo dõi có thể bị quên.

Đặc biệt khi nhà hàng có nhiều khách hàng doanh nghiệp, đơn tiệc hoặc đối tác thanh toán theo kỳ, việc theo dõi thủ công rất dễ dẫn đến:

• Thu thiếu.
• Thu trễ.
• Ghi nhận nhầm.
• Không biết khoản nào đã quá hạn.

3. Chủ động thanh toán nhà cung cấp

Nhà hàng thường mua nguyên vật liệu liên tục.

Nếu không biết chính xác:

• Đang nợ nhà cung cấp nào.
• Nợ bao nhiêu.
• Hạn thanh toán khi nào.
• Khoản nào sắp đến hạn.

doanh nghiệp có thể bị động về dòng tiền hoặc thanh toán trễ.

4. Hạn chế tranh chấp

Khi có dữ liệu công nợ rõ ràng, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhà cung cấp hoặc khách hàng nhanh hơn.

Mọi khoản phát sinh nên có:

• Ngày giao dịch.
• Nội dung.
• Số tiền.
• Chứng từ.
• Người phụ trách.
• Trạng thái thanh toán.

Công nợ nhà hàng thường phát sinh từ đâu?

Đối với nhà hàng, công nợ có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau.

Phải thu

• Khách hàng doanh nghiệp.
• Đơn đặt tiệc.
• Đơn hàng chưa thanh toán.
• Đối tác.
• Nền tảng giao hàng.
• Các khoản tạm ứng hoặc đặt cọc.

Phải trả

• Nhà cung cấp thực phẩm.
• Nhà cung cấp đồ uống.
• Nhà cung cấp bao bì.
• Nhà cung cấp thiết bị.
• Dịch vụ vận chuyển.
• Dịch vụ marketing.
• Tiền thuê.
• Các dịch vụ vận hành khác.

Nếu không có một hệ thống tập trung, dữ liệu công nợ rất dễ bị phân tán ở nhiều file Excel, email, tin nhắn và chứng từ.

Quy trình kiểm soát công nợ chuẩn

Bước 1: Ghi nhận công nợ ngay khi phát sinh

Không nên đợi đến cuối tháng mới tổng hợp.

Ngay khi phát sinh giao dịch, cần ghi nhận:

• Đối tượng.
• Nội dung.
• Số tiền.
• Ngày phát sinh.
• Ngày đến hạn.
• Chứng từ liên quan.
• Người phụ trách.

Bước 2: Đối chiếu chứng từ

Đối với công nợ phải trả nhà cung cấp, có thể kiểm tra theo chuỗi:

Đơn mua hàng → Phiếu nhập → Hóa đơn → Công nợ → Thanh toán

Mục tiêu là đảm bảo số tiền phải trả thực sự phù hợp với hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh.

Bước 3: Theo dõi thời hạn thanh toán

Mỗi khoản công nợ cần có ngày đến hạn.

Có thể phân loại:

• Chưa đến hạn.
• Sắp đến hạn.
• Đến hạn hôm nay.
• Quá hạn.
• Đã thanh toán.

Bước 4: Đối chiếu định kỳ

Công nợ cần được đối chiếu với:

• Sao kê ngân hàng.
• Phiếu thu.
• Phiếu chi.
• Hóa đơn.
• Biên bản đối chiếu.
• Dữ liệu POS.
• Báo cáo nền tảng bán hàng.

Bước 5: Xử lý chênh lệch

Nếu phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân.

Ví dụ:

• Đã thanh toán nhưng chưa cập nhật.
• Nhà cung cấp ghi nhận sai.
• Thanh toán thiếu.
• Hóa đơn chưa ghi nhận.
• Có khoản giảm trừ.
• Có giao dịch bị trùng.

Không nên tự ý điều chỉnh số liệu chỉ để công nợ khớp.

Bước 6: Báo cáo và cảnh báo

Các khoản sắp đến hạn hoặc quá hạn cần được đưa vào báo cáo để người phụ trách xử lý.

Công nợ phải thu cần kiểm soát những gì?

Một báo cáo công nợ phải thu nên có:

Nội dung	Thông tin
Khách hàng	Tên khách hàng/đối tác
Ngày phát sinh	Ngày ghi nhận
Số tiền	Giá trị công nợ
Đã thu	Số tiền đã nhận
Còn phải thu	Số dư còn lại
Ngày đến hạn	Hạn thanh toán
Số ngày quá hạn	Nếu có
Trạng thái	Chưa thu/Đã thu/Quá hạn
Người phụ trách	Người theo dõi

Từ đó doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định khoản nào cần thu trước.

Công nợ phải trả cần kiểm soát những gì?

Đối với nhà cung cấp, nên theo dõi:

• Tên nhà cung cấp.
• Số hóa đơn.
• Ngày phát sinh.
• Giá trị mua hàng.
• Đã thanh toán.
• Còn phải trả.
• Ngày đến hạn.
• Điều kiện thanh toán.
• Trạng thái.
• Người phụ trách.

Đặc biệt, cần tránh tình trạng thanh toán một khoản nhưng không cập nhật vào hệ thống khiến số dư công nợ bị sai.

Phân tích tuổi nợ là gì?

Tuổi nợ giúp doanh nghiệp biết một khoản công nợ đã tồn tại trong bao lâu.

Có thể phân loại:

• Chưa đến hạn.
• 1–7 ngày quá hạn.
• 8–30 ngày quá hạn.
• 31–60 ngày quá hạn.
• Trên 60 ngày.

Việc phân tích tuổi nợ giúp chủ doanh nghiệp tập trung vào những khoản có rủi ro cao thay vì kiểm tra tất cả công nợ cùng một mức độ.

Kiểm soát công nợ phải thu như thế nào?

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình:

Phát sinh doanh thu → Ghi nhận phải thu → Theo dõi hạn thanh toán → Nhắc thu → Nhận tiền → Đối chiếu ngân hàng → Cập nhật công nợ

Đối với khách hàng doanh nghiệp hoặc khách đặt tiệc, nên quy định rõ:

• Hạn mức công nợ.
• Thời hạn thanh toán.
• Người được phép phê duyệt công nợ.
• Điều kiện đặt cọc.
• Điều kiện thanh toán phần còn lại.

Kiểm soát công nợ phải trả như thế nào?

Quy trình có thể được thiết kế:

Mua hàng → Nhập hàng → Kiểm tra hóa đơn → Ghi nhận công nợ → Phê duyệt thanh toán → Thanh toán → Đối chiếu → Cập nhật số dư

Điều này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo thanh toán đúng hạn vừa hạn chế thanh toán sai hoặc thanh toán trùng.

Những sai lầm thường gặp khi kiểm soát công nợ

❌ Chỉ theo dõi tổng số công nợ mà không theo từng đối tượng.

❌ Không có ngày đến hạn.

❌ Không phân loại công nợ quá hạn.

❌ Không đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp.

❌ Thanh toán rồi nhưng chưa cập nhật hệ thống.

❌ Có nhiều file công nợ khác nhau và không biết file nào là số liệu cuối cùng.

❌ Không phân quyền người tạo, kiểm tra và phê duyệt.

❌ Không liên kết công nợ với dòng tiền.

❌ Đợi cuối tháng mới kiểm tra.

Đây là những nguyên nhân khiến công nợ ngày càng khó kiểm soát khi doanh nghiệp mở rộng.

Công nợ cần được kết nối với dòng tiền

Công nợ và dòng tiền có mối quan hệ trực tiếp.

Ví dụ:

Công nợ phải thu tăng → Tiền chưa về.

Công nợ phải trả tăng → Doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán trong tương lai.

Vì vậy, Dashboard quản trị nên kết nối:

Doanh thu → Phải thu → Tiền thu về

và:

Mua hàng → Phải trả → Tiền thanh toán

Khi kết nối hai nhóm dữ liệu này, chủ doanh nghiệp có thể dự báo được nhu cầu tiền trong thời gian tới.

Dashboard công nợ nên theo dõi những gì?

Một Dashboard công nợ cho nhà hàng có thể gồm:

📊 Tổng công nợ phải thu.

📦 Tổng công nợ phải trả.

💰 Đã thu.

💳 Đã thanh toán.

⏰ Công nợ sắp đến hạn.

⚠️ Công nợ quá hạn.

🏪 Công nợ theo chi nhánh.

🤝 Công nợ theo khách hàng/nhà cung cấp.

📅 Phân tích tuổi nợ.

📈 Xu hướng công nợ theo tháng.

🔔 Danh sách khoản cần xử lý.

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp không cần mở nhiều file để kiểm tra từng khoản công nợ.

Kiểm soát công nợ cho chuỗi F&B

Khi có nhiều chi nhánh, việc quản lý công nợ càng phức tạp.

Doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Công nợ thuộc chi nhánh nào.
• Người chịu trách nhiệm.
• Nhà cung cấp nào phục vụ chi nhánh nào.
• Khoản thanh toán được thực hiện từ tài khoản nào.
• Công nợ tập trung hay phân bổ theo chi nhánh.

Một hệ thống tốt cần cho phép xem:

Tổng toàn hệ thống → Chi nhánh → Nhà cung cấp/khách hàng → Giao dịch chi tiết

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp vừa có góc nhìn tổng thể vừa có thể truy ngược đến từng giao dịch khi cần.

ACC Training hỗ trợ kiểm soát công nợ cho nhà hàng

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán và quản trị tài chính chuyên biệt cho nhà hàng, café và chuỗi F&B.

Chúng tôi hỗ trợ:

✔️ Xây dựng quy trình quản lý công nợ phải thu và phải trả.
✔️ Thiết lập danh mục khách hàng và nhà cung cấp.
✔️ Theo dõi công nợ theo từng đối tượng và chi nhánh.
✔️ Đối chiếu công nợ với hóa đơn và chứng từ.
✔️ Theo dõi hạn thanh toán và công nợ quá hạn.
✔️ Đối chiếu thanh toán với ngân hàng.
✔️ Xây dựng báo cáo tuổi nợ.
✔️ Thiết lập Dashboard công nợ và dòng tiền.
✔️ Xây dựng quy trình phê duyệt và thanh toán.
✔️ Hỗ trợ chuẩn hóa hệ thống kế toán và báo cáo quản trị.

Mục tiêu không chỉ là biết doanh nghiệp “đang nợ bao nhiêu”, mà phải biết:

Nợ ai → Bao nhiêu → Đến hạn khi nào → Đã thanh toán chưa → Ai phụ trách → Ảnh hưởng dòng tiền thế nào.

Kết luận

Kiểm soát công nợ là một phần quan trọng trong quản trị tài chính nhà hàng.

Một hệ thống công nợ tốt giúp doanh nghiệp:

• Thu tiền đúng hạn.
• Thanh toán nhà cung cấp đúng kế hoạch.
• Hạn chế bỏ sót công nợ.
• Giảm tranh chấp.
• Chủ động dòng tiền.
• Kiểm soát nghĩa vụ thanh toán.
• Có dữ liệu chính xác để ra quyết định.

Đặc biệt với nhà hàng và chuỗi F&B, công nợ nên được quản lý xuyên suốt:

Mua hàng → Hóa đơn → Công nợ → Thanh toán → Ngân hàng → Báo cáo

và:

Bán hàng → Phải thu → Thu tiền → Ngân hàng → Đối soát

Khi công nợ được kiểm soát tốt, doanh nghiệp không chỉ có số liệu kế toán chính xác hơn mà còn chủ động hơn trong việc quản lý dòng tiền và vận hành.

---

ACC TRAINING – DỊCH VỤ KẾ TOÁN & QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DÀNH RIÊNG CHO NHÀ HÀNG, CAFÉ & CHUỖI F&B

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Địa chỉ: Hà Nội

ACC Training – Đồng hành cùng nhà hàng kiểm soát công nợ, dòng tiền và xây dựng hệ thống kế toán bài bản.