Quy trình mua hàng chuẩn cho nhà hàng: Giảm thất thoát – Kiểm soát chi phí – Tăng lợi nhuận

Đối với nhà hàng, mua hàng không chỉ là đặt nguyên liệu, mà còn là một quy trình quan trọng quyết định trực tiếp đến Food Cost, chất lượng món ăn và lợi nhuận. Chỉ cần một khâu thiếu kiểm soát cũng có thể dẫn đến mua sai, mua thừa, thất thoát hoặc gian lận.

Vậy một quy trình mua hàng chuẩn nên được xây dựng như thế nào?

Vì sao nhà hàng cần quy trình mua hàng?

Nhiều nhà hàng hiện nay vẫn mua hàng theo kinh nghiệm hoặc qua điện thoại mà không có quy trình rõ ràng. Điều này dẫn đến:

Mua vượt nhu cầu thực tế.
Nguyên liệu tồn kho quá nhiều.
Giá mua không được so sánh giữa các nhà cung cấp.
Nhập thiếu hoặc sai số lượng.
Khó kiểm soát thất thoát và gian lận.
Không xác định được chi phí nguyên vật liệu chính xác.

Một quy trình mua hàng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình từ khi phát sinh nhu cầu đến khi thanh toán cho nhà cung cấp.

Quy trình mua hàng chuẩn gồm 8 bước

Bước 1. Bộ phận bếp hoặc kho lập đề nghị mua hàng

Khi nguyên liệu xuống dưới định mức tồn kho, bộ phận bếp hoặc kho sẽ lập Phiếu đề nghị mua hàng, trong đó ghi rõ:

Tên nguyên liệu
Quy cách
Đơn vị tính
Số lượng
Thời gian cần hàng

Việc mua hàng nên dựa trên định mức tồn kho, tránh mua theo cảm tính.

Bước 2. Quản lý kiểm tra và phê duyệt

Quản lý sẽ xem xét:

Lượng tồn kho hiện tại.
Kế hoạch kinh doanh.
Doanh thu dự kiến.
Ngân sách mua hàng.

Nếu hợp lý, quản lý sẽ phê duyệt để chuyển sang bộ phận mua hàng.

Bước 3. Lấy báo giá từ nhà cung cấp

Đối với các đơn hàng có giá trị lớn, nên lấy báo giá từ nhiều nhà cung cấp để so sánh:

Giá bán.
Chất lượng.
Điều kiện giao hàng.
Chính sách thanh toán.
Thời gian giao hàng.

Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp.

Bước 4. Lập đơn đặt hàng (Purchase Order)

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin:

Mã đơn hàng.
Tên nhà cung cấp.
Danh mục hàng hóa.
Số lượng.
Đơn giá.
Thời gian giao hàng.
Điều khoản thanh toán.

Đây là căn cứ để đối chiếu khi nhận hàng.

Bước 5. Kiểm tra khi nhận hàng

Khi hàng được giao đến, cần kiểm tra:

Đúng chủng loại.
Đúng quy cách.
Đúng số lượng.
Đúng chất lượng.
Đúng đơn giá theo đơn đặt hàng.

Nếu phát hiện sai lệch, cần lập biên bản và thông báo ngay cho nhà cung cấp.

Bước 6. Nhập kho

Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu:

Lập phiếu nhập kho.
Cập nhật phần mềm quản lý.
Ghi nhận giá vốn.
Lưu chứng từ.

Thông tin nhập kho phải khớp với hóa đơn và đơn đặt hàng.

Bước 7. Đối chiếu hóa đơn và công nợ

Kế toán cần đối chiếu giữa:

Đơn đặt hàng (PO).
Phiếu nhập kho.
Hóa đơn.
Công nợ nhà cung cấp.

Việc đối chiếu giúp phát hiện kịp thời các sai sót về số lượng, đơn giá hoặc chứng từ.

Bước 8. Thanh toán

Chỉ thực hiện thanh toán khi:

Hàng hóa đã được nhận đầy đủ.
Chứng từ hợp lệ.
Công nợ đã được đối chiếu.
Có phê duyệt của người có thẩm quyền.

Quy trình này giúp hạn chế rủi ro thanh toán sai hoặc thanh toán trùng.

Những sai lầm phổ biến trong quy trình mua hàng

❌ Không có phiếu đề nghị mua hàng.

❌ Không so sánh giá giữa các nhà cung cấp.

❌ Nhập hàng nhưng không kiểm đếm.

❌ Thanh toán khi chưa đối chiếu chứng từ.

❌ Không theo dõi công nợ nhà cung cấp.

❌ Không cập nhật tồn kho kịp thời.

Những sai sót này có thể làm tăng chi phí nguyên vật liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của nhà hàng.

ACC Training hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình mua hàng chuẩn

ACC Training cung cấp dịch vụ kế toán và quản trị tài chính chuyên biệt cho nhà hàng, quán café và chuỗi F&B, hỗ trợ doanh nghiệp:

Xây dựng quy trình mua hàng và phê duyệt khoa học.
Thiết lập quy trình kiểm soát nhập kho và xuất kho.
Xây dựng danh mục nhà cung cấp và quản lý công nợ.
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và Food Cost.
Thiết lập báo cáo quản trị mua hàng theo thời gian thực.
Đồng bộ dữ liệu giữa mua hàng, kho, kế toán và báo cáo tài chính.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều mô hình F&B, ACC Training giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm thất thoát và tối ưu chi phí vận hành.

Liên hệ ACC TRAINING

ACC TRAINING – Dịch vụ kế toán thương mại điện tử & nhà hàng

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414
📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com
🌐 Website: ketoanacctraining.vn
📍 Địa chỉ: Hà Nội

ACC Training – Đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán minh bạch, kiểm soát chi phí hiệu quả và phát triển bền vững.