Setup hệ thống kế toán gồm những gì? Hướng dẫn đầy đủ cho Nhà hàng, Cafe & Chuỗi F&B

Setup hệ thống kế toán là quá trình xây dựng toàn bộ quy trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp ngay từ đầu hoặc tái cấu trúc hệ thống đang vận hành.

Mục tiêu không chỉ là đáp ứng yêu cầu về thuế mà còn giúp chủ doanh nghiệp:

  • Kiểm soát doanh thu.
  • Quản lý chi phí.
  • Kiểm soát hàng tồn kho.
  • Theo dõi dòng tiền.
  • Đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng nhà hàng, chi nhánh hoặc khu vực.

Đối với ngành F&B, đây là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và dễ dàng mở rộng quy mô.

1. Setup cơ cấu tài khoản kế toán

Bước đầu tiên là xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với mô hình nhà hàng.

Bao gồm:

  • Doanh thu bán hàng
  • Doanh thu giao hàng
  • Nguyên vật liệu
  • Công cụ dụng cụ
  • Chi phí nhân sự
  • Chi phí thuê mặt bằng
  • Chi phí marketing
  • Chi phí vận hành
  • Tài sản cố định
  • Công nợ khách hàng
  • Công nợ nhà cung cấp

Việc thiết kế đúng ngay từ đầu sẽ giúp báo cáo rõ ràng và dễ phân tích.

2. Setup quy trình doanh thu

Đây là phần quan trọng nhất trong ngành nhà hàng.

Quy trình thường bao gồm:

  • Bán hàng tại quầy
  • POS
  • QR Payment
  • Tiền mặt
  • Chuyển khoản
  • GrabFood
  • ShopeeFood
  • beFood
  • Các nền tảng giao hàng khác

Sau đó thực hiện:

  • Đối chiếu POS
  • Đối chiếu ngân hàng
  • Đối chiếu ví điện tử
  • Đối chiếu doanh thu giao hàng

Nhờ vậy doanh thu luôn minh bạch.

3. Setup quy trình mua hàng

Một quy trình mua hàng tốt sẽ hạn chế thất thoát.

Thông thường sẽ gồm:

  • Đề nghị mua hàng
  • Phê duyệt
  • Đặt hàng
  • Nhận hàng
  • Kiểm tra chất lượng
  • Nhập kho
  • Thanh toán
  • Đối chiếu công nợ

Mọi chứng từ đều được lưu trữ đầy đủ.

4. Setup hệ thống kho

Kho là nơi phát sinh nhiều thất thoát nếu không kiểm soát tốt.

Hệ thống cần xây dựng:

  • Danh mục nguyên vật liệu
  • Mã hàng
  • Đơn vị tính
  • Kho tổng
  • Kho bếp
  • Kho bar
  • Phiếu nhập
  • Phiếu xuất
  • Phiếu chuyển kho
  • Kiểm kê định kỳ

5. Setup định lượng (Recipe)

Đây là đặc thù của ngành F&B.

Mỗi món ăn cần có:

  • Định lượng nguyên liệu
  • Định mức hao hụt
  • Giá vốn tiêu chuẩn
  • Quy trình chế biến

Nhờ đó doanh nghiệp tính chính xác Food Cost.

6. Setup quy trình chi phí

Bao gồm:

  • Chi phí thuê nhà
  • Điện nước
  • Internet
  • Marketing
  • Lương
  • Bảo hiểm
  • Khấu hao
  • Chi phí sửa chữa
  • Chi phí khác

Tất cả đều được phân loại đúng nhóm để phục vụ báo cáo quản trị.

7. Setup quản lý nhân sự và tiền lương

Một hệ thống kế toán hoàn chỉnh cần kết nối với dữ liệu nhân sự.

Bao gồm:

  • Hồ sơ nhân viên
  • Chấm công
  • Ca làm việc
  • Tăng ca
  • Thưởng
  • Phạt
  • Hoa hồng
  • Bảng lương
  • Chi phí nhân công

8. Setup báo cáo quản trị

Đây là phần mang lại nhiều giá trị nhất cho chủ nhà hàng.

Các báo cáo nên có:

  • Báo cáo doanh thu theo ngày
  • Báo cáo lợi nhuận
  • Food Cost
  • Beverage Cost
  • Chi phí vận hành
  • Dòng tiền
  • Công nợ
  • Hàng tồn kho
  • Hiệu quả từng chi nhánh
  • Dashboard quản trị

Nhờ các báo cáo này, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

9. Setup quy trình thuế

Bên cạnh quản trị, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các nghĩa vụ về thuế.

Bao gồm:

  • Thuế GTGT
  • Thuế TNDN
  • Thuế TNCN
  • Hóa đơn điện tử
  • Báo cáo tài chính
  • Quyết toán thuế

Việc chuẩn hóa ngay từ đầu sẽ giúp giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Khi nào doanh nghiệp nên setup lại hệ thống kế toán?

Bạn nên cân nhắc setup hoặc tái cấu trúc hệ thống nếu gặp các tình huống sau:

  • Không biết chính xác nhà hàng đang lãi hay lỗ.
  • Doanh thu giữa POS và ngân hàng thường xuyên chênh lệch.
  • Food Cost luôn cao nhưng không xác định được nguyên nhân.
  • Báo cáo lập chậm, thiếu dữ liệu hoặc không hỗ trợ ra quyết định.
  • Chuẩn bị mở thêm chi nhánh hoặc phát triển thành chuỗi.
  • Hệ thống vận hành phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm của từng cá nhân.

Dịch vụ Setup hệ thống kế toán nhà hàng tại ACC Training

ACC Training cung cấp dịch vụ Setup hệ thống kế toán và quản trị tài chính chuyên sâu dành riêng cho Nhà hàng, Cafe và Chuỗi F&B.

Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu khảo sát hiện trạng đến triển khai thực tế, giúp xây dựng một hệ thống quản trị đồng bộ, minh bạch và dễ mở rộng.

Dịch vụ bao gồm:

✅ Setup hệ thống kế toán từ A-Z.

✅ Thiết kế quy trình doanh thu, mua hàng, kho và thanh toán.

✅ Xây dựng hệ thống kiểm soát Food Cost.

✅ Thiết kế danh mục tài khoản, danh mục hàng hóa và định lượng món ăn.

✅ Chuẩn hóa biểu mẫu, SOP và quy trình kế toán.

✅ Xây dựng Dashboard quản trị doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

✅ Thiết lập báo cáo quản trị theo từng nhà hàng, chi nhánh hoặc toàn chuỗi.

✅ Đào tạo đội ngũ kế toán và quản lý vận hành sử dụng hệ thống.

Giá trị ACC Training mang lại

  • Kiểm soát doanh thu minh bạch.
  • Giảm thất thoát nguyên vật liệu.
  • Kiểm soát Food Cost hiệu quả.
  • Chuẩn hóa quy trình vận hành.
  • Báo cáo nhanh, chính xác và dễ phân tích.
  • Sẵn sàng mở rộng quy mô thành chuỗi.

Kết luận

Một hệ thống kế toán không chỉ phục vụ việc kê khai thuế mà còn là công cụ quản trị quan trọng giúp chủ nhà hàng hiểu rõ tình hình kinh doanh, kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Đầu tư xây dựng hệ thống kế toán ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, giảm rủi ro và tạo nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài.

Liên hệ ACC Training

ACC TRAINING – Dịch vụ Kế toán Nhà hàng

🌐 Website: ketoanacctraining.vn

📞 Hotline/Zalo: 033 871 4414

📧 Email: ketoanacctraining@gmail.com

📍 Địa chỉ: Hà Nội

HomeCourses
Search

Search