Kinh doanh online trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Website hay Facebook đang mở ra nhiều cơ hội tăng trưởng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng ngày càng nhiều, việc quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận sẽ trở nên phức tạp nếu không có một quy trình kế toán bài bản.
Nhiều chủ shop chỉ quan tâm đến doanh số mà bỏ qua công tác kế toán, dẫn đến sai lệch số liệu, thất thoát doanh thu và khó kiểm soát hiệu quả kinh doanh.
Trong bài viết này, ACC Training sẽ chia sẻ quy trình kế toán chuẩn dành cho shop bán hàng online.
Vì sao shop bán hàng online cần quy trình kế toán?
Một quy trình kế toán rõ ràng giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát doanh thu theo từng kênh bán hàng.
- Quản lý chi phí và giá vốn chính xác.
- Theo dõi dòng tiền hằng ngày.
- Kiểm soát hàng tồn kho.
- Đối soát thanh toán từ các sàn TMĐT.
- Lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính.
- Tuân thủ quy định về kế toán và thuế.
Đây là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững và mở rộng quy mô.
Quy trình kế toán cho shop bán hàng online
Bước 1. Tiếp nhận dữ liệu bán hàng
Hằng ngày, kế toán cần thu thập dữ liệu từ các kênh bán hàng như:
- Shopee.
- TikTok Shop.
- Lazada.
- Website.
- Facebook.
Các dữ liệu cần theo dõi bao gồm:
- Đơn hàng.
- Doanh thu.
- Trạng thái thanh toán.
- Hàng hoàn, hủy.
- Chi phí phát sinh.
Bước 2. Ghi nhận doanh thu
Sau khi tiếp nhận dữ liệu, kế toán tiến hành ghi nhận:
- Doanh thu theo từng đơn hàng.
- Doanh thu theo từng kênh bán.
- Doanh thu theo từng sản phẩm.
- Doanh thu theo từng thời gian.
Việc ghi nhận đúng giúp doanh nghiệp có cơ sở để phân tích hiệu quả kinh doanh.
Bước 3. Đối soát thanh toán
Đây là bước quan trọng trong kế toán thương mại điện tử.
Kế toán cần đối chiếu:
- Doanh thu trên sàn.
- Báo cáo thanh toán từ Shopee, TikTok Shop, Lazada.
- Sao kê ngân hàng.
- Tiền thực nhận.
Đồng thời kiểm tra:
- Phí sàn.
- Phí thanh toán.
- Phí vận chuyển.
- Voucher.
- Các khoản khấu trừ.
Bước 4. Quản lý nhập – xuất – tồn kho
Theo dõi:
- Nhập hàng từ nhà cung cấp.
- Xuất kho theo đơn hàng.
- Hàng hoàn nhập.
- Kiểm kê định kỳ.
- Chênh lệch tồn kho.
Quản lý tồn kho tốt giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng và tối ưu vốn.
Bước 5. Hạch toán chi phí
Các khoản chi phí cần được ghi nhận đầy đủ như:
- Giá vốn hàng bán.
- Chi phí quảng cáo.
- Phí sàn.
- Phí vận chuyển.
- Lương nhân viên.
- Chi phí đóng gói.
- Chi phí vận hành.
Điều này giúp xác định lợi nhuận thực tế.
Bước 6. Theo dõi công nợ và dòng tiền
Kế toán cần quản lý:
- Công nợ khách hàng.
- Công nợ nhà cung cấp.
- Các khoản phải thu.
- Các khoản phải trả.
- Thu – chi tiền mặt và ngân hàng.
Việc kiểm soát dòng tiền giúp doanh nghiệp luôn chủ động về nguồn vốn.
Bước 7. Lập báo cáo quản trị
Hằng tuần hoặc hằng tháng, doanh nghiệp nên lập:
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo lãi lỗ.
- Báo cáo dòng tiền.
- Báo cáo tồn kho.
- Báo cáo công nợ.
- Dashboard quản trị.
Các báo cáo này giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Bước 8. Kê khai thuế và lập báo cáo tài chính
Cuối kỳ, kế toán thực hiện:
- Kê khai thuế theo quy định.
- Lập báo cáo tài chính.
- Lưu trữ chứng từ.
- Hoàn thiện hồ sơ kế toán.
Đây là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật.
Những sai lầm nhiều shop online thường gặp
Trong quá trình hỗ trợ các doanh nghiệp TMĐT, ACC Training nhận thấy nhiều shop gặp phải các vấn đề như:
❌ Không đối soát doanh thu với số tiền thực nhận.
❌ Không theo dõi đầy đủ phí sàn và chi phí quảng cáo.
❌ Không quản lý tồn kho thường xuyên.
❌ Không lập báo cáo lãi lỗ định kỳ.
❌ Không kiểm soát dòng tiền.
❌ Chỉ làm kế toán khi đến kỳ kê khai thuế.
Những sai sót này khiến doanh nghiệp khó đánh giá hiệu quả kinh doanh và dễ phát sinh rủi ro.
Lợi ích khi xây dựng quy trình kế toán chuẩn
Một quy trình kế toán bài bản sẽ giúp doanh nghiệp:
✅ Kiểm soát doanh thu đa kênh.
✅ Quản lý chi phí và giá vốn chính xác.
✅ Đối soát thanh toán nhanh chóng.
✅ Theo dõi tồn kho và dòng tiền hiệu quả.
✅ Có báo cáo quản trị theo thời gian thực.
✅ Tuân thủ quy định về kế toán và thuế.
Dịch vụ kế toán thương mại điện tử của ACC Training
ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử, hỗ trợ các shop bán hàng online xây dựng hệ thống kế toán chuyên nghiệp từ A-Z.
Dịch vụ bao gồm
✅ Thiết lập hệ thống kế toán
- Xây dựng quy trình kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh.
- Chuẩn hóa chứng từ và sổ sách.
- Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ.
✅ Đối soát doanh thu đa kênh
- Shopee.
- TikTok Shop.
- Lazada.
- Website.
- Facebook.
✅ Quản lý chi phí và tồn kho
- Giá vốn hàng bán.
- Phí sàn.
- Chi phí quảng cáo.
- Quản lý nhập – xuất – tồn.
✅ Báo cáo quản trị
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo lãi lỗ.
- Báo cáo dòng tiền.
- Báo cáo tồn kho.
- Dashboard quản trị trực quan.
✅ Thuế và báo cáo tài chính
- Kê khai thuế.
- Lập báo cáo tài chính.
- Hoàn thiện hồ sơ kế toán.
- Tư vấn tuân thủ quy định pháp luật.
Vì sao chọn ACC Training?
ACC Training là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán thương mại điện tử, đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp bán hàng online trong việc chuẩn hóa hệ thống kế toán và nâng cao năng lực quản trị.
Chúng tôi cam kết:
- Chuyên sâu về kế toán TMĐT.
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp, minh bạch.
- Báo cáo nhanh chóng, chính xác.
- Bảo mật tuyệt đối dữ liệu doanh nghiệp.
- Đồng hành lâu dài trong quá trình phát triển.
Kết luận
Một quy trình kế toán khoa học không chỉ giúp shop bán hàng online quản lý tốt doanh thu, chi phí và lợi nhuận mà còn tạo nền tảng để mở rộng quy mô kinh doanh.
Nếu bạn đang bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Website hoặc nhiều nền tảng khác và muốn xây dựng hệ thống kế toán chuyên nghiệp, ACC Training sẽ là đối tác đồng hành giúp bạn kiểm soát tài chính, tối ưu hiệu quả vận hành và phát triển bền vững.
Liên hệ ACC Training
ACC Training – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử
📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Địa chỉ: Hà Nội