Kiểm kê kho nhà hàng: Quy trình, cách đối chiếu và kiểm soát thất thoát

Kiểm kê kho là một trong những công việc quan trọng đối với nhà hàng, đặc biệt là Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B có số lượng nguyên liệu lớn.

Nếu số liệu trên hệ thống khác với số lượng thực tế trong kho, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thất thoát nguyên liệu, Food Cost tăng, tồn kho sai lệch hoặc báo cáo lợi nhuận không chính xác.

Vì vậy, kiểm kê kho không chỉ đơn giản là “đếm hàng”, mà cần được thực hiện theo một quy trình thống nhất để xác định:

  • Thực tế còn bao nhiêu hàng?
  • Số liệu trên hệ thống là bao nhiêu?
  • Chênh lệch ở đâu?
  • Nguyên nhân chênh lệch là gì?
  • Giá trị thất thoát là bao nhiêu?
  • Cần xử lý như thế nào?

1. Kiểm kê kho là gì?

Kiểm kê kho là quá trình kiểm tra và xác nhận số lượng, tình trạng của hàng hóa, nguyên vật liệu thực tế tại kho tại một thời điểm nhất định.

Sau khi kiểm kê, doanh nghiệp sẽ đối chiếu:

Tồn kho thực tế ↔ Tồn kho trên hệ thống

Nếu hai số liệu không khớp, cần xác định nguyên nhân và thực hiện xử lý theo quy trình nội bộ.

Đối với nhà hàng, kiểm kê thường tập trung vào:

  • Nguyên liệu tươi sống.
  • Thực phẩm đông lạnh.
  • Thực phẩm khô.
  • Gia vị.
  • Đồ uống.
  • Bao bì.
  • Vật tư tiêu hao.
  • Các nguyên liệu có giá trị cao hoặc dễ thất thoát.

2. Vì sao nhà hàng cần kiểm kê kho thường xuyên?

Kiểm soát thất thoát nguyên liệu

Nhà hàng có nhiều nguyên liệu được sử dụng mỗi ngày. Nếu không kiểm kê thường xuyên, doanh nghiệp rất khó xác định nguyên liệu thất thoát ở khâu nào.

Chênh lệch có thể đến từ:

  • Nhập hàng.
  • Xuất kho.
  • Sơ chế.
  • Định lượng.
  • Hủy hàng.
  • Hao hụt.
  • Điều chuyển.
  • Ghi nhận sai số liệu.

Kiểm kê giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm hơn.

Kiểm soát Food Cost

Food Cost phụ thuộc rất lớn vào lượng nguyên liệu thực tế sử dụng.

Nếu tồn kho cuối kỳ không chính xác, giá vốn và Food Cost cũng có thể bị sai lệch.

Do đó:

Kiểm kê kho → Xác định tồn thực tế → Tính giá vốn → Phân tích Food Cost

là một chuỗi dữ liệu quan trọng trong quản trị nhà hàng.

Hạn chế tồn kho quá mức

Tồn kho quá nhiều sẽ làm vốn bị đọng và tăng nguy cơ:

  • Hết hạn.
  • Hư hỏng.
  • Giảm chất lượng.
  • Tăng chi phí bảo quản.

Kiểm kê giúp doanh nghiệp biết những nguyên liệu nào đang tồn nhiều để điều chỉnh kế hoạch mua hàng.

Đảm bảo báo cáo chính xác

Số liệu tồn kho ảnh hưởng đến nhiều báo cáo như:

  • Báo cáo giá vốn.
  • Báo cáo Food Cost.
  • Báo cáo lợi nhuận.
  • Báo cáo tài sản.
  • Báo cáo quản trị.

Nếu tồn kho sai, các báo cáo liên quan cũng có thể bị ảnh hưởng.

3. Khi nào nên kiểm kê kho?

Không nên chỉ kiểm kê vào cuối năm hoặc khi có vấn đề.

Tùy đặc điểm nhà hàng, doanh nghiệp có thể xây dựng nhiều cấp độ kiểm kê.

Kiểm kê hằng ngày

Phù hợp với những nguyên liệu:

  • Giá trị cao.
  • Dễ thất thoát.
  • Có biến động lớn.
  • Sử dụng với số lượng nhiều.

Ví dụ: thịt bò, hải sản, rượu, bia hoặc một số nguyên liệu đặc thù.

Kiểm kê hằng tuần

Có thể áp dụng cho các nhóm nguyên liệu có mức tiêu thụ cao hoặc thường xuyên phát sinh chênh lệch.

Kiểm kê cuối tháng

Đây là kỳ kiểm kê quan trọng để phục vụ việc đóng sổ và lập báo cáo.

Kiểm kê đột xuất

Có thể thực hiện khi:

  • Phát hiện chênh lệch bất thường.
  • Thay đổi quản lý kho.
  • Thay đổi nhân sự phụ trách.
  • Nghi ngờ thất thoát.
  • Điều chuyển hoặc đóng/mở chi nhánh.

4. Quy trình kiểm kê kho nhà hàng

Một quy trình kiểm kê có thể thực hiện theo 7 bước:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Xác định:

  • Thời gian kiểm kê.
  • Khu vực kiểm kê.
  • Danh sách nguyên liệu.
  • Người tham gia.
  • Người chịu trách nhiệm.
  • Phương pháp kiểm kê.

Đối với chuỗi F&B, cần xác định rõ từng chi nhánh sẽ kiểm kê vào thời điểm nào.

Bước 2: Chuẩn bị danh sách tồn kho

Trích xuất danh sách hàng hóa từ hệ thống.

Danh sách nên có:

Mã hàngTên nguyên liệuĐVTTồn hệ thốngTồn thực tếChênh lệch
NL001Thịt bòKg2524-1
NL002Cá hồiKg12120
NL003Dầu ănLít3028-2

Việc có sẵn danh sách giúp người kiểm kê thực hiện nhanh và hạn chế bỏ sót nguyên liệu.

Bước 3: Chuẩn bị kho trước khi kiểm kê

Trước khi bắt đầu, cần:

  • Sắp xếp hàng hóa theo nhóm.
  • Phân khu rõ ràng.
  • Dán nhãn hàng hóa.
  • Tách hàng hư hỏng hoặc hết hạn.
  • Hoàn tất các phiếu nhập, xuất đang tồn đọng.
  • Hạn chế nhập – xuất trong thời gian kiểm kê.

Kho càng được sắp xếp khoa học thì việc kiểm kê càng chính xác.

5. Bước 4: Kiểm đếm thực tế

Người kiểm kê tiến hành đếm, cân hoặc đo thực tế từng nguyên liệu.

Cần chú ý đến đơn vị tính.

Ví dụ:

Một mặt hàng có thể được nhập theo:

Thùng → Chai → Lít

Nếu không thống nhất đơn vị quy đổi, số liệu kiểm kê có thể bị sai.

Đối với nguyên liệu cần cân, nên sử dụng cân phù hợp thay vì ước lượng bằng mắt.

6. Bước 5: Đối chiếu số liệu

Sau khi có số lượng thực tế, tiến hành so sánh với hệ thống:

Chênh lệch = Tồn thực tế – Tồn hệ thống

Ví dụ:

Hệ thống ghi nhận 100 kg thịt.

Kiểm kê thực tế còn 96 kg.

→ Chênh lệch: -4 kg

Nhưng đây mới chỉ là con số ban đầu.

Kế toán và quản lý cần tiếp tục xác định:

4 kg chênh lệch phát sinh từ đâu?

7. Bước 6: Xác định nguyên nhân chênh lệch

Đây là bước quan trọng nhất.

Không nên thấy thiếu hàng là ngay lập tức kết luận thất thoát.

Cần kiểm tra lần lượt:

Có nhập hàng nhưng chưa ghi nhận không?

Hàng thực tế đã vào kho nhưng phiếu nhập chưa được cập nhật.

Có xuất kho nhưng chưa ghi nhận không?

Nguyên liệu đã đưa vào bếp nhưng chưa có chứng từ xuất.

Có hàng hủy không?

Nguyên liệu hỏng hoặc hết hạn nhưng chưa ghi nhận phiếu hủy.

Có hao hụt trong sơ chế không?

Một số nguyên liệu có tỷ lệ hao hụt tự nhiên hoặc hao hụt trong quá trình sơ chế.

Có sai định lượng không?

Món ăn sử dụng nhiều nguyên liệu hơn định mức quy định.

Có điều chuyển giữa các chi nhánh không?

Hàng đã chuyển đi nhưng một trong hai chi nhánh chưa cập nhật dữ liệu.

Có sai đơn vị tính không?

Ví dụ hệ thống ghi nhận theo thùng nhưng thực tế kiểm kê theo chai.

Chỉ khi đã loại trừ các nguyên nhân nghiệp vụ mới nên đánh giá phần chênh lệch còn lại.

8. Bước 7: Lập biên bản và xử lý chênh lệch

Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp cần lập hồ sơ theo quy trình nội bộ.

Có thể phân loại:

  • Chênh lệch do nhập hàng.
  • Chênh lệch do xuất hàng.
  • Hao hụt định mức.
  • Hàng hủy.
  • Sai đơn vị tính.
  • Sai dữ liệu.
  • Điều chuyển chưa ghi nhận.
  • Chênh lệch chưa xác định nguyên nhân.

Sau đó thực hiện điều chỉnh số liệu và báo cáo cho người có thẩm quyền.

9. Kiểm kê kho cần chú ý điều gì?

Không kiểm kê khi kho vẫn đang xuất nhập liên tục

Nếu hàng vẫn liên tục được nhập và xuất trong lúc kiểm kê, số liệu rất dễ bị thay đổi.

Doanh nghiệp nên quy định thời điểm chốt kho rõ ràng.

Không kiểm kê theo cảm tính

Không nên nhìn bằng mắt và ước lượng:

“Khoảng còn 5 kg.”

Đối với những nguyên liệu quan trọng, cần cân, đếm hoặc đo thực tế.

Không bỏ qua hàng hư hỏng

Hàng hỏng, hết hạn hoặc không còn sử dụng được cũng cần được xác định và xử lý theo quy trình.

Không chỉ quan tâm số lượng

Một nguyên liệu có giá trị thấp chênh lệch một chút có thể không đáng kể.

Nhưng một nguyên liệu giá trị cao chỉ cần chênh lệch nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến chi phí.

Do đó cần theo dõi cả:

Số lượng chênh lệch + Giá trị chênh lệch

10. Kiểm kê kho và Food Cost có liên quan gì?

Đây là mối quan hệ rất quan trọng trong quản trị nhà hàng.

Ví dụ:

Tồn đầu kỳ: 100 triệu đồng

Mua trong kỳ: 300 triệu đồng

Tồn cuối kỳ: 80 triệu đồng

Giá vốn nguyên liệu tiêu thụ theo số liệu tồn kho:

100 + 300 – 80 = 320 triệu đồng

Nếu tồn cuối kỳ bị ghi nhận sai, giá vốn cũng sẽ thay đổi.

Vì vậy, kiểm kê kho chính xác là một trong những cơ sở để doanh nghiệp đánh giá Food Cost và lợi nhuận.

11. Kiểm kê thực tế và tiêu hao theo định lượng

Đối với nhà hàng, không nên chỉ so sánh:

Tồn hệ thống ↔ Tồn thực tế

Mà nên phân tích thêm:

Tiêu hao thực tế ↔ Tiêu hao lý thuyết

Ví dụ:

Nhà hàng bán 1.000 suất món A.

Định lượng mỗi suất sử dụng 100g thịt.

Tiêu hao lý thuyết:

1.000 × 100g = 100kg

Nhưng dữ liệu thực tế cho thấy đã sử dụng 115kg.

Chênh lệch:

15kg

Khi đó doanh nghiệp cần kiểm tra:

  • Định lượng có chính xác không?
  • Nhân viên có sử dụng vượt định mức không?
  • Có hao hụt sơ chế không?
  • Có hàng hủy không?
  • Có sai dữ liệu nhập – xuất không?
  • Có thất thoát không?

Đây chính là cách sử dụng dữ liệu kiểm kê để tìm nguyên nhân thay vì chỉ điều chỉnh số liệu.

12. Kiểm kê kho đối với chuỗi nhà hàng

Với chuỗi F&B, việc kiểm kê phức tạp hơn vì có nhiều địa điểm.

Doanh nghiệp cần quản lý:

Kho trung tâm → Chi nhánh → Kho bếp → Kho bar → Điều chuyển giữa chi nhánh

Mỗi chi nhánh cần thực hiện kiểm kê theo cùng một quy trình.

Các tiêu chuẩn cần thống nhất:

  • Mã hàng.
  • Tên hàng.
  • Đơn vị tính.
  • Cách cân/đếm.
  • Thời điểm chốt kho.
  • Biểu mẫu kiểm kê.
  • Cách xử lý chênh lệch.
  • Người phê duyệt.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tổng hợp báo cáo tồn kho toàn hệ thống.

13. Checklist kiểm kê kho nhà hàng

Trước khi kiểm kê, có thể sử dụng checklist:

☐ Chốt thời gian kiểm kê.

☐ Chốt nhập – xuất kho.

☐ Chuẩn hóa danh sách nguyên liệu.

☐ Kiểm tra mã hàng và đơn vị tính.

☐ Sắp xếp kho.

☐ Tách hàng hỏng, hết hạn.

☐ Chuẩn bị cân và dụng cụ kiểm kê.

☐ Phân công người kiểm kê.

☐ Kiểm đếm thực tế.

☐ Đối chiếu với hệ thống.

☐ Xác định chênh lệch.

☐ Phân tích nguyên nhân.

☐ Lập biên bản.

☐ Điều chỉnh dữ liệu nếu cần.

☐ Báo cáo kết quả cho quản lý.

14. ACC Training hỗ trợ kiểm soát tồn kho nhà hàng

ACC Training cung cấp dịch vụ setup hệ thống kế toán và quản trị dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B.

Trong đó có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát kho:

✅ Chuẩn hóa danh mục nguyên liệu.

✅ Xây dựng mã hàng và đơn vị tính.

✅ Chuẩn hóa quy trình nhập – xuất – tồn.

✅ Thiết lập quy trình kiểm kê.

✅ Kiểm soát điều chuyển giữa các chi nhánh.

✅ Theo dõi định lượng và tiêu hao nguyên liệu.

✅ Phân tích chênh lệch tồn kho.

✅ Kiểm soát Food Cost.

✅ Kiểm soát thất thoát nguyên liệu.

✅ Xây dựng báo cáo tồn kho theo chi nhánh.

✅ Thiết lập Dashboard quản trị.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp không chỉ biết “kho còn bao nhiêu”, mà còn biết nguyên liệu đang được sử dụng như thế nào và vấn đề đang phát sinh ở đâu.

Kết luận

Kiểm kê kho là một công việc quan trọng trong quản trị nhà hàng. Một quy trình kiểm kê tốt không dừng lại ở việc đếm hàng, mà phải đi đến bước đối chiếu – xác định nguyên nhân – xử lý chênh lệch – phân tích dữ liệu.

Đối với Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B, kiểm kê kho thường xuyên giúp doanh nghiệp:

  • Kiểm soát tồn kho chính xác.
  • Hạn chế thất thoát.
  • Kiểm soát Food Cost.
  • Tối ưu kế hoạch mua hàng.
  • Phát hiện nguyên liệu tồn lâu.
  • Cải thiện hiệu quả vận hành.
  • Có số liệu đáng tin cậy để lập báo cáo quản trị.

Đặc biệt, khi kết hợp dữ liệu kiểm kê với POS, định lượng món ăn và hệ thống kế toán, doanh nghiệp có thể chuyển từ việc “kiểm kê để biết số lượng” sang “kiểm kê để quản trị và nâng cao lợi nhuận”.

Liên hệ ACC Training

ACC TRAINING – Dịch vụ kế toán nhà hàng

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Địa chỉ: Hà Nội

HomeCourses
Search

Search